Типовая Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике (Утверждена Постановлением Правительства КР)

Утверждена

постановлением Правительства

Кыргызской Республики

от 25 августа 1995 года N 370

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по документационному обеспечению управления (делопроизводству)

в Кыргызской Республике

(В редакции постановления Правительства КР

от 30 сентября 2002 года № 665)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Типовая инструкция устанавливает совокупность

принципов и правил, регламентирующих единые требования к

документированию управленческой деятельности и организации работы с

документами в учреждениях, организациях и на предприятиях (в

дальнейшем вместо слов "учреждения, организации и предприятия"

употребляется слово "учреждения").

1.2. Основная цель Типовой инструкции - упорядочение

документооборота, сокращение количества и повышение качества

подготовки документов, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. Общие требования, изложенные в настоящей типовой инструкции,

распространяются на организационно-распорядительную документацию

(ОРД).

Порядок работы с секретными документами и документами "ДСП"

устанавливается специальной инструкцией.

Работа архива учреждения регламентируется Законом Кыргызской

Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".

1.4. Ответственность за организацию и состояние документационного

обеспечения управления (делопроизводства) возлагается на

руководителя учреждения, а в структурных подразделениях - на их

руководителей.

1.5. Руководители учреждений обязаны:

1.5.1. Организовать изучение всеми работниками Типовой инструкции.

1.5.2. Обеспечить внедрение в делопроизводство Типовой инструкции.

1.5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства как в

своем учреждении, так и в подведомственных учреждениях.

1.6. При смене руководителя или ответственных лиц за

делопроизводство и архив составляется акт приема-передачи документов

учреждения и документы передаются правопреемнику по акту.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи

об этом информируется руководитель учреждения и принимаются меры к

их розыску.

1.7. В соответствии с действующими правилами работы ведомственных

архивов порядок передачи и дальнейшего использования документов

учреждения при его реорганизации, упразднении либо приватизации

указывается в приказе руководителя учреждения.

1.7.1. Передача документов упраздненного либо приватизированного

учреждения входит в обязанность комиссии, образуемой для передачи

дел. В состав комиссии обязательно должен войти представитель

соответствующего государственного архива.

Документы постоянного срока хранения учреждений источников

комплектования госархивов должны быть описаны и переданы на

государственное хранение, по личному составу - в архив вышестоящего

учреждения или в соответствующие объединенные межведомственные архивы

по личному составу.

1.7.2. При реорганизации учреждения с передачей его функций

другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные

делопроизводством дела и архив реорганизованного учреждения и несет

полную ответственность за их сохранность.

1.8. Должностные лица, совершившие хищение, порчу, сокрытие или

незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими

действиями или бездействием утрату документов, входящих в состав

Национального архивного фонда Кыргызской Республики, несут

ответственность, установленную законодательством Кыргызской

Республики.

2. Подготовка управленческих документов

2.1. Состав управленческих документов

2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией

и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и

характером взаимосвязей с другими учреждениями.

2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на

всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ

(Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам

документационного обеспечения. М., 1991), унифицированных систем

документации (УСД), ГОСТ 6.38-90.

2.1.3. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных

для работы учреждений, определяются в соответствии с

функциональным назначением каждого документа и даны в перечне

(приложение 1).

2.2. Составление текстов управленческих документов

2.2.1. Текстом управленческого документа является выраженное

средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст управленческого документа должен быть ясным, информационно

емким и убедительным.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью

и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от

расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого,

обстоятельства, определения, дополнения, вводных слов и др.), а также

от правильности выбора формы предложения (односоставное,

двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном

употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и

формы. Правильность формы слова и словосочетания определяется

нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом

специфики деловой речи.

Текст управленческого документа и каждое его предложение должны

быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и

словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной

смысловой нагрузки.

Убедительность является одной из важнейших черт текста документа.

Убедительным является документ, содержащий аргументированную и

логически обоснованную информацию, необходимую для принятия

управленческого решения.

Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить

его целесообразность, убедиться в соответствии предполагаемого

содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид

документа для фиксации управленческого действия.

Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с

видом документа. Документ должен отражать объективную

действительность, поэтому требование к документу - правдивое, точное,

достоверное освещение события, формулировки документа должны быть

безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать

двояких толкований.

2.2.2. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные

части. В первой части указывается основание составления документа.

Во второй части излагаются выводы, предложения, решения,

распоряжения, мнения, просьбы.

Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее

части указывается основание или причина, во второй - решение. Если

же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст

может содержать одну заключительную часть: приказы -

распорядительная часть без констатирующей, письма - просьбу без

пояснения и т.д.

2.2.3. Сплошные связные тексты могут состоять из разделов,

подразделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию

по РСТ Кырг.1.5-93 (РСТ Кырг. - Государственный стандарт Кыргызской

Республики).

Например: 3. Организация документооборота.

3.1. Общие правила организации документооборота

3.1.1. Движение документов в учреждении.

2.2.4. В распорядительных документах организаций, издаваемых на

принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение),

используется форма изложения текста от первого лица единственного

числа (приказываю, обязываю, предлагаю).

2.2.5. В распорядительных документах, издаваемых на принципах

коллегиальности (постановление, решение), используется форма

изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет,

решил).

2.2.6. В совместных распорядительных документах (приказ,

постановление, совместное решение) используется форма изложения

текста от первого лица множественного числа (приказываем, решили,

предлагаем).

2.2.7. В протоколах используется форма изложения текста от

третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили),

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного

числа.

2.2.8. В документах, устанавливающих права и обязанности

(положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание,

подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт,

заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от

третьего лица единственного или множественного числа (комиссия

установила, управление разработало, в состав производственного

объединения входят).

2.2.9. В переписке используется форма изложения текста от первого

лица множественного числа (направляем заключение, считаем

целесообразным включить в план).

2.2.10. В документах, адресованных руководству (заявление,

докладная записка, объяснительная записка), используется форма

изложения от первого лица единственного числа (прошу оформить,

довожу до сведения, считаю необходимым).

2.2.11. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать

следующее:

- заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые

(трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в

предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят

перед определяемыми словами и т.д.);

- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое

предшествует подлежащему) в том случае, если логическое

(смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия.

2.2.12. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы

литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие

исключаются.

2.3. Оформление управленческих документов

2.3.1. Реквизиты документа

При оформлении документов необходимо соблюдать правила,

обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение

документа.

Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31

реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90 согласно приложению 2.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование

учреждения - автора документа, название вида документа, текст,

заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об

исполнении документа, место создания или издания документа, код

организации - автора, код формы документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных

реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2.3.2. Бланк документа

Применение бланков при подготовке документов повышает культуру

управленческого труда, придает информации официальный характер,

облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Служебные документы составляются на бланках форматов А4 (210 х

297) и А5 (148 х 210), отпечатанных типографским способом, в

соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов

допускается применение формата А3 (297х420).

Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех

других видов ОРД.

Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных

типографским способом: государственный герб республики; эмблема

учреждения; изображение наград; наименование министерства или

ведомства, наименование учреждения, наименование структурного

подразделения; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес;

номера телетайпа, телефакса, телефона; наименование банка и номер

счета; коды учреждения и формы документа (приложение 3).

В бланке ограничительными отметками-черточками и уголками

отмечаются места для таких реквизитов, как дата, индекс и ссылка на

индекс документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Такими же ограничительными уголками можно отметить поля бланков. В

ГОСТ 6.38-90 даются размеры полей бланков: левое - 20-35 мм; правое

не менее 8 мм; верхнее - не менее 10 мм; нижнее - не менее 8 мм.

При отсутствии бланков на документах проставляется штамп

учреждения.

В общем бланке необходимы следующие реквизиты: наименование

ведомства, наименование учреждения, вид документа, дата и номер

документа, место составления или издания документа (приложения 4, 5,

6).

ГОСТ 6.38-90 для каждого из этих видов бланков допускает два

варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. При

продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается

вдоль верхнего поля документа. При угловом - у границы левого поля в

верхнем углу. По использованию площади листа наиболее экономичным и

удобным для обработки является угловой вариант бланка.

На бланках документов учреждений их название и адрес печатаются на

двух языках - государственном и официальном. При продольном

расположении слева печатаются реквизиты на государственном языке,справа

на официальном,герб располагается на верхнем поле посередине.

При угловом расположении сначала печатаются реквизиты на

государственном языке, а затем ниже на официальном.

Бланк изготавливается в одну краску, предпочтительно черную, на

бумаге белого цвета. В ГОСТ 6.38-90 приведены типографские шрифты,

рекомендуемые при печатании бланков.

2.3.3. Заголовок документа

Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть

максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Например: О выделении средств; О направлении на учебу.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием

документа. Например: приказ (о чем?) - об утверждении комиссии;

информация (о чем?) - о проведении общественного смотра;

номенклатура (чего?) дел, должностей и т.д.

Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок

формулируется обобщенно. К документам большого объема или отражающим

несколько вопросов, наряду с заголовками составляются

подзаголовки. Их располагают в левой части листа.

Заголовки должны иметь документы, составленные на бланках формата

А4. Заголовки не пишутся на телеграммах,телефонограммах, извещениях

и вообще не указываются на документах формата А5.

2.3.4. Адресование документа

При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила:

если документ адресуется учреждению, структурному подразделению

или конкретному должностному лицу, то наименование учреждения и

структурного подразделения указывается в именительном падеже, а

должность и фамилия адресата в дательном падеже:

Государственное архивное

агентство при Правительстве

Кыргызской Республики

Организационно-методический

отдел

Государственное архивное

агентство при Правительстве

Кыргызской Республики

Начальнику организационно-

методического отдела

Кызаевой Д.Ш.

При адресовании документа руководителю учреждения наименование

организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

Министру образования и науки

Кыргызской Республики

Какееву А.Ч.

При рассылке документов в несколько однородных учреждений адресат

обозначается обобщенно. Например:

Директорам предприятий

Начальникам управлений

Директорам школ

Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово "копия"

перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не

указывается: каждый экземпляр документа должен быть подписан. При

направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на

рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес. В

состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый

адрес не проставляется на документах, направляемых в

правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и

подведомственным учреждениям.

При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый

адрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например:

720009, г.Бишкек-9

ул.Орозбекова, 105

Исманову А.А

2.3.5. Датирование документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или

события, которое зафиксировано в документе. Например: датой

постановления, решения, приказа, распоряжения является дата их

подписания, протокола и акта - дата события, датой плана, сметы,

штатного расписания и других документов, требующих утверждения, -

дата их утверждения.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в

тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в

одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

Например: дату 20 мая 1995 года следует оформлять: 20.05.95.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и

число месяца. Например: 95.05.20.

При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) и

финансовых документов применяется словесно-цифровой способ

оформления дат: 20 мая 1995 года.

2.3.6. Удостоверение документа

Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Документы

подписываются руководителем учреждения или заменяющим его

должностным лицом в соответствии с его компетенцией.

Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны

быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи

должностных лиц.

Подписывается экземпляр документа, остающийся в учреждении,

остальные экземпляры могут быть заверены исполнителем или на них

проставляется факсимиле подписи руководителя.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица,

подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в

которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, составленных на бланках, в название должности не

входит название учреждения. Например:

Директор (подпись) А.А.Исаков

Заместитель министра (подпись) С.П.Павлов

При оформлении документов не на бланках название должности лица,

подписывающего документ, включает полное наименование учреждения.

Например:

Директор Государственной

Национальной библиотеки

Кыргызской Республики (подпись) З.А.Асанбаева

На документах, за содержание которых отвечают несколько лиц,

ставятся две или более подписи. Их подписи располагаются одна под

другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор (подпись) С.Т.Тазабеков

Главный бухгалтер (подпись) А.С.Сидорова

При подписании документа несколькими должностными лицами одного

ранга их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Начальник планового отдела Начальник финансового отдела

(подпись) В.В.Сидоров (подпись) А.А.Акишев

Документы, подлежащие подписанию руководителями двух учреждений,

оформляются не на бланке. Реквизиты "подпись" располагаются в двух

параллельных колонках. Например:

Министр связи Министр здравоохранения

Кыргызской Республики Кыргызской Республики

(подпись) А.Т.Тагаев (подпись) Н.К.Касиев

Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте

документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим

его обязанности, или заместителем. В реквизите "подпись" чернилами

или машинописным способом вносятся данные лица, подписывающего

документ. При этом проставление косой черты или предлога "за"

перед наименованием должности исключается.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не

должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей

в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии (подпись) С.Ж.Жетимишев

Члены комиссии: (подписи) К.Г.Белова

(в алфавитном порядке) Е.Т.Гуля

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а

также финансовых документах, ставится гербовая печать (приложение 7).

Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования

должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.

Министр (подпись) Н.К.Касиев

2.3.7. Согласование документа

Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев

согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными

подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для

подтверждения их согласия с содержанием документа.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей из

должности визирующего, подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия)

и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в

учреждении. Визы проставляются ниже реквизита "подпись". Например:

Директор (подпись) А.Т.Тентимишев

Начальник планового отдела (подпись) В.В.Устинов

31.03.95

При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополнений

они излагаются на отдельном листе. Виза в этом случае оформляется

следующим образом:

Начальник планового отдела (подпись) В.В.Устинов

Замечания прилагаются.

31.03.95

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования,

листом согласования.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования

должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи,

ее расшифровки и даты и располагается после реквизита "подпись" в

левой части бланка. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель ЦК профсоюза

работников государственных

учреждений Кыргызской Республики

А.О.Омурова

31.05.95

Если согласование производится коллегиальным органом, то гриф

согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

31.05.95 N 6

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких

учреждений, то гриф согласования оформляется на отдельном листе

(приложение 8).

2.3.8. Утверждение документа

Отдельные виды документов (приложение 9) требуют их утверждения,

после чего они приобретают юридическую силу. Утверждение

санкционирует его действие на определенный круг учреждений и лиц.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую

юридическую силу: изданием распорядительного документа (постановления,

решения, приказа) или посредством грифа утверждения.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,

когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. При

утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения

состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", названия

распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление коллегии

Министерства здравоохранения

Кыргызской Республики

20.05.94 N ____

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф

утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ",

наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица,

утвердившего документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения

Кыргызской Республики

(подпись) Н.К.Касиев

28.05.94

Гриф утверждения располагается в верхней правой части первого

листа документа. Слова: "утверждаю" и "утверждено" пишутся прописными

буквами без кавычек.

2.3.9. Отметки на документах

Отметки на документах проставляются в стадии их поступления,

прохождения и исполнения.

2.3.9.1. Входящий регистрационный номер

Данный реквизит проставляется при получении документа. Он состоит

из условного обозначения структурного подразделения учреждения,

номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера

документа (см. пункт 3.2.2).

2.3.9.2. Исходящий регистрационный номер

Из таких же элементов состоит исходящий регистрационный номер (см.

пункт 3.2.2).

В письмах, являющихся ответами на запросы, указывается номер и

дата документа, на который дается ответ: на N 01-14 от 24.03.94. Эти

данные проставляются в установленном месте бланка.

2.3.9.3. Отметка о наличии приложения

Некоторые виды служебных документов имеют приложения, которые

дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые

в тексте.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в

тексте или после текста документа перед реквизитом "подпись".

В распорядительных документах (постановления, решения, приказы,

распоряжения) сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

Разработать и представить на утверждение план мероприятий по

технике безопасности по форме, указанной в приложении 1.

Приложения к распорядительным документам располагаются в правом

верхнем углу первого листа документа по форме:

Приложение к приказу

Министерства финансов

10.03.95 N ________

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляются

порядковые номера без знака "N" перед цифровым обозначением. Например:

Приложение: 1. Справка о недостаче документов на 1 л. в 2 экз.

2. Выписка из протокола заседания ЭК на 1 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых

приводится в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по

форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ с приложением, то

отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: Заключение балансовой комиссии 25.03.95 N 2 и приложе-

ние к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные документе адреса,

от отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

2.3.9.4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит "отметка об исполнении" документа состоит из фамилии

исполнителя и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие

документы. Наличие данного реквизита важно для оперативной связи с

тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в

документе вопросов.

ГОСТ 6.38-90 допускает расположение этого реквизита как на

лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа в

нижнем левом углу. Например:

Исаков 22 40 60

Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться

индекс машинистки, который состоит из первых букв имени и фамилии,

количества отпечатанных экземпляров и даты отпечатки. Например:

Исаков 22 40 60

ЛГ 5 28 03 95

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

проставляется сразу же после решения вопроса и отправления документа.

Она состоит из: слова "в дело", номера дела, в которое документ будет

подшит, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты.

Например:

В дело 01-2/115 от 10.12.94

К.Алишева 11.12.94

2.3.9.5. Отметка о контроле

Этот реквизит проставляется на документах, требующих исполнения и

взятых на контроль. Знак контроля (буква "К" или штамп "КОНТРОЛЬ")

ставятся на левом поле документа на уровне заголовка или в специально

отведенное контрольное окно. Размеры контрольного окна должны

соответствовать 16 х 18 мм.

2.3.9.6. Нумерация листов

Документы, составленные на двух или более листах, должны быть

пронумерованы. Номера листов проставляются посередине листа на

расстоянии 10-15 мм от верхнего поля арабскими цифрами без точек и

тире.

2.4. Оформление копий документов

Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа. Она

выдается с разрешения руководителя учреждения или руководителя

соответствующего структурного подразделения.

Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов,

которые создаются в самом учреждении (это положение не

распространяется на архивные учреждения и нотариат). Вместе с тем при

разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу,

удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, учреждению

разрешается изготовлять копии выданных другими учреждениями (копии

дипломов и свидетельств о рождении и т.д.).

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения,

заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие

ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, при

ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения,

заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие

ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке,

при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

На первом листе копии документа над реквизитом "адресат" ставится

отметка "копия". При заверении копии документа ниже реквизита

"подпись" проставляется заверительная надпись "верно", наименование

должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка

подписи и дата заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись) В.В.Серова

31.03.95

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки

отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

2.5. Правила машинописного оформления документов

2.5.1. Служебные документы, подготовленные для печатания, должны

быть написаны четко и разборчиво. В верхнем левом углу первой

страницы рукописи исполнитель указывает количество необходимых

экземпляров.

2.5.2. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок,

пропусков и помарок. Первый экземпляр документа печатают на бумаге

хорошего качества. Другие экземпляры документа допускается печатать

на бумаге другого качества, но одинакового с первым экземпляром

формата. С целью экономии бумаги тексты документов временного срока

хранения могут печататься на двух сторонах листа. Размеры полей

должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 (см. пункт 2.3.2 настоящей

инструкции). Для ускорения машинописных работ границы левого и нижнего

полей на бланке отмечаются уголками.

2.5.3. Текст документа должен печататься через 1,5 межстрочных

интервала (межстрочным интервалом называется расстояние между

основаниями смежных строк машинописного текста). Через 1 межстрочный

интервал допускается печатать текст документов формата А5. Через 2

межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных к

воспроизведению на множительных аппаратах и изданию типографским

способом по ОСТ 29.115-91.

2.5.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,

печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов:

"адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф

согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

2.5.5. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными

интервалами.

2.5.6. Название вида документа печатают прописными буквами.

2.5.7. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на

уровне последней строки наименования должности без пробела между

инициалами и фамилией.

2.5.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28

знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то

допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце

заголовка не ставят.

2.5.9. При печатании документов используют восемь стандартных

положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов:

заголовок к тексту, "текст" (без абзацев), отметка о наличии

приложения, наименование должности, гриф согласования, заверительная

надпись "верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ",

"ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; фамилия исполнителя и номер

его телефона, индекс машинистки, отметка об исполнении документа и

направлении его в дело;

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных

текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных

текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и

"гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите

"подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных

текстов, а также простановки кодов по ОКПО (ОКПО - Общесоюзный

классификатор предприятий и организаций) и ОКУД (ОКУД - Общесоюзный

классификатор управленческой документации).

3. Организация работы с документами

3.1. Организация документооборота

Движение документов в учреждении с момента их получения или

создания до завершения исполнения, отправки и сдачи в дело образует

документооборот.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и

целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции

прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой

необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

3.1.1. Обработка поступающих документов

3.1.1.1. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в

учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией

или работниками служб делопроизводства.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в

адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется

целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При

обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним

необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило,

уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно

установить адрес отправителя или время отправки и получения

документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по

принадлежности.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных

организаций и с пометкой "лично" непосредственно передаются по

назначению.

3.1.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с

целью распределения поступивших документов на требующие

обязательного рассмотрения руководством, направляемые

непосредственно в структурные подразделения и ответственным

исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки

содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией

структурных подразделений учреждения и должностных лиц, которым

направляется документ.

Документы должны передаваться руководству или непосредственным

исполнителям в день их поступления.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы,

последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с

поступившим документом или соответствующей справкой.

Руководству учреждения передаются документы правительственных и

вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие

документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным

вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения

руководства.

Остальные документы передаются руководителям структурных

подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению

руководством учреждения или его подразделений, могут быть переданы

исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.

Документы, которые исполняются несколькими структурными

подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в

резолюции первым. В резолюции указывается: исполнители, содержание

действия, срок исполнения (в необходимых случаях), личная подпись и

дата резолюции. Резолюция пишется в верхней свободной части документа.

Необходимость размножения документов и количество копий определяется

лицом, организующим исполнение.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение

по рассмотрению писем граждан.

3.1.2. Обработка исходящих документов

Документы, отправляемые учреждением, в том числе и созданные с

помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку,

упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно

экспедицией или работниками служб делопроизводства.

Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью

оформленными, подписанными и зарегистрированными. Неправильно

оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются

конверты с адресами, напечатанными типографским способом или

средствами оперативного размножения.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в

один конверт.

Документы, предназначенные для отправки, должны обрабатываться и

отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

3.1.3. Передача документов внутри учреждения

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются

(используются) в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и

оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения

исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих

документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и

согласования их с соответствующими подразделениями передаются в

юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки

соответствия содержания подготовленных документов действующему

законодательству. После подписания указанные документы

регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в

подразделения учреждения, а в необходимых случаях за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов

подготовки проекта документа, его визирования и согласования.

Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или

подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных

экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного

подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы

оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому

они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения

(использования) в соответствующие структурные подразделения либо

помещаются в соответствующее дело.

3.2. Регистрация документов

3.2.1. Общие правила регистрации документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления

документа путем проставления на нем индекса с последующей записью

необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и

использования в справочных целях (распорядительные, плановые,

отчетные, финансовые и др.), как создаваемые внутри учреждения, так и

направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих,

подведомственных и других организаций, а также частных лиц.

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих

регистрации (приложение 10). Перечень утверждается руководителем

учреждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только

раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и

внутренние - в день подписания.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного

подразделения в другое, он повторно не регистрируется, его

дальнейшее движение отражается в экземпляре карточки, приложенной к

документу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в

основном централизованно.

3.2.2. Индексирование документов

Индексирование документов - присвоение документу условного

обозначения (индекса) и порядкового номера. Индексирование проводится

на основе номенклатуры дел. Индекс документа должен состоять из

условного обозначения структурного подразделения учреждения, номера

дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05-2/250 - регистрационный номер входящего документа, где: 05

индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, 2

номер дела по номенклатуре, 250 - порядковый номер документа.

03-21/145 - регистрационный номер исходящего документа, где: 03

индекс структурного подразделения, подготовившего документ, 21 -

номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия документа, 145 -

порядковый номер документа.

Регистрационный номер входящего документа проставляется в

регистрационном штампе, расположенном на правом нижнем поле первого

листа документа (приложение 11).

Регистрационный номер исходящего документа фиксируется в угловом

штампе (при отсутствии бланка), которые проставляются в левом

верхнем углу документа или в специально отведенном на бланке месте.

Исключение составляют индексы распорядительных документов

(постановлений, приказов, распоряжений, протоколов). Индексами этих

документов являются их регистрационные номера, которые присваиваются

им в пределах каждого вида документов.

3.2.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения

Регистрационные учетные формы подразделяются на журнальные и

карточные.

3.2.3.1. Журнальная форма регистрации входящих, исходящих и

внутренних документов используется в учреждениях с небольшим

документооборотом. При журнальной системе регистрации поступающие

документы регистрируются в журнале регистрации входящей

корреспонденции (приложение 12), отправляемые документы - в журнале

регистрации исходящей корреспонденции (приложение 13).

При заполнении журналов соблюдаются следующие правила:

сразу же заполняются 1-6 графы журнала входящей корреспонденции,

но в 1 графе журнала и в регистрационном штампе на документе

проставляется только порядковый номер. После рассмотрения документа

руководством заполняются 7-8 графы журнала. 9 графа журнала

заполняется при исполнении документа, 10 графа - при передаче

исполненного документа в дело. Если входящий документ передается на

исполнение в другое учреждение, то об этом делается отметка в 8 графе

журнала. Примерно так же заполняются графы журнала исходящей

корреспонденции.

3.2.3.2. При поступлении большого объема нормативных и

распорядительных документов из аппарата Президента, Жогорку Кенеша и

Правительства Кыргызской Республики для их регистрации необходимо

завести отдельный журнал (приложение 14).

3.2.3.3. Документы, направляемые местным адресатам, разносятся

курьером и вручаются под расписку в разносной книге (приложение 15)

или направляются почтой. Отправляемая почтой корреспонденция вносится

в реестр (приложение 16).

3.2.3.4. При карточной форме регистрации документов применяется

единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) установленной

формы (приложение 17). Она заполняется в двух экземплярах, один

экземпляр передается вместе с документом исполнителю, второй -

остается в службе делопроизводства. РКК заполняется машинописным или

рукописным способом.

Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за

сроками исполнения документа. Число месяца, к которому должен быть

исполнен документ, обводится или отмечается. Дата исполнения может

быть установлена на основании текста документа или резолюции

руководителя.

В графе "корреспондент" - пишется наименование учреждения, откуда

поступил или куда направляется документ. При заполнении этой

графы употребляются общепринятые сокращения или индексы этих

учреждений.

В графе "Дата поступления и индекс документа" - отмечается дата

поступления документа и индекс, который ему присваивается в

учреждении, в которое он поступил. Число, месяц, год пишутся тремя

парами арабских цифр.

В графе "Дата и индекс документа" проставляются дата документа и

индекс, присвоенный учреждением - автором поступившего или

отправляемого документа. Она используется для регистрации исходящих

документов.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его

заголовок или краткое содержание.

В графу "Резолюция или кому направлен документ" переносится

резолюция руководителя учреждения, указывается ее автор, дата и

исполнитель.

В графе "Отметка об исполнении документа" отражается решение

вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не

требуется составления письменного ответа, дается конкретная запись о

том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном

документе.

При исполнении распорядительных документов вышестоящих учреждений

ставится номер и дата принятого распорядительного документа во

исполнение поступившего.

В графе "Контрольные ответы" фиксируется отметка о контроле за

сроками исполнения документов. Записи должны содержать дату проверки

и конкретные причины задержки исполнения документов. Графа

используется также для записей, отражающих движение документа.

3.3. Организация контроля исполнения документов

3.3.1. Общие правила контроля исполнения документов

3.3.1.1. Организация контроля исполнения документов должна

обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю исполнения документов включают в себя

непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и

анализ результатов исполнения документов.

3.3.1.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные

входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия

определенных решений, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из аппарата

Президента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики.

3.3.1.3. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на

карточках. В качестве контрольных карточек используются

дополнительные экземпляры регистрационных карточек, заводимых при

постановке документов на контроль.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних

распорядительных документах, осуществляется также с помощью карточек.

Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства

учреждения, отданные в устной форме.

3.3.1.4. Контроль за исполнением документов по существу затронутых

в них вопросов осуществляют руководители учреждений,

руководители структурных подразделений и другие ответственные лица.

Контроль за сроками фактического исполнения проводится службами,

подразделениями или исполнителями по контролю исполнения документов.

3.3.2. Сроки исполнения документов

Документы исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в

резолюции руководителя учреждения.

Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения)

документа, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных,

наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в

соответствии с существующим законодательством. В основном, сроки

исполнения документов не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения определяет руководитель учреждения

и фиксирует его в резолюции.

В распорядительных документах и документах коллегиальных органов

сроки исполнения устанавливаются отдельно в каждом пункте по заданиям

и поручениям.

Продление сроков исполнения документов производится только по

указанию руководителя или с разрешения учреждений - авторов,

установивших эти сроки. Продление срока исполнения документа следует

оформить сразу же после его получения, если в процессе работы над

ним выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока.

3.3.3. Ведение контроля исполнения документов

В процессе контроля исполнения документов соблюдается четыре

основных последовательно выполняемых этапов: постановка документов

на контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ

исполнительной дисциплины в учреждении.

3.3.3.1. Этап постановки документов на контроль состоит из

выявления документов, требующих контроля за сроками исполнения;

заполнения на контролируемый документ комплекта регистрационно-

контрольных карточек; внесения в РКК содержания резолюции и передачи

документа на исполнение.

Отметка о контроле (см. пункт 2.3.9.5) при карточной системе

регистрации переносится в графу "Контрольные отметки" РКК, при

журнальной системе регистрации в 7 графу журнала "Резолюция

руководства и срок исполнения".

3.3.3.2. Этап ведения контроля заключает в себе выполнение

следующих операций по регулированию процесса исполнения документов:

внесение в РКК контрольных отметок; устное или письменное напоминание

исполнителям о приближении срока окончания работы над документом;

регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов и

причинах задержек в исполнении; мерах по обеспечению своевременного

исполнения документов и др.

3.3.3.3. Этап снятия документа с контроля зависит от степени

исполнения документа. Документ считается исполненным лишь тогда,

когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по

существу. Снять документ с контроля может то должностное лицо (или

служба), которое поставило его на контроль.

После исполнения документы снимаются с контроля. Данные об

исполнении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и

регистрационной карточке. На документе оформляется реквизит "Отметка

об исполнении документа и направление его в дело", в РКК - "Отметка об

исполнении документа". Регистрационно-контрольная карточка из

контрольной картотеки переносится в справочную картотеку.

3.3.3.4. Этап анализа исполнительской дисциплины предусматривает

составление количественных сводок и справок по результатам

контрольной работы за определенный промежуток времени; передачу

документов по результатам анализа исполнительской дисциплины

руководству учреждения и разработку мер по улучшению исполнительской

дисциплины.

Данные о результатах исполнения контролируемых документов

обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца, составляются

сводки (приложение 18) и представляются руководству учреждения.

3.3.4. Построение справочного аппарата

Регистрационно-контрольные карточки систематизируются в картотеке

по определенной схеме (по структурным подразделениям, по

направлениям деятельности, срокам исполнения, корреспондентам и др.),

обеспечивающей оперативный поиск и контроль за исполнением документов,

а также быстрое получение необходимой информации.

Регистрационно-контрольная картотека делится на две части: на

неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит

для поиска документов в процессе их исполнения. Вторая часть - для

поиска исполненных документов.

Картотека на предложения, заявления и жалобы граждан ведется

отдельно, карточки в ней располагаются по алфавиту фамилий заявителей.

В учреждениях с большим документооборотом контроль за исполнением

документов может производиться с помощью электронно-вычислительной

техники.

3.4. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

3.4.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами

граждан устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке

рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

3.4.2. Прием, регистрация, контроль за исполнением предложений,

заявлений и жалоб граждан в учреждении осуществляется инспектором

или назначенным ответственным лицом.

3.4.3. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на

регистрационно-контрольных карточках (РКК). Устный прием граждан

ведется на этих же карточках (приложение 19). На каждое предложение,

заявление, жалобу заполняется РКК в 2 экземплярах, один из которых

помещается в регистрационно-контрольную картотеку по алфавиту, а

второй - вместе с документом передается в структурное подразделение.

3.4.4. При незначительном количестве поступающих жалоб и заявлений

регистрацию их можно вести в журнале (приложение 20).

3.4.5. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них

проставляется регистрационный штамп, на котором указывается

регистрационный номер (индекс), состоящий из первой буквы фамилии

заявителя, порядкового номера и даты поступления. Например, если

заявление Гулямова К.Г. поступило 10.05.95, то оно будет

зарегистрировано: 10.05.95 Г-52. Исходящий номер на ответном

документе будет таким же, но с указанием даты отправления.

3.4.6. Все поступившие предложения, заявления, жалобы

докладываются в день поступления и передаются для исполнения в

соответствующее структурное подразделение.

3.4.7. Резолюции на предложении, заявлении, жалобе полностью

переносятся на РКК или в журнал.

3.4.8. Предложения, заявления, жалобы, направленные на

рассмотрение в другие учреждения, посылаются не позднее чем в

пятидневный срок. Копия препроводительного письма направляется

заявителю, а при личном приеме разъясняется - куда следует

обратиться.

Посылать жалобы граждан на рассмотрение руководителей учреждений,

на которых они жалуются, запрещено.

3.4.9. Предложения, заявления, жалобы граждан должны

рассматриваться в установленные сроки: безотлагательно - не

требующие дополнительного изучения и проверки, остальные - до 1

месяца.

3.4.10. Данные о результатах исполнения предложений, заявлений,

жалоб граждан обобщаются на первое число каждого месяца и

докладываются руководству (приложение 21).

3.4.11. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан

считается законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и

об этом сообщено заявителю. В карточке (журнале) делается отметка об

исполнении.

3.5. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков

дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения,

оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел

составляется в целях обоснованного распределения документов и

формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

3.5.1. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и

индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру

деятельности и структуре учреждений. Она устанавливает типовой

состав, единую индексацию дел в отрасли и является нормативным

документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для

учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по

структуре и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат основой для

составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из перечня

наименований всех дел, формирующихся в делопроизводстве конкретного

учреждения, с указанием их сроков хранения.

3.5.2. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются

службами делопроизводства (ДОУ - документационного обеспечения

управления) головных учреждений, рассматриваются центральной

экспертной комиссией (ЦЭК) министерств (ведомств) или экспертными

комиссиями (ЭК) учреждений, имеющих подведомственную сеть, на

которую распространяются эти виды номенклатур дел. Затем они подлежат

согласованию с учреждениями государственной архивной службы и

утверждению руководителем учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел учреждения (ее разделы)

составляется структурными подразделениями учреждения и канцелярией

сводится в единую номенклатуру. Она согласовывается с экспертно-

проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы

поступают на государственное хранение и утверждается руководителем

учреждения.

Учреждения, не сдающие документы на государственное хранение,

номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

3.5.3. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава,

содержания и количества документов, образующихся в деятельности

учреждения. При этом используются: положения (уставы) об учреждении

и его структурных подразделениях, штатное расписание, типовой или

ведомственный перечни, номенклатуры и описи дел за прошлые годы.

3.5.4. Классификационными делениями (разделами и подразделами)

номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения

организационной структуры учреждения, так и управленческие функции или

направления деятельности учреждения.

Наименования структурных подразделений в номенклатуре дел

располагаются в соответствии со штатным расписанием и каждому из них

присваиваются условные цифровые обозначения (индексы). Рекомендуется в

качестве первого раздела номенклатуры указывать службу

делопроизводства, последнего раздела - общественные организации.

В конце каждого раздела оставляются резервные номера.

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и

функциональной схемам, ее разделами и подразделами являются

управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней в

порядке их значимости.

В учреждениях с неярко выраженной структурой применяется валовая

нумерация дел.

3.5.5. В номенклатуру должны быть включены все заголовки дел,

отражающие все документируемые участки работы учреждения. Каждое

дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела

состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера

дела в пределах подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники

постановлений, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,

реферативные журналы и др.

3.5.6. Номенклатура дел в организации составляется по

установленным правилам (приложение 22). Печатается в необходимом

количестве экземпляров.

3.5.7. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново

в случае изменений функций и структуры учреждения. Ежегодно она

уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками,

утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января

следующего года.

3.5.8. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся

сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании

года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве

заведенных дел.

3.6. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в

соответствии с номенклатурой дел.

3.6.1. Общий порядок формирования дел

3.6.1.1. При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел

и состав документов, которые будут подшиты в него.

Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему,

а также черновиков, его вариантов, размноженных копий и

документов, подлежащих возврату.

3.6.1.2. В дела подшиваются только исполненные документы, на

которых заполнен реквизит об исполнении документа и направлении его в

дело. Секретарь или лицо, ответственное за формирование дел,

принимая документы для подшивки, должен проверить правильность

оформления документов. Если документ оформлен неправильно или

недооформлен, то он возвращается исполнителю на доработку.

3.6.1.3. В дело должны подшиваться документы по одному вопросу,

имеющие одинаковый срок хранения, поэтому документы постоянного и

временного сроков хранения следует формировать раздельно. Каждое дело

должно содержать не более 250 листов (3-4 см толщины). Если

документов больше, они делятся на тома.

3.6.1.4. В дела группируются документы одного

делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела.

3.6.2. Систематизация отдельных категорий документов

3.6.2.1. Расположение документов внутри дела производится в

хронологической последовательности.

3.6.2.2. Приказы по основной (производственной) деятельности и

личному составу формируются отдельно, группируются в деле по

хронологии.

3.6.2.3. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело

(протоколы и решения, документы к заседаниям, повестка дня,

справки, заключения, проекты решений и др.).

Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и

по номерам. Документы к заседаниям систематизируются по номерам

протоколов заседаний.

Протоколы выборных органов и общественных организаций нумеруются в

пределах срока, на который избран данный общественный орган.

3.6.2.4. Переписку следует группировать в дела за период

календарного года. В дело переписки помещаются все документы,

возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в

хронологической последовательности: документ-ответ помещается за

документом-запросом. Переписка с правительственными и вышестоящими

организациями ведется отдельно и при необходимости группируется по

конкретным вопросам.

3.6.2.5. Планы, отчеты, сметы, штатные расписания группируются

отдельно от проектов этих документов и формируются в дела того года,

на который или за который они составлены, независимо от дат

составления и утверждения.

3.6.2.6. Документы в личных делах располагаются в следующем

порядке:

- внутренняя опись документов;

- заявление о приеме на работу;

- направление или представление;

- анкета, личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии

записок о приеме, переводе, увольнении) и др.

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, изменении

фамилии и т.д., в связи с вынесением этих записей в дополнение к

личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

3.6.2.7. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются

раздельно. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или

алфавитном порядке.

3.7. Оформление дел

3.7.1. Полное и частичное оформление дел

3.7.1.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или

частичное оформление дел. Оформление дел проводится работниками

службы делопроизводства и специалистами структурных подразделений

учреждения при методической помощи и под контролем ведомственного

архива или ответственного лица за архив.

3.7.1.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление

дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- внесение изменений в реквизиты обложки дела и др.

3.7.1.3. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения

подлежат частичному оформлению:

- дела допускается хранить в скоросшивателях;

- не проводится пересистематизация документов в деле;

- не нумеруются листы дела;

- не составляются заверительные надписи.

3.7.2. Подшивка дела

3.7.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на 3-4 прокола

в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста

всех документов.

3.7.2.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для

заверительной надписи (приложение 23), а в начале дела, в

необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов

дела.

3.7.3. Нумерация листов

3.7.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка

расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов

заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими

цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста

документов, черным графическим карандашом или нумератором.

3.7.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,

нумеруются по каждому тому или части отдельно.

3.7.3.3.3. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации

листов дел при передаче их на государственное хранение проводится

их перенумерация. Старые номера зачеркиваются и рядом ставится номер

листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, старая

зачеркивается, но сохраняется в деле.

3.7.3.3.4. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов

допускается употребление литерных номеров.

3.7.4. Оформление обложки дела

3.7.4.1. Обложка дел постоянного и долговременного хранения

оформляется в соответствии с ГОСТ 17 914-72 (приложение 24).

На обложке дела указываются:

- код госархива;

- код учреждения;

- наименование государственного архива;

- наименование учреждения и структурного подразделения;

- дело N ___;

- том N ___;

- заголовок дела;

- дата;

- количество листов;

- срок хранения;

- архивный шифр.

3.7.4.2. По окончании года в надпись на обложках дел постоянного и

долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется

соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.

В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные

сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы

отчетности и т.п.).

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел

учреждения, согласованной с ЭПК соответствующего государственного

архива.

3.7.4.3. При оформлении обложки дел наименование учреждения

указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного

наименования учреждения. Если учреждение имеет официально принятое

сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного

наименования.

3.7.4.4. При изменении наименования учреждения в течение периода,

охватываемого документами дела, на обложке дописываются новые

наименования учреждения или учреждения-преемника, а прежнее

заключается в скобки.

3.7.4.5. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и

окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются

крайние даты документов дела (число, месяц, год) регистрации

(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных

в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты

составления первого и последнего протокола.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и

увольнении лица, на которое оно заведено.

3.7.4.6. При обозначении даты документа сначала указывается число,

затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами,

название месяца пишется словами.

3.7.4.7. Обязательными реквизитами обложки дела является указание

количества листов в деле, которое проставляется на основании

заверительной надписи дела.

3.8. Подготовка документов к передаче в архив учреждения

3.8.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов в

целях установления их сроков хранения и отбора для дальнейшего

хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе "Перечня

типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,

министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с

указанием сроков хранения", отраслевых перечней, номенклатур дел и др.

3.8.1.1. Организация экспертизы ценности документов

3.8.1.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности

документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а

также для контроля и оказания методической помощи в проведении

экспертизы ценности документов в учреждениях отрасли (системы)

создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.8.1.1.2. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения

осуществляется в остальных учреждениях постоянно действующими

экспертными комиссиями (ЭК).

3.8.1.1.3. ЦЭК (ЭК) учреждения является совещательным органом,

работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего

государственного архивного учреждения и получает от нее необходимые

организационно-методические указания.

3.8.1.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы

определяется положением, утвержденным руководителем учреждения по

согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.8.1.2. Основные функции ЦЭК (ЭК) учреждения

3.8.1.2.1. Основными функциями ЦЭК (ЭК) учреждения являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения,

описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по

личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не

подлежащих дальнейшему хранению;

- участие в подготовке и рассмотрение проектов нормативных

документов и методических разработок по вопросам организации

документов в делопроизводстве и работы архивов учреждений

(номенклатур дел, положений об ЭК и архиве учреждений и др.);

- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК

подведомственных учреждений.

3.8.1.2.2. В своей работе ЦЭК (ЭК) учреждения руководствуется

Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде (НАФ)

Кыргызской Республики", основными положениями ГСДОУ и ЕГСД (Единая

государственная система делопроизводства), "Основными правилами

работы ведомственных архивов", указаниями и рекомендациями

Государственного архивного агентства Кыргызской Республики и других

учреждений государственных архивных служб республики.

3.8.1.3. Организация работы ЦЭК (ЭК) учреждения

3.8.1.3.1. Экспертная комиссия создается приказом руководителя

учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве

не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается

заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, а в состав ЦЭК -

представитель соответствующего госархива.

Председателем ЦЭК (ЭК) учреждения назначается один из руководящих

работников.

3.8.1.3.2. ЦЭК (ЭК) учреждения работает в соответствии с планом

работы, утвержденным руководителем учреждения. Заседания комиссии

протоколируются.

3.8.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

3.8.2.1. Проведение экспертизы ценности документов

в делопроизводстве

3.8.2.1.1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

должна осуществляться ежегодно работниками службы делопроизводства

совместно с ЦЭК (ЭК) учреждения под непосредственным руководством

ведомственного архива.

3.8.2.1.2. При проведении экспертизы ценности в структурных

подразделениях осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения для передачи в архив учреждения;

- отбор документов временного срока хранения, подлежащих

дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- отбор и выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых

истекли.

3.8.2.2. Проведение экспертизы ценности документов

в архиве учреждения

3.8.2.2.1. Архив учреждения (ведомственный архив) проводит

экспертизу ценности документов постоянного срока хранения при

отборе их на государственное хранение, документов по личному составу -

на централизованное хранение.

3.8.2.2.2. В случае обнаружения недостачи документов

соответствующими учреждениями должны быть приняты меры по розыску

этих документов. Руководитель учреждения информируется о результатах

розыска недостающих дел и документов.

3.8.2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов

3.8.2.3.1. По результатам экспертизы ценности документов в

учреждении составляются:

- описи дел постоянного срока хранения;

- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению.

3.9. Составление и оформление описей дел

3.9.1. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и

точного учета дел, подлежащих передаче на государственное

хранение, первоочередной задачей архива учреждения является

составление годовых разделов описей дел.

3.9.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются

годовые разделы описей.

3.9.3. Обязательными элементами описи дел являются: титульный лист

(приложение 25), предисловие, при необходимости список

сокращенных слов.

Эти элементы составляют научно-справочный аппарат описи.

3.9.3.1. Титульный лист к описи составляется при первой передаче

дел в государственных архив. При последующей передаче дел он

дополняется.

3.9.3.2. В предисловии к описи излагаются:

- история учреждения, история фонда;

- состав и содержание документов описи (фонда);

- особенности формирования, описания и систематизации дел;

- состав справочного аппарата к описи.

3.9.3.3. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, когда

в годовом разделе описи употребляются сокращения, характерные для

деятельности данного учреждения или ведомственной системы, к которой

они относятся. Сокращения в списке располагаются в алфавитном порядке.

3.9.4. Описи дел постоянного срока хранения составляются в 4

экземплярах, заверяются лицом, ответственным за ДОУ, подписываются

председателем ЭК (приложение 26). Все экземпляры описи в обязательном

порядке представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего

государственного архива, затем они утверждаются руководителем

учреждения.

3.9.5. Описи на дела временного срока хранения (свыше 10 лет)

составляются в 2 экземплярах, оформляются аналогично описям на дела

постоянного хранения. Описи на рассмотрение архивных учреждений не

направляются.

3.9.6. Порядок составления, оформления и рассмотрения описей дел

по личному составу аналогичен порядку составления, оформления и

составления описей дел постоянного срока хранения.

3.10. Оформление акта об уничтожении документов и дел

3.10.1. После утверждения соответствующим государственным архивом

описей дел постоянного срока хранения учреждение осуществляет отбор

и выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых

истекли.

3.10.2. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом

(приложение 27). Акты рассматриваются ЭК учреждения,

подписываются председателем и ее членами и утверждаются руководством

учреждения.

3.11. Порядок передачи архивом учреждения документов

на государственное хранение

3.11.1. Предельные сроки хранения документов в архиве учреждения

3.11.1.1. Документы Национального архивного фонда (НАФ) Кыргызской

Республики, находящиеся на временном хранении, передаются на

постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков

их хранения в ведомственных архивах, установленных Законом Кыргызской

Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики"

(статья 11):

- для документов органов государственной власти республики - 15

лет;

- для документов органов государственной власти областного

значения - 10 лет;

- для документов органов районного и городского подчинения - 5

лет;

- для научно-технической документации - до минования надобности,

но не свыше 15 лет;

- для кинофотофонодокументов и видеозаписей, машиночитаемых

документов - 3 года;

- для документов по личному составу и записей актов гражданского

состояния, судебных дел и нотариальных действий - 75 лет.

Указанные сроки исчисляются со времени создания документов.

3.11.1.2. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения

сохранности документы НАФ могут быть переданы на государственное

хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения по

согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.11.2. Порядок передачи документов на госхранение

3.11.2.1. Документы учреждений источников комплектования

государственных архивов передаются на государственное хранение по

истечении установленных сроков их ведомственного хранения в

соответствии с графиками, устанавливаемыми руководителями

государственных архивов и учреждений.

3.11.2.2. Документы учреждений передаются в государственные архивы

по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов

на государственное хранение оформляется актом приема-передачи

(приложение 28), составляемым в двух экземплярах.

3.11.2.3. При передаче документов учреждением в государственный

архив передается три экземпляра описи. Передача дел проводится по

описям с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи

делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в

учреждении.

3.11.2.4. Если при передаче обнаружена недостача дел, то номера

отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов,

причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке учреждения.

3.11.2.5. Обязанностью учреждений, передающих документы НАФ

Кыргызской Республики на государственное хранение, является

обеспечение полноты передаваемых документов.

Приложение 1

к пункту 2.1.3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

наиболее употребляемых в управленческой деятельности

видов и разновидностей документов

1. Положение - правовой акт, определяющий права, обязанности и

организацию работы учреждения, структурного подразделения.

2. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права

предприятия, организации, учреждения.

3. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми

центральными органами коллегиального управления в целях разрешения

наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными

органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

4. Решение - правовой акт, принимаемый местными государственными

администрациями в коллегиальном порядке в целях разрешения

наиболее важных вопросов их компетенции.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими

неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основании

единоначалия; государственными органами и общественными

организациями и т.п.).

5. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично

руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного

управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило,

имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций,

должностных лиц и граждан.

6. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа

государственного управления (его структурного подразделения),

действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и

оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях

может касаться широкого круга организаций и должностных лиц,

независимо от подчиненности.

7. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного

управления (или утверждаемый его руководителем) в целях

установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,

технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности

учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),

должностных лиц и граждан (инструктивный характер носят также такие

широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации",

"методические рекомендации", "методические указания" и другие

документы, имеющие одинаковую юридическую природу. С целью

введения единообразия в систему правовых актов и сокращения

разнообразных форм актов, имеющих одинаковую природу, целесообразно

объединить все перечисленные выше акты в "инструкцию").

8. Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного

управления преимущественно по вопросам информационно-методического

характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения

приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих

органов управления.

9. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

коллегиальных органов.

10. Извещение о заседании, собрании, конференции - документ,

информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в

нем участие.

11. Акт - документ, составленный несколькими лицами и

подтверждающий установленные факты и события.

12. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения,

комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

13. Докладная записка - документ, адресованный руководителю

данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное

изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

14. Обзор - документ, составленный в целях информирования

подведомственных и других организаций о работах в той или иной области

или о деятельности группы учреждений в определенный период.

15. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех

или иных фактов и событий.

16. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по

одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

17. Письмо - обобщенное название различных по содержанию

документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста

(пересылается по почте).

18. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию

документов, выделяемых с связи с особым способом передачи текста

(передается по телеграфу).

19. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию

документов, выделяемых с связи с особым способом передачи текста

(передается по телефону и записывается получателем).

20. Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и

учета движения кадров.

21. Заказ на размножение - содержит просьбу о воспроизведении или

размножении документов каким-либо способом.

22. Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об

установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

23. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других

выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных

органов, осуществленная методом стенографии.

24. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов,

выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

25. Предложение - разновидность докладной записки, содержащей

перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

26. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание

отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

27. Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста

по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

28. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к

выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в

той или иной форме), временные координаты, руководителей и

конкретных исполнителей.

29. Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана,

задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении

мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному

лицу.

30. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в

определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

31. Перечень - систематизированное перечисление документов или

иных предметов, объектов или работ, составленное в целях

распространения на них определенных норм или требований.

Приложение 2

к пункту 2.3.1

ПЕРЕЧЕНЬ

реквизитов, используемых при оформлении ОРД

1 - Государственный герб Кыргызской Республики;

2 - эмблема организации;

3 - изображение наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и

организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой

документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер

телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке, номер

телефона;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

Приложение 3

к пункту 2.3.2

КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫНЫН ГЕРБ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОКМОТУНУН АЛДЫНДАДЫ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

МАМЛЕКЕТТИК АРХИВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

АГЕНТСТВОСУ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(Кыргыз Республикасынын (Госархивагентство

Мамархивагентствосу) Кыргызской Республики)

720494, Бишкек ш. 720494, г.Бишкек

Токтогул кеч., 105 ул.Токтогула, 105

тел. 26 58 36 тел. 26 58 36

расчеттук эсеп N 001609704 расчетный счет N 001609704

Кыргызстан АКБ ООБ ОПУ АКБ "Кыргызстан"

330101504 код код 330101504

0000000 0000000 0000000 0000000

_______________ N ________ __________________________

На _______________________

На _______________________

--

Заголовок к тексту

--

__________________________________________________________________

текст

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Приложение:

________________ ______________ ______________________

должность подпись инициалы и фамилия

руководителя

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 4

к пункту 2.3.2

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ 0000000

-------

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ 0000000

______________ N _____

дата

______________________

место издания

--

Заголовок к тексту

--

__________________________________________________________________

текст

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель коллегии подпись инициалы, фамилия

Секретарь подпись инициалы, фамилия

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 5

к пункту 2.3.2

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО

ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ 0000000

КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ -------

0000000

ПРИКАЗ

______________ N _____

дата

______________________

место издания

--

Заголовок к тексту

--

__________________________________________________________________

основание

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Руководитель учреждения подпись инициалы, фамилия

Визы

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 6

к пункту 2.3.2

_______________________ 0000000

наименование ведомства -------

_______________________ 0000000

наименование учреждения

ПРОТОКОЛ

_______________ N _____

дата

_______________________

место проведения

--

Заседания ___________

--

Председатель - ____________________

фамилия и инициалы

Секретарь - ____________________

фамилия и инициалы

Присутствовали: __________________________________________________

члены коллегиального органа

Приглашенные _________ чел. (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О (об) ________________________________________________________

Доклад заведующего ________ ____________________

фамилия и инициалы

2. О (об) ________________________________________________________

Доклад ____________________ ____________________

фамилия и инициалы

СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов В.И. - краткая запись выступления

Петров В.И. - __________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить __________________________

1.2. ____________________ к ____________ _________________________

срок

Председатель подпись инициалы и фамилия

Секретарь подпись инициалы и фамилия

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 7

к пункту 2.3.6

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится гербовая печать

1. Положения об учреждениях

2. Уставы предприятий (объединений)

3. Протоколы согласования планов поставок; выдвижения народных де-

путатов; протоколы заседаний экспертных комиссий

4. Заключения и отзывы на диссертации и авторефераты

5. Заявки на изобретения

6. Представления и ходатайства о награждении

7. Задания на проектирование объектов, технических сооружений

8. Гарантийные письма

9. Сметы расходов

10. Штатные расписания и изменения к ним

11. Титульные списки

12. Лимитные справки

13. Спецификации

14. Акты приема объектов; оборудования; выполненных работ; списа-

ния; экспертизы и т.д.

15. Доверенности

16. Исполнительные листы

17. Командировочные удостоверения

18. Нормы расходов на драгоценные металлы

19. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные

20. Реестры чеков, бюджетных поручений

21. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право

совершения финансово-хозяйственных операций

Приложение 8

к пункту 2.3.7

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

(в родительном падеже)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Зам.министра Зам.министра

сельского хозяйства водного хозяйства

и продовольствия Кыргызской Республики

Кыргызской Республики

_________ Б.К.Майтпасов _________ В.Н.Мельниченко

_______________________ _______________________

дата дата

Приложение 9

к пункту 2.3.8

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

1. Положения (уставы) об учреждениях, структурных подразделениях

2. Инструкции, правила: должностные, по технике безопасности,

внутреннего трудового распорядка

3. Планы производственные, внедрения новой техники, работы колле-

гии и т.д.

4. Сметы расходов

5. Штатные расписания и изменения к ним

6. Структура и штатная численность

7. Тарифные ставки

8. Программы проведения работ; командировок и т.д.

9. Задания на проектирование объектов, технических сооружений; на

капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, про-

ектно-конструкторских и технологических работ; технические

10. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых

документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, с указа-

нием сроков хранения и т.д.

11. Заявки на изобретения

12. Договоры

13. Расценки на производство работ

14. Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии

15. Отчеты о производственной деятельности, научно-исследователь-

ских работ, командировках

16. Акты проверок, ревизий; списаний; экспертизы; передачи дел;

ликвидации учреждений

17. Республиканские, отраслевые стандарты, технические условия

18. Формы унифицированных документов

Приложение 10

к пункту 3.1.1.1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

1. Письма, присланные в копии для сведения

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информации, присланные для сведения

6. Учебный план, программы, копии

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

и т.п.

8. Прейскуранты. Копии

9. Нормы расхода материала

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени и др.)

13. Научные отчеты по темам

14. Квартальные и полугодовые отчеты

15. Формы статистической отчетности

Примечание: документы, перечисленные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13,

14, 15 подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения

(бухгалтерии, отделе кадров, отделе снабжения, отделе научно-техничес-

кой информации и т.д.).

Приложение 11

к пункту 3.2.2

-----------------------------

| _________________________ |

| (наименование учреждения) |

| _________________________ |

| (дата) |

| Индекс |

-----------------------------

Приложение 12

к пункту 3.2.3.1

_____________________________________

наименование учреждения

ЖУРНАЛ N _________

регистрации входящей корреспонденции

Начато ______________

Окончено ____________

На ___________ листах

Хранить _____________

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 13

к пункту 3.2.3.1

_______________________________

наименование учреждения

ЖУРНАЛ N

регистрации исходящей корреспонденции

Начато ______________

Окончено ____________

На ___________ листах

Хранить _____________

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 14

к пункту 3.2.3.2

_______________________________

наименование учреждения

ЖУРНАЛ N

регистрации указов, постановлений и распоряжений Президента,

Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики

Начато ______________

Окончено ____________

На ___________ листах

Хранить _____________

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 15

к пункту 2.3.3.3

_______________________________

наименование учреждения

РАЗНОСНАЯ КНИГА N ___

Начато ______________

Окончено ____________

На ___________ листах

Хранить _____________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 16

к пункту 3.2.3.3

_______________________________

наименование учреждения

РЕЕСТР ОТПРАВЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ N ___

Дата _______________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 17

к пункту 3.2.3.4

Приложение 18

к пункту 3.3.3.4

СВОДКА

об исполнении документов, подлежащих контролю

по состоянию на _____________________

Начальник канцелярии подпись

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 19

к пункту 3.4.3

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Корреспондент

Ф.И.О., адресат, телефон ______________________________________________

_______________________________________________________________________

Предыдущие обращения от ___________ N ________ от ___________ N _______

Вид документа _____________________________________ на _____________ л.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма __________________________

Дата, индекс поступления ______________________________________________

Краткое содержание ____________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Ответственный исполнитель _____________________________________________

Резолюция _____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Автор резолюции _______________________________________________________

Срок исполнения _______________________________________________________

-----------------------------------------------------------------------

Ход исполнения

Дата, индекс исполнения (ответа) ______________________________________

Адресат _______________________________________________________________

Содержание ____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

С контроля снял Подпись контролера

-----------------------------------------------------------------------

Дело Том Листы Фонд

Опись

Дело

-----------------------------------------------------------------------

Приложение 20

к пункту 3.4.4

____________________________________

наименование учреждения

ЖУРНАЛ

регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан

Начато ______________

Окончено ____________

На ___________ листах

Хранить _____________

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 21

к пункту 3.4.10

СВОДКА

об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан

на _______________________ 19___ года

Всего _________________________________________________________________

_______________________ _____________ __________________

Ответственный за службу Подпись инициалы и фамилия

документационного обес-

печения управления

_______________________

дата

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 22

к пункту 3.5.6

_______________________________________________________________________

Наименование ведомства

_______________________________________________________________________

Наименование учреждения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________________________________________________________________

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Гриф согласования с архивным учреждением

Приложение 23

к пункту 3.7.2.2

-----------------------------------

|Итого в деле (цифрами и прописью)|

|_________________________ листов,|

|которые подшиты и пронумерованы|

|с N ____________ по N ___________|

|Примечание ______________________|

|_________________________________|

|Заверительную надпись составил: |

|_____________________ (_________)|

|"___" __________________ 19___ г.|

-----------------------------------

Приложение 24

к пункту 3.7.4.1.1

230

Приложение 25

к пункту 3.9.3

_______________________________________________________________________

(наименование ведомства)

_______________________________________________________________________

(наименование учреждения включает все переименования

_______________________________________________________________________

учреждения за время его существования)

Фонд N _________

ОПИСЬ

дел постоянного хранения

(или наименование группы документов)

за _____________ годы

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 26

к пункту 3.9.4

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК (ЭПМК)

___________________

(название архивного

учреждения)

_____________ N ___

(дата)

_______________________________________________________________________

(наименование ведомства)

_______________________________________________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ОПИСЬ N _______

дела постоянного хранения

за _________________ годы

В данный раздел описи включены _______________________________ дел

с N ______________ по N ______________

__________________ ___________ ______________________

должность подпись инициалы и фамилия

Итоговую запись к разделу описи за _________ годы заверяю ________

__________________ ___________ ______________________

должность подпись инициалы и фамилия

ответственного за слу-

жбу документационного

обеспечения управления

Председатель экспертной комиссии _________ ____________________

подпись инициалы и фамилия

_______________

дата

СОГЛАСОВАНО

___________________________

(должность руководителя)

___________________________

подпись, инициалы и фамилия

_______________

дата

В данной описи пронумеровано ______________________________ листов

цифрами и прописью

листов оглавления _____________________________________________________

цифрами

В опись внесено ______________________________________________ дел

цифрами и прописью

за _____________________ годы

__________________ ___________ ______________________

должность подпись инициалы и фамилия

ответственного за

службу документа-

ционного обеспече-

ния управления

_______________

дата

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 27

к пункту 3.10.2

_______________________ УТВЕРЖДАЮ

наименование ведомства ______________________

_______________________ наименование должности

наименование учреждения руководителя

_______ ___________

АКТ подпись инициалы,

___________ _________ фамилия

дата индекс ______________________

_______________________ дата

место составления

--

О выделении к уничтожению

документов и дел

Основание: приказ N ____ от __________

дата

Составлен: экспертной комиссией

Председатель комиссии: ___________________________________________

должность инициалы, фамилия

Члены комиссии: __________________________________________________

должность инициалы, фамилия

_______________________________________________________________________

Присутствовали: __________________________________________________

должность инициалы, фамилия

Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________

название перечня

отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение, следующие документы и дела __________

_______________________________________________________________________

наименование учреждения, в деятельности которого

_______________________________________________________________________

отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению

Всего дел ________________________________________________________

цифрами и прописью

Председатель экспертной комиссии _________________________________

подпись инициалы, фамилия

Члены: ______________________ ____________________________________

подписи инициалы и фамилии

Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовке

вторичного сырья по приемно-сдаточной накладной от ____________

дата

Председатель экспертной комиссии _________________________________

подпись инициалы, фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 28

к пункту 3.11.2

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности Директор

руководителя учреждения государственного архива

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать

учреждения государственного

архива

АКТ

_____________ N _____

_____________________

место составления

приема-передачи документов

на государственное хранение

Основание: Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном

фонде Кыргызской Республики"

В связи с ________________________________________________________

(истечением срока хранения документов (название фонда)

_______________________________________________________________________

в организации, ликвидацией организации и т.п.)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ___________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы за ____________________

(годы)

и справочный аппарат к ним:

Итого принято _____________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд N ____

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Формат А4 (210 х 297)

СПИСОК

нормативно-методической литературы

(в список включена основная действующая

нормативно-методическая литература, которая может быть

использована в работе с учетом требований,

изложенных в настоящей инструкции)

1. Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыр-

гызской Республики". - 1994 г., 11 января.

2. Единая государственная система делопроизводства. Основные поло-

жения. - М., 1974.

3. Государственная система документационного обеспечения управле-

ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам доку-

ментационного обеспечения. - М., 1991.

4. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М.,

1984.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко-

митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предп-

риятий. С указанием сроков хранения. - М., 1988.

7. Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комис-

сиях архивных учреждений и ведомств. - М., 1988.

8. Унификация текстов управленческих документов. Методические ре-

комендации. - М., 1982.

9. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные

положения.

10. ГОСТ 6.38-90. УДС. Система организационно-распорядительной до-

кументации. Требования к оформлению документов.

11. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп-

ределения.

12. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,

размеры, технические условия.

13. Государственная система документационного обеспечения управле-

ния (ГСДОУ): Сборник плакатов и учебные формы основных организацион-

но-распорядительных документов. - М., 1991.

14. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,

заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприяти-

ях, в учреждениях и организациях. - М., 1981.