Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Министерства цифрового развития КР)

Приложение

| | | Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 1 сентября 2024 года № 3-д |

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения

(В редакции приказов Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 24 декабря 2024 года № 6-д, Министерства цифрового развития и инновационных технологий Кыргызской Республики от 23 июля 2026 года № 3-д)

1.1Общие положения

1..Перечень типовых управленческих архивных документов (далее - Перечень), образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения составлен в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере архивного дела и электронного управления.

2..Перечень включает современные типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций (далее - организаций), при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций, предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

3..Перечень предназначен для работников государственных и ведомственных архивов, а также специалистов государственных и негосударственных организаций. Является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе дел на государственное хранение или уничтожение и должен быть использован при подготовке пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.

4..Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Национального архивного фонда Кыргызской Республики. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работе экспертно-проверочных методических комиссий (далее – ЭПМК) государственных архивов, центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций.

2..Структура Перечня и порядок его применения

5..Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

6..Перечень состоит из 12 разделов:

1) раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, по вопросам приватизации, акционирования, лицензирования деятельности, осуществление функции контроля, правовое обеспечение управления, а также документационное обеспечение и организация хранения документов организациями;

2) разделы 2 – 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, прогнозирование, отчетность о выполнении планов, закупку товаров, работ и услуг, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

3) раздел 5 включает документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций;

4) раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

5) раздел 7 включает документы по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

6) раздел 8 включает документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, награждении;

7) раздел 9 включает документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

8) раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обеспечению: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации зданий, помещений и сооружений, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

9) раздел 11 включает документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

10) раздел 12 включает документы, раскрывающие специфические аспекты организаций и вопросы деятельности общественных организаций.

7..Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов).

Перечень имеет 4 графы. В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. В графе № 2 приведены наименования видов документов. Перечень не содержит конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрывается наименование всех видов документов, включенных в статью. В графе № 3 указаны сроки хранения документов. В графе № 4 приведены примечания к статьям.

8..Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне, провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Сроки хранения документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях.

9..Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на электронных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

10..В целях обеспечения полноты состава Национального архивного фонда Кыргызской Республики Перечень предусматривает возможность поступления в государственные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным архивам.

11..Отметка «ЭПМК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы или храниться в организации.

12..Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 года.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Копийные (рабочие) экземпляры документов хранятся до минования надобности (ДМН). Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не менее одного года. Срок хранения «До замены новыми» (ДЗН) применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены или замены новыми. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

13..Документы, не вошедшие в настоящий Перечень, но имеющие срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПМК» по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов их конкретного изучения принимаются на государственное хранение или уничтожаются по минованию в них практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПМК» принимается ЭПМК государственного архива.

14..Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.

Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, документы со сроком хранения «Постоянно» хранятся не менее 10 лет.

15..Заголовок в статье 17 «Переписка с высшими органами государственной власти по основной деятельности» предполагает переписку с Президентом Кыргызской Республики, Жогорку Кенешем Кыргызской Республики, Кабинетом Министров Кыргызской Республики, министерствами и государственными комитетами, входящими в структуру Кабинета Министров Кыргызской Республики, государственными органами при Президенте Кыргызской Республики, Конституционным судом Кыргызской Республики, Верховным судом Кыргызской Республики, Генеральной прокуратурой Кыргызской Республики, Национальным банком Кыргызской Республики, Центральной комиссией по выборам и проведению референдумов Кыргызской Республики, Счетной палатой Кыргызской Республики, Акыйкатчы (Омбудсменом) Кыргызской Республики. Данный вид документа хранится постоянно по месту подписания и в государственных органах, являющихся ответственными исполнителями. Документы, направленные для сведения и руководства в работе хранятся до минования надобности (ДМН).

16..Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «на государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных. Так, примечания «при условии завершения проверки (ревизии)», «в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизируют сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности.

Примечания «Документы на бумажном носителе» указывают, что документы создаются, оформляются и хранятся на бумажном носителе в установленном порядке, при необходимости дублируются в идентичные им электронные документы с соблюдением всех требований по оформлению документов (при наличии системы электронного документооборота). Примечания «Электронные документы» означают, что документы позволяется создавать в электронном виде с соблюдением всех требований предъявляемых к электронным документам.

17..Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

18..Перечень используется органами государственной власти Кыргызской Республики при подготовке ими перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций, а также иными организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел.

3..Организация проведения и оформления отбора

документов на хранение и уничтожение

19..Включение документов в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики, распределение их по категориям доступности или исключение документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности экспертными комиссиями. В состав экспертных комиссий включаются наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. В качестве эксперта к работе комиссии может привлекаться представитель государственного архива, источником комплектования которого является данная организация.

20..В своей работе ЭК руководствуется Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», другими нормативными правовыми актами, распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы,

нормативно-методическими документами соответствующего государственного архива, настоящим Перечнем и ведомственными перечнями документов. ЭК совместно с государственным архивом и службой документационного обеспечения управления (ДОУ) определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением.

21..Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

Документы, включенные в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики, на основании решения ЭК, подлежат хранению в соответствии с предельными сроками хранения документов в ведомственных архивах, определенными Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», после чего передаются в установленном порядке на хранение в государственные архивы. Документы, не включенные в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики, хранятся организацией самостоятельно. По истечении установленного (60 лет) срока хранения документы по личному составу, фиксирующие трудовую деятельность человека и обеспечивающие защиту прав и законных интересов граждан: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты, независимо от формы собственности организации не подлежат уничтожению и передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

22..Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПМК соответствующего госархива.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается в организацию, три экземпляра остаются в госархиве. Описи документов по личному составу согласовываются с ЭМПК соответствующего госархива и утверждаются руководителем организации.

23..После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПМК», а также не предусмотренных настоящим Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решение о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

24..Государственные архивы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документы, отобранные для уничтожения или для временного хранения.

25..Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с государственным архивом при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

26..Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов не допускается.

27..Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют республиканский и областные органы управления архивным делом, государственные архивы.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения

(В редакции приказов Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 24 декабря 2024 года № 6-д, Министерства цифрового развития и инновационных технологий Кыргызской Республики от 23 июля 2026 года № 3-д)