«ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о Центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц» (Приложение 2 к постановлению Правительства Кыргызской Республики)

Приложение 2

к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о Центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц

1. Общие положения

1. Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) является совещательным органом государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц (далее - учреждение), имеющих подведомственные учреждения.

2. ЦЭК создается:

- для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на хранении в учреждении;

- для осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) подведомственных учреждений.

3. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством учреждения. В случаях, установленных подпунктами "ж)", "з)", "и)" пункта 7 настоящего примерного Положения, решения ЦЭК вступают в силу после их согласования с государственным архивом.

4. Персональный состав ЦЭК определяется внутриведомственным актом учреждения из числа квалифицированных сотрудников под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК включаются архивариус или лицо, ответственное за архив учреждения, и представитель службы делопроизводства в учреждении. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других учреждений, представитель государственного архива, источником комплектования которого является данное учреждение.

5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает положение о своей ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается внутриведомственным актом учреждения одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

6. В своей работе ЦЭК руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики" и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства.

2. Функции центральной экспертной комиссии

7. ЦЭК осуществляет следующие функции:

а) вносит предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики, образующихся в процессе деятельности учреждения и подведомственных учреждений его отраслевой системы;

б) рассматривает предложения об изменении порядка хранения документов, а также об установлении сроков хранения документов;

в) осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подведомственных учреждений своей отраслевой системы;

г) рассматривает предложения и готовит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

д) организует и проводит работу по определению ценности документов и срока отбора их для передачи на государственное хранение, а также по контролю и оказанию методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в учреждениях;

е) рассматривает и выносит решение об одобрении:

- сводных описей дел постоянного срока хранения;

- перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- описей документов по личному составу;

- графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

- нормативных документов и методических разработок по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы архивов учреждений (номенклатуры дел, положения об ЭК и архиве учреждений);

ж) представляет на рассмотрение в республиканский орган управления архивным делом:

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- перечни документов со сроками хранения;

- примерные и типовые номенклатуры дел;

з) представляет в соответствующий государственный архив на согласование:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

- перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

- описи дел по личному составу;

- перечни документов, подлежащих передаче в государственные архивы;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в перечне;

и) представляет в соответствующий государственный архив на согласование:

- положения о ЦЭК и архиве учреждения;

- номенклатуру дел учреждения;

к) осуществляет контроль за сохранностью документов подведомственных учреждений, не вошедших в списки источников комплектования государственных архивов;

л) совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

3. Права Центральной экспертной комиссии

8. При выполнении возложенных задач ЦЭК имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям учреждения и подведомственным учреждениям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и другое;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений учреждения и подведомственных учреждений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений учреждения и подведомственных учреждений документы, необходимые для определения сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях информацию руководителей структурных подразделений учреждения и подведомственных учреждений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также представителей соответствующего государственного архива;

- информировать руководство учреждения по вопросам своей компетенции;

- представлять учреждение в органах государственной архивной службы.

4. Организация работы центральной экспертной комиссии

9. ЦЭК учреждения работает в контакте с государственной архивной службой.

10. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством учреждения.

11. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

12. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее 2/3 членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в принятии решения не участвуют.

13. Решение принимается простым большинством голосов от общего числа присутствовавших на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЦЭК.

14. ЦЭК в лице ее председателя имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, подготовленные с нарушениями требований Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517.

15. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.

16. Контроль за исполнением решений ЦЭК возлагается на председателя ЦЭК.