Типовое Положение о ведомственном архиве учреждения, организации, предприятия (Утверждено постановлением Правительства Кыргызской Республики)

Утверждено

постановлением Правительства

Кыргызской Республики

от 29 апреля 2002 года N 264

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о ведомственном архиве учреждения,

организации, предприятия

1. Общие положения

1.1. Ведомственный архив создается в учреждении, организации,

предприятии (далее - учреждение) и осуществляет свою деятельность

за счет средств данного учреждения.

1.2. Ведомственный архив осуществляет временное хранение и

использование документов, в т.ч. кинофотодокументов и

видеозвукозаписей учреждения до передачи их на постоянное хранение в

государственный архив.

1.3. Ведомственный архив может осуществлять хранение и

использование документов учреждений, связанных соподчиненностью или

однотипных по профилю деятельности. В таком случае он будет являться

объединенным ведомственным архивом.

1.4. Ведомственный архив в своей деятельности руководствуется

законодательством Кыргызской Республики, Законом Кыргызской Республики

"О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами и

указаниями учреждения, при котором он создан, правилами и

инструкциями республиканского и региональных органов управления

архивным делом и настоящим Примерным положением.

1.5. Документы ведомственного архива, а также документы,

находящиеся в производстве при реорганизации или ликвидации

учреждения, в упорядоченном состоянии передаются учреждению-

правопреемнику или в вышестоящую организацию, при отсутствии

таковых - в соответствующий государственный архив.

2. Основные задачи архива

2.1. Комплектование документами, относящимися к его профилю.

2.2. Обеспечение сохранности и учета документов Национального

архивного фонда Кыргызской Республики, документов долговременного

(свыше 10 лет) срока хранения.

2.3. Создание и совершенствование системы научно-справочного

аппарата к документам архива.

2.4. Организация использования документов.

2.5. Подготовка и своевременная передача документов на

государственное хранение.

3. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами ведомственный

архив:

3.1. Осуществляет прием документов из структурных подразделений

учреждения.

3.2. Обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит

проверки наличия и состояния дел.

3.3. Ведет учет хранящихся в архиве документов, представляет в

соответствующий государственный архив сведения о документах.

3.4. Оказывает методическую помощь в организации и проведении

экспертизы ценности документов структурным подразделениям учреждения.

3.5. Составляет и представляет на рассмотрение Центральной

экспертной комиссии (Экспертной комиссии) учреждения и Экспортно-

проверочной методической комиссии соответствующего

государственного архива сводные годовые разделы описей, а также

описи документов по личному составу, кинофотодокументов и

видеозвукозаписей.

3.6. Разрабатывает нормативно-методические пособия по работе с

документами, принимает участие совместно с делопроизводственными

службами в подготовке нормативных документов по делопроизводству, а

также в осуществлении контроля за правильностью формирования,

оформления и состоянием хранения дел в делопроизводстве структурных

подразделений.

3.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат

к документам архива.

3.8. Передает в установленном порядке на государственное хранение

документы и научно-справочный аппарат к ним.

3.9. Осуществляет использование документов:

3.9.1. по поступившим из структурных подразделений, других

учреждений и от граждан запросам выявляет и подбирает документы,

готовит по ним соответствующие информации;

3.9.2. выдает документы во временное пользование;

3.9.3. исполняет запросы учреждений и граждан об установлении

трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера,

консультирует по вопросам местонахождения документов, необходимых для

наведения архивных справок.

3.10. Участвует в организации и проведении совещаний, семинаров и

др. мероприятий по обмену опытом и повышению квалификации работников

по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4. Состав документов архива

В состав документов ведомственного архива входят:

4.1. Завершенные делопроизводством:

4.1.1. документы постоянного срока хранения, создаваемые в

деятельности данного учреждения;

4.1.2. документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

4.2. Документы ликвидированных организаций.

4.3. Документы по личному составу.

4.4. Кинофотодокументы и видеозвукозаписи.

4.5. Научно-справочный аппарат, учетные документы.

5. Права архива

Для выполнения возложенных на него задач ведомственному архиву

предоставляется право:

5.1. Требовать от руководителей структурных подразделений

учреждения соблюдения установленных правил сохранности документов и

организации документов в делопроизводстве.

5.2. Осуществлять контроль за сохранностью документов в

структурных подразделениях учреждения. При обнаружении фактов их

утери вносить вопрос на рассмотрение руководства учреждения для

принятия к виновным мер взыскания в соответствии с

законодательством Кыргызской Республики по архивному делу.

5.3. Давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по

вопросам, входящим в компетенцию архива.

5.4. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения,

необходимые для работы архива.

5.5. Привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов,

работающих в структурных подразделениях отрасли.

5.6. Информировать руководство учреждения, экспертную службу о

состоянии Архивного дела и вносить предложения по его

совершенствованию.

6. Организация деятельности

ведомственного архива

6.1. Ведомственный архив должен возглавлять специалист, имеющий

высшее или среднее специальное образование, а также стаж

практической работы в учреждении.

6.2. Заведующий ведомственным архивом назначается и освобождается

руководителем учреждения.

6.3. Заведующий ведомственным архивом:

6.3.1. организует и осуществляет деятельность ведомственного

архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных

на архив обязанностей;

6.3.2. осуществляет свою деятельность в тесном контакте с

соответствующим архивным учреждением;

6.3.3. представляет учреждение по вопросам, входящим в компетенцию

архива, является заместителем председателя экспертной комиссии

учреждения;

6.3.4. совместно с руководством учреждения несет персональную

ответственность за сохранность документов ведомственного архива.

Приложение

ТРЕБОВАНИЯ

к помещению и оборудованию архива

1. Ведомственный архив должен располагаться в отдельном

помещении(ях), оборудованном или приспособленном для хранения

документов.

2. Помещения архива должны быть изолированными от рабочих комнат

для сотрудников, лабораторных, производственных, складских и

бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых

продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними

вентиляционных каналов.

3. Помещение архива должно быть безопасным в пожарном отношении,

гарантировано от затопления и иметь запасный выход.

В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных,

канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб

немагистрального характера допускается при условии их изоляции в

специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение

выбросов из них в помещение.

4. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим

листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются

или пломбируются. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в

установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте.

5. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией, на окна

помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются

металлические решетки.

6. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении

архива должно быть закрытого типа, не допускается установка в

помещении архива распределительных щитов, предохранителей и

рубильников.

7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной

сигнализацией. В обязательном порядке должно оборудоваться

противопожарное водоснабжение, пожарные краны устанавливаются на

лестничных площадках.

Основным противопожарным оборудованием архива являются

углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые

устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров

площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помимо огнетушителей в помещении архива должен быть установлен

пожарный щит с песком, лопатами, ведрами, куском тяжелого материала

для набрасывания на огонь.

8. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных

лучей окна зашториваются, оклеиваются бумагой или закрашиваются

краской.

9. Температурно-влажностный режим хранения документов в помещении

архива с нерегулируемым климатом (т.е. при отсутствии специальных

установок для регулирования температуры и влажности воздуха) должен

соответствовать следующим нормам:

В целях улучшения режима хранения документов в помещении архива с

нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка

дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных

приборов для просушивания помещений и т.п.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется

путем измерения специальными приборами (термометром, гигрометром,

психрометром) не реже двух раз в неделю и фиксируется в специальных

регистрационных журналах.

10. В архиве на видном месте вывешиваются инструкция о мерах

пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара

или другого бедствия.

11. Помещение архива должно содержаться в образцовом порядке и

чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых,

грызунов и накопление пыли.

12. Для хранения документов в помещении архива должны

устанавливаться стационарные металлические стеллажи. Допускается

установка деревянных стеллажей при условии их периодической

обработки специальными огнезащитными составами.

13. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов

архива используются сейфы или металлические шкафы.

14. Для выдачи, укладки и перемещения документов работник архива

должен быть обеспечен стремянками и специальными тележками.