Административный регламент государственной услуги «Предоставление информации по запросам социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц» (утвержден приказом Министерства цифрового развития КР)

Приложение 2

Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Предоставление информации по запросам социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц" (глава 6 номер 40 Единого реестра (реестра) государственных услуг)

1. Общие положения

1. Архивная служба при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

2. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственным Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- Центром документации и обучения;

- городскими государственными архивами;

- районными государственными архивами.

3. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям Положения о порядке разработки и оптимизации административных регламентов государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 16 января 2018 года № 26, и соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года № 52).

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Общее время предоставления услуги: на ожидание в очереди и прием запроса (заявления) при личном посещении - не более 30 мин.; время на исполнение запроса - от 1 дня до 30 календарных дней (в зависимости от характера и объема запроса); при исполнении запроса за длительный период (более 10 лет) решением руководителя подведомственного подразделения уполномоченного органа установленный срок может быть продлен дополнительно до 30 календарных дней, с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя. (2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:

а) заявление установленной формы;

б) квитанция об оплате услуги;

в) документ, удостоверяющего личность (паспорт);

г) доверенность (при получении информации на третье лицо);

д) копия трудовой книжки (при необходимости);

е) решение судебного органа;

ж) копия документа, дающего право на льготное обслуживание.

(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется приказом уполномоченного органа по согласованию с уполномоченным органом в сфере антимонопольного регулирования. (4) Результатом предоставления государственной услуги является архивный документ (архивная справка, архивная выписка, архивная копия или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах необходимой заявителю информации):

- о заработной плате;

- о подтверждении трудового стажа работы;

- о награждении;

- о выделении земельного участка;

- о выделении квартир;

- о подтверждении имущественных прав;

- о лицах, пострадавших от массовых репрессий;

- о реабилитации граждан;

- о фактах эвакуации;

- о переименовании городов, сел, улиц, организаций, учреждений и др.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:

- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";

- Закон Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Закон Кыргызской Республики "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики";

- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года;

- Постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств-участников СНГ в области использования архивной информации" от 20 января 2000 года № 33" (далее - Соглашение).

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедур

Примечание

1

Прием заявления (запрос) (по почте, живой электронной очереди)

1а Прием письменного заявления при личном обращении заявителя в архив; 1б Прием заявления, поступившего по почте; 1в Прием заявления, поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg

2

Регистрация заявления (запрос)

Регистрация осуществляется в АИС "Электронная регистрация"

3

Работа с непрофильным запросом, поступившим по почте

Проводится в порядке внутриведомственного (между архивами) и межведомственного (между архивом и другим учреждением) взаимодействия. При личном обращении непрофильные запросы к исполнению не принимаются, заявителю дается консультация о месте нахождения необходимых ему документов. Непрофильные запросы, поступившие по электронным каналам связи, к исполнению не принимаются, они перенаправляются в другой государственный архив по месту нахождения документов или заявителю дается консультация о месте нахождения необходимых ему документов

4

Исполнение профильного запроса

Исполняется по документам, поступившим на хранение в государственный архив

5

Выдача (направление) потребителю результата предоставления услуги

- Выдача архивной справки (выписки, копии) или отрицательного ответа лично заявителю:

- о заработной плате;

- о подтверждении трудового стажа работы;

- о награждении;

- о выделении земельного участка;

- о выделении квартир;

- о подтверждении имущественных прав;

- о лицах, пострадавших от массовых репрессий;

- о реабилитации граждан;

- о фактах эвакуации;

- о переименовании городов, сел, улиц, организаций, учреждений и др.;

- Направление подлинника архивной справки (выписки, копии) или отрицательного ответа по почте

3. Блок-схема взаимосвязи процедур

Фронт-офис

1а, 1б, 1в

2

4

5

Бэк-офис

3

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием запроса 1а Прием запроса при личном обращении заявителя в архив

Действие 1.1. Прием посетителя, ознакомление с содержанием запроса

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

С ожиданием в очереди не более 30 мин.

Установление содержания запроса

- Законы КР "О порядке рассмотрения обращений граждан", "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР"

Действие 1.2. Определение профильности запроса

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

2 группы запросов: профильные и непрофильные

- Список фондов государственного архива;

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива

Действие 1.3. Если запрос непрофильный, дается устная консультация заявителю с указанием адреса, куда ему следует обратиться по данному вопросу

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Заявитель получает информацию о возможном месте хранения необходимых ему сведений

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"

Действие 1.4. Если запрос профильный, проводится проверка документов, необходимых для предоставления услуги

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Формируется пакет документов, необходимых для предоставления услуги

- Закон КР "О Национальном архивном фонде КР";

- Стандарт

Действие 1.5. Информирование заявителя о сроках исполнения, стоимости услуги и способах оплаты

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Получение расписки заявителя о его согласии на срочное исполнение запроса (по просьбе заявителя)

- Стандарт;

- Прейскурант

Действие 1.6. Выявление наличия льгот и документов, их подтверждающих

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Корректировка оплаты услуги при наличии льгот и подтверждающих документов

- Прейскурант

Действие 1.7. Прием профильного запроса на исполнение

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письменный профильный запрос заявителя

- Правила;

- Инструкция

1б Прием запроса, поступившего по почте

Действие 1.1. Прием запроса на исполнение

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

В течение одного рабочего дня

Письменный (профильный, непрофильный) запрос заявителя

- Инструкция

1в Прием заявления, поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg (услуга предоставляется в электронном формате в части приема запроса (заявления)

Действие 1.1. Ознакомление с содержанием запроса, определение его принадлежности

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

В течение одного рабочего дня

Принятие решения - подлежит ли запрос исполнению в данном госархиве

- Список фондов государственного архива;

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива

Действие 1.2. Если запрос непрофильный и местонахождение документов неизвестно, заявителю направляется ответ о том, что документы на хранение в госархив не поступали и местонахождение их неизвестно

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Отказ в исполнении из-за отсутствия документов и отсутствия информации о их местонахождении

- Инструкция

Действие 1.3. Если запрос непрофильный и местонахождение документов известно, запрос перенаправляется в другой государственный архив и заявитель извещается об этом, либо заявителю дается консультация о месте нахождения документов в другой организации

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Переправленный в другой архив запрос, извещение заявителя о местонахождении документов

- Справочник "Государственные архивы Кыргызской Республики" (Бишкек, 2006);

- Путеводители государственных архивов

Действие 1.4. Если запрос профильный, проверка полноты информации и документов, необходимых для предоставления услуги

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Установление полноты сведений, необходимых для исполнения запроса

- Инструкция

Действие 1.5. При неполноте информации (например, отсутствие адреса заявителя) или отсутствии необходимых документов (например, копии трудовой книжки) заявителю по электронной почте направляется предложение дополнить запрос

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Сообщение о неполноте в электронном формате

- Инструкция

Действие 1.6. При полноте информации и необходимых документов распечатка профильного запроса и прием на исполнение

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письменный профильный запрос заявителя

- Инструкция

Результат процедуры 1: Подлежащий регистрации письменный запрос

Продолжительность процедуры 1: в течение одного рабочего дня

Тип процедуры 1: организационно-управленческая

Процедура 2. Регистрация письменного запроса

Действие 2.1. Передача запросов органов государственной власти и запросов, требующих срочного исполнения, на рассмотрение руководителю архива

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

В течение одного рабочего дня

Резолюция руководителя о порядке и сроках исполнения запроса

- Инструкция

Действие 2.2. Регистрация письменного запроса в АИС "Электронная регистрация"

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Внесение запроса в базу данных

- Инструкция

Действие 2.3. Ознакомление с содержанием запроса, отделение непрофильных запросов, поступивших по почте

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Непрофильные запросы, поступившие по почте

- Список фондов государственного архива;

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива

Действие 2.4. Передача профильного запроса, поступившего при личном обращении, по почте и по электронной почте исполнителю

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Запрос, подлежащий исполнению

- Инструкция

Результат процедуры 2: Отделение непрофильных запросов, поступивших по почте, передача профильного запроса исполнителю

Продолжительность процедуры 2: в течение одного рабочего дня

Тип процедуры 2: административный

Процедура 3. Работа с непрофильным запросом, поступившим по почте

Действие 3.1. Определение места пересылки непрофильного запроса, поступившего по почте

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

В течение трех рабочих дней

Установлен адресат непрофильного запроса (другой государственный архив или организация)

- Справочник "Государственные архивы Кыргызской Республики" (Бишкек, 2006);

- Путеводители государственных архивов

Действие 3.2. Составление сопроводительного письма для пересылки непрофильного запроса

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Сопроводительное письмо в другую организацию

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Инструкция

Действие 3.3. Составление ответа заявителю при невозможности определить место хранения необходимой информации

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письмо заявителю о невозможности исполнения запроса и перенаправлении его по принадлежности

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Инструкция

Действие 3.4. Заверение писем подписью руководителя, регистрация исполнения в АИС "Электронная регистрация"

Руководитель госархива Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Заверенный и зарегистрированный ответ

- Инструкция

Действие 3.5. Направление заявителю ответа или копии сопроводительного письма для сведения

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письмо заявителю о месте нахождения его запроса

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Инструкция

Действие 3.6. Извещение государственного органа (Аппарат Президента КР, Аппарат ПКР, МИД КР, ГРС при ПКР) о пересылке непрофильного запроса по принадлежности

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письмо в государственный орган

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Инструкция

Действие 3.7. Отправка по почте

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

- Инструкция

Результат процедуры 3: Перенаправление непрофильного запроса по принадлежности, извещение заявителя

Продолжительность процедуры 3: в течение трех рабочих дней

Тип процедуры 3: административный

Процедура 4. Исполнение профильного запроса

Действие 4.1. Анализ тематики запроса, определение источника информации (фонда архива) по архивным справочникам

Начальник отдела

0,5 часа

Перечень архивных фондов и дел, в которых необходимо искать информацию

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива;

- Список фондов архива;

- Описи документов

Действие 4.2. Оформление заказа на выдачу документов из хранилища

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

0,2 часа

Заказ на выдачу дел из хранилища

- Правила

Действие 4.3. Поиск необходимой информации в документах архива

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

0,5-3 рабочих дня в зависимости от сложности запроса и объема информации

Архивные дела с закладками

- Правила

Действие 4.4. Составление текста архивной справки (выписки)

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

1 час

Набранный на компьютере текст архивной справки (выписки)

- Инструкция

Действие 4.5. Копирование запрашиваемых документов

Сотрудник, ответственный за снятие копий с документов

0,3 часа

Копии документов

- Правила

- Инструкция

Действие 4.6. Составление отрицательного ответа при не обнаружении необходимых сведений в документах архива, его распечатка на бланке архива, заверение подписями и гербовой печатью

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

1 час

Отрицательный ответ

- Инструкция

Действие 4.7. Проверка подготовленных документов на предмет ошибок и неточностей

Руководитель архива Начальник отдела

0,3 часа

Проверенные на качество и достоверность справки (выписки, копии, отрицательные ответы)

- Инструкция

Действие 4.8. Распечатка текста справки (выписки) на бланке архива для письма

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

0,1 часа

Распечатанная справка (выписка) на бланке архива для письма

- Инструкция

Действие 4.9. Заверение справки (выписки, копии) подписями руководителя и исполнителя и гербовой печатью архива

Руководитель архива Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

0,2 часа

Подписанные и заверенные печатью архива справки (выписки, копии)

- Инструкция

Действие 4.10. Расчет стоимости услуги

Сотрудник, ответственный за исполнение запросов

0,1 часа

Счет на оплату

- Прейскурант

Действие 4.11. Отметка в АИС "Электронная регистрация" даты исполнения, номера бланка, стоимости услуги, кол-ва экземпляров

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

0,1 часа

Регистрация исполнения запроса в базе данных

- Инструкция

Действие 4.12. Проставление регистрационного номера и даты исполнения на справке (выписке, копии, отрицательном ответе)

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

0,1 часа

Справка (выписка, копия, отрицательный ответ) с регистрационными номерами

- Инструкция

Действие 4.13. Копирование ответа и подшивка копии в дело вместе с запросом

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

0,1 часа

Копия справки (выписки, отрицательного ответа), подшитая в дело вместе с запросом

- Инструкция

Результат процедуры 4: Подготовленные к выдаче (отправке) справка (выписка, копия) или отрицательный ответ

Продолжительность процедуры 4: от 1 до 30 календарных дней в зависимости от сложности запроса, объема информации и с учетом ожидания очередности исполнения при массовом поступлении запросов. При исполнении запроса о трудовом стаже и заработной плате за длительный период (более 10 лет) срок исполнения продлевается дополнительно на 30 календарных дней по указанию руководителя государственного архива. В случае необходимости по просьбе и при согласии заявителя в соответствии с резолюцией руководителя архива запросы исполняются в срочном порядке (до 3-х дней, до 10-ти дней)

Тип процедуры 4: административный

Процедура 5. Выдача (направление) потребителю результата предоставления услуги

Действие 5.1. При наличии льгот на бесплатное предоставление услуги выдача справки (копии, выписки, отрицательного ответа) заявителю при личном обращении или отправка по почте

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

С ожиданием в очереди не более 30 мин.

Получение справки (выписки, копии, отрицательного ответа) заявителем

- Соглашение

- Прейскурант

Действие 5.2. Выдача (направление по почте) реквизитов для оплаты в банк для получения документов

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Основание для оплаты в банк

- Инструкция

Действие 5.3. Выдача справки (выписки, копии, отрицательного ответа) при личном обращении после предъявления квитанции из банка об оплате услуги или отправка по почте

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Получение справки (выписки, копии, отрицательного ответа) заявителем

- Инструкция

Действие 5.4. Отметка о выдаче справки (выписки, копии, отрицательном ответе) и почтовых расходах в АИС "Электронная регистрация"

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

В течение одного рабочего дня

Завершение регистрации исполнения запроса

- Инструкция

Результат процедуры 5: Выданная (направленная) заявителю справка (выписка, копия, отрицательный ответ)

Продолжительность процедуры 5: в течение одного рабочего дня

Тип процедуры 5: организационно-управленческий

5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур

6. Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

2. А.С.Назаралиев - главный специалист сектора финансового планирования и государственных закупок.