«Руководство пользователя Единого реестра государственного имущества» (Приложение №4 к приказу Фонда по управлению государственным имуществом при Правительстве Кыргызской Республики)

Приложение №4 к приказу Фонда по управлению государственным имуществом при Правительстве Кыргызской Республики от 24 февраля 2017 года № 1

Руководство пользователя Единого реестра государственного имущества

1. Аннотация

Настоящий документ является руководством пользователя информационной системы Единого реестра государственного имущества и предназначен для должностных лиц государственных организаций, участвующих в процессе инвентаризации, учета и контроля за использованием государственного имущества. В данном руководстве приводится следующая информация: Введение Подготовка к работе в системе Типы полномочий пользователей Основные действия в системе Глоссарий Предметный указатель Данный документ подготовлен в соответствии с Спецификацией функциональных требований, установленных в Компоненте I. “Идентификация и классификация государственного имущества: регулирование и политика”

Содержание

2. Содержание 2

3. Введение 3

3.1 Область применения 3

3.2 Краткое описание возможностей 3

3.3 Перечень документов, с которыми необходимо ознакомиться пользователю. 3

4. Требования к работе в системе 4

5. Типы полномочий и пользователей 5

6. Основные действия в системе 6

6.1 Регистрация в системе 6

6.2 Вход в систему 8

6.3 Рабочая область пользователя 8

6.4 Выбор формы для сдачи отчетов 10

6.5 Заполнение форм отчетов 11

6.6 Отправление на утверждение форм отчетов 13

6.7 Основные рабочие процессы в системе 14

6.7.1 Рабочий процесс добавления записей форм 14

6.7.2 Рабочий процесс актуализации записей форм 15

6.7.3 Рабочий процесс исключения записей форм 16

6.8 Поиск информации в ИС ЕРГИ 17

6.8.1 Поиск по всем записям 17

6.8.2 Поиск по всем утвержденным формам 18

6.9 Сводные отчеты 19

3. Введение

ИС ЕРГИ позволяет хранить, управлять и использовать информацию о государственной собственности и активах на основе доступных для просмотра базы данных, которая позволит осуществлять ввод, обработку и извлечение информации о государственной собственности.

3.1 Область применения

ИС ЕРГИ осуществляет сбор основных идентификационных сведений обо всех объектах и субъектах государственной собственности и обеспечивает эффективное использование информационных ресурсов государственного имущества в деятельности органов государственного управления и государственных учреждений;

3.2 Краткое описание возможностей

Учет государственного имущества в ИС ЕРГИ состоит из следующих процессов: Поступление объектов (покупка, конфискация, национализация); Исключение объектов (списание, продажа); Актуализация объектов (регистрация изменения значений атрибутов объекта учета); Результаты данных процессов отражаются следующими видами документов: Правоустанавливающие документы – документы, подтверждающие легитимность действий; Правоудостоверяющие документы – документы подтверждающие право собственности на имущество при приобретении или документ подтверждающий уполномоченным органом факт выбытия или обновления информации по объекту учета; Эта документация готовится и управляется извне ЕРГИ, но для некоторых категорий объектов, база данных хранит отсканированные изображения соответствующих документов. Основными субъектами, владельцами процессов учета, являются все подотчетные организации.

3.3 Перечень документов, с которыми необходимо ознакомиться пользователю.

Для более детального изучения процесса инвентаризации и учета государственного имущества, кроме данного руководства, рекомендуется также ознакомиться с нижеследующими материалами, подготовленными в рамках данного проекта: Краткая инструкция по установке ЭЦП для работы с ИС ЕРГИ Классификаторы, используемые в едином реестре государственного имущества Кыргызской Республики Методические инструкции по ведению единого реестра государственного имущества Кыргызской Республики Методические указания по проведению инвентаризации активов (имущества) и финансовых обязательств государственного сектора Рекомендации по улучшению политики и изменению законодательства Кыргызской Республики в сфере управления государственным имуществом Приложения к рекомендациям - проекты постановлений правительства Кыргызской Республики: “Об утверждении правил ведения единого государственного реестра имущества” “Об утверждении формы, объема и периодичности передачи данных в единый государственный реестр имущества”

4. Требования к работе в системе

Для бесперебойной работы в ИС ЕРГИ пользовательские рабочие станции должны соответствовать следующим минимальным требованиям:

Аппаратная часть:

Компонент

Минимальная конфигурация

Процессор

Intel Core 2 Duo 6450/2.3Ghz, Cache 4 Mb

Оперативная память

1Гб SDRAM

Жесткий диск

20 Gb

Видеоадаптер

Встроен в системную плату

Сетевая плата

Ethernet 100 Мб

Дополнительное оборудование

Монитор SVGA 1024x768, мышь, клавиатура

Требования к программному обеспечения

Компонент

Конфигурация

Операционная система

Microsoft Windows XP и выше или Linux family OS

Браузер

Google Chrome-40 и выше, Microsoft Edge, Mozilla Firefox 37 и выше,

Дополнительное программное обеспечение

Драйвер Рутокен ViPNet CSP Adobe Acrobat Reader

5. Типы полномочий и пользователей

В ИС ЕРГИ для всех зарегистрированных пользователей предусмотрены 5 типов пользователей. Каждый тип пользователя представляет набор полномочий, который возможно изменять и создавать новые типы пользователей с соответствующими полномочиями. Типы полномочий, предусмотренных в системе:

Ввод данных по формам учета Утверждение форм учета Просмотр форм своего субъекта Поиск по формам своего субъекта Фильтрация и генерация отчетов по формам

Консолидированная выгрузка данных по формам Выгрузка данных своего хозсубъекта Редактирование данных своего хозсубъекта Исключение данных своего субъекта Управление системой

Просмотр

Поиск

Фильтрация

Консолидированная выгрузка данных

Выгрузка данных своего хозсубъекта

Редактирование данных своего хозсубъекта

Редактирование данных объектов учёта

Удаление данных своего субъекта

Возможности администрирования

Пользователь-1

X

Пользователь-2

X

X

X

X

X

Х

Оператор хозсубъекта

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Оператор ФУГИ

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Администратор

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

6. Основные действия в системе

Перед тем кам начать работу с ИС ЕРГИ пожалуйста удостоверьтесь, что Ваша рабочая станция соответствует минимальным техническим требованиям к аппаратной части и на ней установлены все необходимые программные пакеты. Также ознакомьтесь с “Краткая инструкция по установке ЭЦП для работы с ИС ЕРГИ” и установите сертификат ЭЦП на рабочей станции для осуществления входа в систему.

6.1 Регистрация в системе

Для начала работы в ИС ЕРГИ каждый пользователь должен быть зарегистрирован в системе, обладать именем пользователя, паролем и ЭЦП. ЭЦП должно быть выдано соответствующим сертифицированным центром и соответствовать установленному со стороны государственных органов техническим требованиям к методам и протоколам шифрования. Для регистрации в системе необходимо зайти на сайт ИС ЕРГИ и зарегистрироваться, кликнув на соответствующую ссылку (Рис. 1)

Рис. 1 В открывшемся окне (Рис. 2) регистрации необходимо заполнить соответствующие обязательные для заполнения поля. Обязательными для заполнения являются следующие поля: Имя пользователя – набор из английских букв, например imja_familia пользователя Пароль – набор из английских букв, цифр и пунктуационных знаков. Он должен содержать обязательно одну Заглавную букву, одну цифру и один пунктуационный знак и содержать не менее 8 символов. Повторить пароль – необходимо в точности повторить набор символов, введенных в поле “Пароль”. Имя – Полное имя пользователя, указанное в паспортных данных. Фамилия – Полное имя пользователя, указанное в паспортных данных. Номер паспорта – номер действующего документа, удостоверяющего личность пользователя. Корпоративный идентификатор – ИНН организации, должностным лицом которой является пользователь. Эл. почта – действующий адрес электронной почты, на которую будут высланы указания по дальнейшим действиям.

Рис. 2 После заполнения данных необходимо нажать на кнопку “Регистрация” и после утверждения записи со стороны операторов ФУГИ ВЫ можете совершить вход в систему.

6.2 Вход в систему

Для осуществления входа в систему пользователь должен ввести имя пользователя, пароль, указать файл ЭЦП и нажать кнопку вход (Рис. 3). Файл ЭЦП согласно “Краткая инструкция по установке ЭЦП для работы с ИС ЕРГИ” должен быть сохранен на локальном компьютере и при входе необходимо указать путь к этому файлу. Если Вы забыли пароль к входу в систему, кликните на ссылку “Забыли пароль” и Вам на электронную почту придет письмо с указаниями по восстановлению пароля.

6.3 Рабочая область пользователя

После удачного входа в систему пользователь окажется в свой рабочей области, где размещены основные инструменты по работе с ИС ЕРГИ (Рис 4).

Рис. 4

Рабочая область пользователя состоит из следующий разделов:

Разделы Меню

Данный раздел предоставляет доступ ко всем разделам и папкам ИС ЕРГИ. Основными разделами системы являются: Рабочий стол – подробнее о данном разделе см. пункт 3 данной таблицы. Записи – в данном разделе хранятся все записи созданные Вами в системе. Отчеты – утвержденные со стороны должностных лиц формы отчетов, сданных в ФУГИ.

Архив - в данном разделе хранятся все записи в системе, авторами которых Вы являетесь или же были получены Вами для осуществления каких-то действий (Утверждение, Отправка на доработку, Сдача в ФУГИ и т. д.). Регистр Имущества – Реестр государственного имущества, закрепленного за Вашей организацией и зарегистрированного в ФУГИ Расширенный поиск – поиск по всем полям форм данных, введенных в ИС ЕРГИ Сводные отчеты – Конструктор сводных отчетов по всем формам ввода

Панель инструментов

Данный раздел включает в себя инструменты по заполнению форм и поиска информации по основным полям записей (Заголовок записи, статус записи, дата создания, номер формы и рабочего процесса).

Рабочий стол

Данный раздел отображает все записи, которые на данный момент требуют от Вас необходимых действий. Здесь отображаются записи, созданные Вами или отправленные Вам на утверждение.

6.4 Выбор формы для сдачи отчетов

Для сдачи форм отчетов кликните на кнопку “Новый” из панели инструментов и в открывшемся окне (Рис 8) выберите форму, запись из которой вы собираетесь зарегистрировать в ФУГИ. При выборе вида формы руководствуйтесь документами и приложениями к рекомендациям по ведению единого государственного реестра имущества Кыргызской Республики: “Об утверждении правил ведения единого государственного реестра имущества” “Об утверждении формы, объема и периодичности передачи данных в единый государственный реестр имущества”

Рис. 5 Выбрав форму из списка (одновременно можно выбрать только одну форму для записи), кликните на кнопку “Выбрать” и начните заполнение соответствующих полей формы.

6.5 Заполнение форм отчетов

Заполнение форм отчетов необходимо вести строго в соответствии с правовыми актами, принятыми по ведению единого государственного реестра имущества Кыргызской Республики. Формы представляют набор полей для ввода данных следующих видов:

Тип поля

Описание

Внешний вид

Поле для ввода текстовых значений

Данное поле предназначено для ввода любых цифровых-буквенных значений без ограничений

Поле для ввода цифровых значений

Данное поле предназначено для ввода только числовых значений 0-9 до 13-и символов

Поле для ввода даты и времени

Данное поле предназначено для ввода даты в формате МЕСЯЦ-ДЕНЬ-ГОД, данные можно выбрать из предлагаемого календаря или ввести вручную

Поле для выбора из простого списка

Данное поле предназначено для выбора значений из предустановленного списка возможных вариантов

Поле для выбора из электронной библиотеки

Данное поле предназначено для выбора значений из электронных библиотек (классификаторов), для заполнения значений необходимо кликнуть на знак [+]

Поле для прикрепления файлов

Данное поле предназначено для прикрепления файлов из локальных рабочих станций. Размер файла не должен превышать 20 Мб

Заполнив все поля форм необходимо нажать кнопку «Создать» (Рис 6)

Рис. 6 И если Вы увидите на экране сообщение “Задача создана” (Рис 7), значит все прошло успешно и можете отправить данную запись на утверждение.

Рис. 7

6.6 Отправление на утверждение форм отчетов

6.7 Основные рабочие процессы в системе

В ИС ЕРГИ создан конструктор рабочих процессов, который позволяет администратору системы создавать новые и редактировать созданные рабочие процессы в системе. Каждая форма сдачи отчетов может иметь собственный рабочий процесс или пользоваться уже установленными стандартными рабочими процессами. В версии Релиз 2.0 ИС ЕРГИ существует 3 стандартных рабочих процесса:

6.7.1 Рабочий процесс добавления записей форм

В рамках данного процесса (Рис. 5) со стороны субъектов ИС ЕРГИ регистрируется факт поступления (покупка, конфискация, национализация) объекта гос. имущества. Согласно методологии заполнения отчетов данные вводятся в систему и регистрируются в ИС ЕРГИ после утверждения должностного лица субъекта наделенного соответствующими правами.

Действия, используемые в процессе.

Создать запись

Отправить на утверждение

Отправить на доработку

Утвердить

Регистрация в ИС ЕРГИ

Статусы, используемые в процессе.

Новая запись

Отправлена на утверждение

Отправлена на доработку

Завершена

6.7.2 Рабочий процесс актуализации записей форм

В рамках данного процесса (Рис. 6) осуществляются изменения значений атрибутов объектов учета уже зарегистрированных в ИС ЕРГИ. После утверждения изменений со стороны должностного лица запись об изменениях регистрируется в ИС ЕРГИ.

Действия, используемые в процессе.

Выбрать запись

Отправить на утверждение

Отправить на доработку

Утвердить

Актуализация в ИС ЕРГИ

Статусы, используемые в процессе.

Новое изменение

Отправлена на утверждение

Отправлена на доработку

Завершена

6.7.3 Рабочий процесс исключения записей форм

В рамках данного процесса (Рис. 7) осуществляются исключение объектов учета уже зарегистрированных в ИС ЕРГИ. После утверждения со стороны должностного лица запись об исключении регистрируется в ИС ЕРГИ.

Действия, используемые в процессе.

Выбрать запись

Отправить на утверждение

Отправить на доработку

Утвердить

Исключение из ИС ЕРГИ

Статусы, используемые в процессе.

Исключение записи

Отправлена на утверждение

Отправлена на доработку

Завершена

6.8 Поиск информации в ИС ЕРГИ

Для обеспечения эффективного поиска и группировки записей в ЕРГИ предусмотрены несколько инструментов обработки информации. Поиск по всем записям Поиск по всем утвержденным формам

6.8.1 Поиск по всем записям

Данный инструмент предоставляет возможность поиска по существующим записям в системе, введенным со стороны операторов, как новым записям, так и записям по актуализации и исключению данных. Для осуществления поиска необходимо выбрать вкладку «Поиск по записям» из разделов меню (рис. 11)

Рис. 11 В открывшейся странице выберите форму по которой необходимо осуществить поиск и выберите все поля, информацию по которым Вам необходимо отобразить в результатах поиска (Рис 12).

Рис. 12 Поиск возможен по нескольким параметрам и значениям полей с указанием связи между значениями Например: поиск по Форме 7 где в заголовке присутствуют значения “Математика” и “Учебник” с Первоначальной стоимостью = 200 сом. Введите в поле 1 значение “Учебник” и кликните на строку 2, условие поиска добавится в список с условием И , возможно также изменить связку условий на ИЛИ,в поле “Первоначальная стоимость” введите значение 200.

Следующим шагом подтвердите условия поиска, нажав кнопку “Подтвердить”, если результат поиска необходимо вывести на экран, если Вам необходимо скачать в формате CSV кликните на кнопку “Скачать”, для сохранения условий поиска в фильтрах выберите кнопку “Сохранить”

Результаты поиска можно ограничить выбрав из списка по 25,50,100 записей.

6.8.2 Поиск по всем утвержденным формам

Данный инструмент предоставляет возможность поиска по сданным отчетам, и предназначен для контроля сданных отчетов со стороны персонала ФУГИ . Для осуществления поиска необходимо выбрать вкладку «Расширенный поиск» из разделов меню (рис. 13). Рис. 13 Выбрав форму ввода для поиска, на экране появятся все поля доступные для поиска по данной форме. Рядом с каждым названием поля указаны условия поиска: LIKE – Точное совпадение по указанному значению ILIKE –Совпадение по указанному значению (регистро-независимое) IN –Совпадение по группе значений Выбрав поля для поиска, введите значения для поиска по данному полю и нажмите на кнопку «Просмотр» для получения результатов поиска.

6.9 Сводные отчеты

Для подготовки отчетов по всем формам и подотчетным организациям в ИС ЕРГИ предусмотрен инструментарий по созданию сводных отчетов, который позволяет на основе уже созданных с помошью форм поиска фильтров получить сводные отчеты. Данный модуль включает в себя гибкую подсистему генератора отчетов, где пользователи могут создавать свои собственные формы отчетности посредством сортировки, группирования, фильтрации и обобщение полей из базы данных ИС ЕРГИ. Для создания сводных отчетов небходимо выбрать вкладку «Сводные отчеты» из разделов меню (рис. 14).

Выбрав из списка заранее сохраненных фильтров необходимую запись, перейдите к формированию отчета.

В поле “Значение по вертикали” необходимо выбрать колонку из формы отчета по которой необходимо провести группировку данных. В поле “Колонки по горизонтали” необходимо выбрать колонку из формы отчета по которой необходимо вывести значения согласно выбранной группировке данных. В поле “Поля для операций” необходимо выбрать колонку из формы отчета над которой необходимо провести выбранную операцию. Если Вам необхидмо вывести по горизонтали значения нескольких полей, то необходимо оставить поле “Колонки по горизонтали” пустым и кликнув на кнопку “Добавить расчетное поле” выбрать необходимые колонки для вывода на экран. Кликнув на кнопку “Создать отчет” вы получите выбранный Вами набор данных в виде сгруппированного отчета и при необходимости можете его распечатать с помошью встроенных функций браузера или кликнув на кнопку “Печать”