# "ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц" (Приложение 1 к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160) - Полное наименование: "ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц" (Приложение 1 к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160) - Вид акта: Постановление - Номер: 160 - Дата принятия: 18.03.2014 - Статус: Действует - Редакция от: 18.03.2014 - Язык текста: русский - Страница на aqlex: - Официальный источник: - Текст на другом языке (Markdown): > Текст приведён по редакции от 18.03.2014 по данным официального источника. Это не юридическая консультация: для юридически значимых действий сверяйтесь с официальной публикацией. > > Как ссылаться: "ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц" (Приложение 1 к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160) (ред. от 18.03.2014) - https://aqlex.ai/doc/96240 --- Приложение 1 к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160 ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц 1. Общие положения 1. Для хранения документов, их учета, упорядочения и использования, а также для подготовки к передаче на государственное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления и юридических лицах независимо от формы собственности (далее - учреждение) создается архив. 2. Архив учреждения создается как самостоятельное структурное подразделение или входит в состав службы делопроизводства. Учреждение обязано обеспечить архив специальным помещением и необходимым оборудованием. 3. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив учреждения, функций и специфики деятельности учреждения создаются следующие виды архивов: архив учреждения или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение документов только данного учреждения и его предшественников; центральный архив учреждения, хранящий документы центрального аппарата, а также документы учреждений непосредственного подчинения; центральный отраслевой архив учреждения, хранящий документы учреждений отрасли (системы) всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения; объединенный архив учреждений, хранящий документы нескольких учреждений, связанных системой соподчиненности, или однотипных по профилю деятельности. 4. Архив учреждения в своей деятельности руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики" и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства. 5. Архив учреждения осуществляет свою деятельность в тесном контакте с государственным архивом, источником комплектования которого является данное учреждение. 6. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своем архиве, которое после согласования с государственным архивом утверждается внутриведомственным актом учреждения. 7. При реорганизации или ликвидации учреждения документы архива, а также документы, находящиеся в делопроизводстве, в упорядоченном состоянии передаются учреждению-правопреемнику или в архив вышестоящего учреждения, при их отсутствии - в соответствующий государственный архив. 2. Задачи архива учреждения 8. Организация и функционирование архива учреждения необходимы для выполнения следующих задач: - комплектование документов, состав которых предусмотрен положением об архиве; - учет и обеспечение сохранности документов; - создание научно-справочного аппарата к документам архива; - использование документов; - подготовка и передача документов, относящихся к Национальному архивному фонду Кыргызской Республики, на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики". 3. Функции архива учреждения 9. Архив учреждения осуществляет следующие функции: - принимает на хранение законченные делопроизводством упорядоченные документы структурных подразделений учреждения, а также других учреждений, являющихся источниками комплектования архива; - центральный (центральный отраслевой) и объединенный архивы составляют и ведут списки учреждений - источников комплектования; - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; - составляет и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива; - проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, обрабатывает документы и представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) учреждения годовые разделы описей дел, подлежащих хранению, а также акты о выделении дел к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; - участвует в работе ЦЭК или ЭК учреждения; - подготавливает и передает на постоянное хранение в соответствующий государственный архив документы в сроки, установленные Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики"; - представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; - контролирует сохранность, правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях учреждения; - вносит предложения руководству учреждения о совершенствовании архивного дела и делопроизводства; - выдает в установленном порядке справки, копии, выписки из документов, ведет учет использования документов; - участвует в разработке нормативно-методических документов по вопросам архива и делопроизводства; - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям учреждения в работе с документами; - участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации и переподготовке работников архива и службы делопроизводства. 4. Права 10. Архивариус имеет право: - требовать от структурных подразделений и учреждений - источников комплектования своевременной передачи документов в порядке, установленном Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики"; - контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях и учреждениях - источниках комплектования архива; - запрашивать от структурных подразделений и учреждений - источников комплектования сведения, необходимые для функционирования архива; - привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов учреждения. 5. Ответственность 11. Архивариус или работник, ответственный за архив учреждения, несет ответственность за: - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; - утрату или несанкционированное уничтожение документов; - несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и временного сроков хранения; - несвоевременную передачу документов на государственное хранение; - необоснованный отказ в выдаче гражданам архивных справок, выписок, копий документов при их наличии в учреждении; - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Кыргызской Республики; - необоснованный отказ в приеме документов подведомственных учреждений; - непринятие мер по передаче архивных документов правопреемнику или при его отсутствии - в соответствующий государственный архив в случае ликвидации или реорганизации учреждения; - непредставление сведений об условиях хранения и количестве хранящихся документов в соответствующий государственный архив; - незаконную куплю-продажу и иные противозаконные сделки с документами, относящимися к государственной части Национального архивного фонда Кыргызской Республики; - недопуск представителя государственного архивного учреждения в архив учреждения. 6. Состав документов архива учреждения 12. Состав документов архива учреждения зависит от функций и специфики деятельности учреждения. 13. В зависимости от вида архива в нем хранятся: - документы данного учреждения; - документы учреждений-предшественников; - документы ликвидированных учреждений отрасли; - документы подведомственных учреждений и территориальных органов. 14. В состав документов архива учреждения входят: - завершенные делопроизводством документы постоянного срока хранения; - документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения; - документы по личному составу; - документы временного срока хранения ликвидированных учреждений. В архиве учреждения хранятся также аудиовизуальные (кино-, фото-, фоно-, видео-) документы, научно-справочный аппарат к документам (описи дел, картотеки и др.), учетные документы. 7. Требования к помещению и оборудованию архива учреждения 15. Архив учреждения должен располагаться в отдельном помещении, оборудованном или приспособленном для хранения документов. 16. Помещение архива должно быть изолировано от рабочих комнат сотрудников, лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. 17. Помещение архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. 18. В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в помещение архива. 19. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатываются или пломбируются. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте. 20. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией, на окна помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются металлические решетки. 21. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении архива должно быть закрытого типа; не допускается установка в помещении архива распределительных щитов, предохранителей и рубильников. 22. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием. 23. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных лучей окна зашториваются или закрашиваются краской. 24. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим параметрам: Виды документов Температура Влажность Документы на бумажной основе +17-19 ºC 50-55% Документы на пленочных носителях: - черно-белых; +15 ºC 40-55% - цветных +2-5 ºC 40-55% Документы на магнитных лентах и дисковых носителях +15-20 ºC 50-65% В помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, установку дополнительных средств увлажнения или осушения воздуха. 25. В помещении для хранения документов на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара или другого бедствия. 26. Помещение архива должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли. 27. Для хранения документов в помещении архива должны устанавливаться стационарные металлические стеллажи. Допускается установка деревянных стеллажей при условии их периодической обработки специальными огнезащитными составами. 28. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы. 29. Для выдачи, укладки и перемещения документов работники архива должны быть обеспечены стремянками и специальными тележками.