АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление документов во временное пользование из архивного фонда на территории архивного учреждения» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д)

Приложение 4

УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление документов во временное пользование из архивного фонда на территории архивного учреждения»

Единого реестра государственных услуг

1. Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- городскими государственными архивами;

- районными государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303.

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Общее время предоставления услуги: на ожидание в очереди и прием запроса составляет не более 20 минут; время на поиск и выдачу документа составляет не более 30 минут. Предельное время пользования документами на территории государственного архива (читальный зал) составляет не более 30 дней. По истечении 30 рабочих дней необходимо продлить время пользования государственной услугой. (2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:

а) письменное заявление;

б) документ, удостоверяющий личность;

в) разрешение фондообразователя (при его смерти разрешение его близких родственников) на пользование документами личного архива (в случае требования фондообразователя);

г) для иностранных граждан - письмо зарубежной организации или учреждения, принимающего иностранного гражданина, с просьбой о допуске пользователя к конкретным видам документов;

д) юридические лица дополнительно предоставляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность);

(3) Стоимость услуги: бесплатно. (4) Результат услуги: выдача архивных документов в читальный зал, отдельные помещения для работы с документами государственного органа.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:

- Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»;

- Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»;

- Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики»;

- ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (далее – Стандарт);

- ППКР «Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации» от 20 января 2000 года № 33» (далее – Соглашение);

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила);

- Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция);

- Правила работы пользователей в читальном зале государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденным решением ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) Архивного агентства при Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от 27 марта 2008 года № 4 (далее – Правила работы).

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедур

Примечание

1

Прием запроса, заявлений, писем (при личном обращении и по эл. почте)

а) Прием запроса при личном обращении заявителя в государственный архив;

б) прием запроса, поступившего по электронной почте

2

Допуск в читальный зал государственного архива или отказ в предоставлении государственной услуги в случае, если доступ к нему ограничен законом и в случае отсутствии необходимых документов, указанных в пп.3.2. п. 3 настоящего Регламента)

Согласно Закону «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»

3.

Выдача архивных документов из архивохранилища

Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным фондам, документам

4

Возврат архивных документов в архивохранилища

Оформление заказов на копирование документов

3. Блок-схема взаимосвязи процедур

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель (должностное лицо)

Продолжи тельность действий

Результат действия

Документы регулирующие действия

1.

2.

3.

4.

5.

Процедура 1. Прием запроса, заявлений, писем

а) прием запроса при личном обращении заявителя в государственный архив

Действие1.1. Прием заявлений и писем

Руководители архивного учреждения

На ожидание в очереди, прием заявлений и писем составляет не более 20 минут

-Регистрация заявлений и писем; -Резолюция руководителя.

Основные правила

Действие 1.2. Регистрация заявлений и писем

Сотрудник отвечающий за регистрацию документов

Заполняется Анкета пользователя и заказ на выдачу дел из хранилища

Правила работы

Действие 1.3. Ознакомление с содержанием заявлений и писем определение его принадлежности

Сотрудник отвечающий за регистрацию документов

Не более 5- минут

а) Принятие решения – подлежит ли запрос исполнению в данном государственном архиве;

б) сотрудник за выполнение данного административного действия обязан:

-определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа, то предоставленный мотивированный отказ; -принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция; -Основные правила

Действие 1.4. Передача заказа (требования) сотрудникам архивохранилища на выдачу дел для пользователей

Сотрудник отвечающий за регистрацию документов

Не более 5- минут

Заполняется акт о выдаче дел во временное пользование и выдаются дела из архивохранилищ согласно заказу (требованиям)

- Правила работы

Действие 1.5. Прием заказа и поиск перечисленных документов в заявлении

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов, заведующий архиво хранилищем

В течении одного рабочего дня

Предоставление архивных документов заявителю в читальный зал

- Правила работы;

- Список фондов государственного архива;

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива

Результат процедуры 1: регистрация и определение запроса, заявления, писем при личном обращении заявителя

Продолжительность процедуры 1: в течение 30 минут, поиск документов в течении одного рабочего дня

Тип процедуры 1: административный

Процедура 1. Прием запроса, заявлений, писем

б) прием запроса, поступившего по электронной почте

Действие 1.1. Прием заявлений и писем

Руководители архивного учреждения

В течение 3-х дней

-Регистрация заявлений и писем; -Резолюция руководителя.

Основные правила

Действие 1.2. Регистрация заявлений и писем

Сотрудник отвечающий за регистрацию документов

Зарегистрированный (заказ) запрос или письмо

Правила работы

Действие 1.3. Ознакомление с содержанием заявлений и писем определение его принадлежности

Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений

а) Принятие решения – подлежит ли запрос исполнению в данном государственном архиве;

б) сотрудник за выполнение данного административного действия обязан:

- определить подлежит ли заявление к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ,

- принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция; -Основные правила; -Стандарт; -Инструкция

Действие 1.4. При полноте информации и необходимых документов распечатка профильного заявления, письма и прием на исполнение

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию запросов

Письменный профильный запрос заявителя

- Инструкция

Результат процедуры 1: регистрация и определение запроса, заявления, писем поступившего по электронной почте

Продолжительность процедуры 1: в течении 3-х дней

Тип процедуры 1: административный

Процедура 2 Допуск в читальный зал государственного архива или отказ в предоставлении государственной услуги

Действие 2.1. Допуск в читальный зал государственного архива или отказ в предоставлении государственной услуги в случае, если доступ к нему ограничен законом или отсутствуют документы указанные в пп.3.2 п. 3 настоящего Регламента

Руководители архивных учреждений

Не более 20 минут при личном приеме

Пропуск для посещения читального зала либо отказ в предоставлении услуги

- Закон «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики»;

- Основные правила;

- Правила работы.

Действие 2.2. Формирование личного дела для посетителей читального зала

Сотрудники читального зала

Не более 10 минут

Сформированное личное дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо организации или личное заявление пользователя с резолюцией руководства архива о разрешении на работу в читальном зале.

- Основные правила;

- Правила работы

Действие 2.3. Подготовка пользователя к работе с архивными документами

Сотрудники читального зала

Не более 20 минут

Ознакомление пользователя с правами, обязанностями и ответственностью при допуске к архивным документам .

- Основные правила;

- Правила работы

Результат процедуры 2: допуск к дальнейшему действию путем регистрации поступившего обращения

Продолжительность процедуры 2: не более 1 часа

Тип процедуры 1: организационно-управленческий

Процедура 3 Выдача архивных документов из архивохранилищ в читальный зал

Действие 3.1. Выдача архивных документов пользователям читального зала

Сотрудники архивохранилища

Не более 30 мин.

Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований). Требования заполняются в 2 экземплярах и выдаются пользователям под расписку за каждую единицу предоставленного материала.

- Основные правила;

- Правила работы;

- Список фондов государственного архива

- Справочник (путеводитель) о составе и содержании фондов архива

Действие 3.2. Консультирование пользователей по возникшим вопросам

Сотрудники читального зала

В течении пользования

Сотрудники читального зала дают консультацию о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования.

- Основные правила;

- Правила работы

Действие 3.3. Обеспечение пользователя всеми видами Научно-справочного аппарата (НСА) к архивным фондам и имеющимися печатными изданиями по тематике исследования (при наличии)

Сотрудники, ответственные за работу читального зала и выдачу Научно-справочного аппарата (НСА) к архивным фондам и документам.

Не более 7 часов.

Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры, путеводители, указатели, перечни), дела и документы по теме исследования.

- Основные правила;

- Правила работы

Действие 3.4. Выдача архивных документов по теме исследования

Сотрудники архивохранилища и читального зала

Не более 20 минут

Пользователь приступает к работе по тематике

- Основные правила;

- Правила работы

Результат процедуры 3: заполнение заказа (требования) на выдачу архивных дел

Продолжительность процедуры 3: не более 30 минут (30 дней)

Тип процедуры 1: специальный (вспомогательный)

Процедура 4 Возврат архивных документов в архивохранилища из читального зала

Действие 4.1. Возврат пользователями архивных документов в читальный зал

Пользователь, сотрудники читального зала и архивохранилища

Не более 20 минут

При обратном возвращении архивных документов в архивохранилище, работник читального зала осуществляет полистную проверку архивных документов, их физического состояния, делается отметка в книгах выдачи в присутствии пользователя

- Основные правила;

- Правила работы;

Возврат архивных документов из читального зала в архивохранилище

Сотрудники читального зала и архивохранилища

Не более 20 минут

Архивные документы сдается в архивохранилища.

Результат процедуры 4: обеспечение пользователя читального зала требуемыми видами архивных документов.

Общая продолжительность процедуры: - на ожидание в очереди, прием запроса составляет не более 20 минут;

- на поиск и выдачу документов составляет не более 30 минут;

- для пользования документами на территории государственного архива (читальный зал) составляет не более 30 дней

Тип процедуры 1: специальный

5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур

Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц.

3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства. Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости).

По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные и административные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю.

11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики Административного регламента

1. Чекирова Анара Медетбековна – Заведующая отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

2. Майчинова Ж.- главный архивист ЦГА КР.