Инструкция о порядке учета и хранения государственных наград Кыргызской Республики и документов к ним (Утверждено распоряжением Президента Кыргызской Республики)

Утверждена

Распоряжением Президента

Кыргызской Республики

от 19 августа 1996 года N РП-285

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке учета и хранения государственных наград

Кыргызской Республики и документов к ним

Установленный настоящей Инструкцией порядок учета и хранения расп-

ространяется на все виды государственных наград Кыргызской Республики и

документов к ним.

I. Учет государственных наград

Кыргызской Республики и документов к ним в Администрации

Президента Кыргызской Республики, областных государственных

администрациях, местном самоуправлении города Бишкека,

министерствах, административных ведомствах

и исполнительных органах

1. Хранение государственных наград Кыргызской Республики и доку-

ментов к ним должно быть организовано с учетом полной сохранности от

хищений, пожаров и порчи. Государственные награды и документы к ним

должны храниться в металлических шкафах или сейфах в специально обору-

дованных помещениях. Помещение, а также металлические шкафы и сейфы,

где они хранятся, по окончании рабочего дня должны опечатываться или

пломбироваться. Хранение должно быть сосредоточено у материально от-

ветственных лиц. Администрация должна заключить с этими лицами договоры

о материальной ответственности.

Доступ посторонних лиц в места хранения государственных наград и

документов к ним не разрешается.

2. Материальную ответственность за сохранность государственных

наград и документов к ним в Администрации Президента Кыргызской Респуб-

лики несет заведующий орденской кладовой, а в областных государственных

администрациях, местном самоуправлении города Бишкека, министерствах,

административных ведомствах и исполнительных органах - работник, от-

ветственный за хранение государственных наград и документов к ним.

3. Учет и хранение государственных наград и документов к ним ве-

дется в управлении делами Администрации Президента Кыргызской Республи-

ки, областных государственных администрациях, местном самоуправлении

города Бишкека, министерствах, административных ведомствах и исполни-

тельных органах.

4. Устанавливается следующий порядок выдачи и направления госу-

дарственных наград и документов к ним для их вручения награжденным: уп-

равление делами Администрации Президента Кыргызской Республики выдает

государственные награды и документы к ним из орденской кладовой отделу

государственных наград или отправляет посылками через органы фельдъ-

егерской связи областным государственным администрациям, местному само-

управлению города Бишкека, министерствам, административным ведомствам и

исполнительным органам на основании требования (форма N 3).

5. Прием государственных наград и документов к ним в Администрации

Президента Кыргызской Республики производится комиссией в составе заве-

дующего орденской кладовой, работника отдела государственных наград и

работника бухгалтерии, а на местах - работника, ответственного за хра-

нение государственных наград, работника бухгалтерии и ответственного

работника соответствующего органа.

Перед вскрытием посылок комиссия должна проверить сохранность упа-

ковок, пломб, печатей. Наличие в посылках государственных наград и до-

кументов к ним сверяется с вложенной в одной из посылок накладной (фор-

ма N 4). Пломба, этикетка и упаковочный талон каждой посылки должны

сохраняться до конца проверки ее содержимого.

На принятые государственные награды и документы к ним составляется

акт о приеме (форма N 1). Государственные награды и документы к ним

вместе с копией акта о приеме передаются работнику, ответственному за

их хранение, под роспись. Работник, ответственный за хранение государс-

твенных наград, записывает в приходно-расходную книгу учета (форма N 2,

"Приход") принятые государственные награды и документы к ним по их ви-

дам и отправляет подтверждение (форма N 5) об их получении в управление

делами Администрации Президента Кыргызской Республики.

6. На основании отчета работника, ответственного за хранение госу-

дарственных наград, о поступлении государственных наград с приложением

акта о приеме бухгалтерия ведет учет их поступления в приходно-расход-

ной книге учета (форма N 2).

7. Выданные или отправленные посылками государственные награды и

документы к ним заведующий орденской кладовой в Администрации Президен-

та Кыргызской Республики или работник, ответственный за хранение госу-

дарственных наград на местах, списывает в расход по приходно-расходной

книге учета (форма N 2, "Расход") и исполненное требование передает в

бухгалтерию. Бухгалтерия на основании требования с подписью получателя

записывает выданные государственные награды и документы к ним по счету

в расход.

8. Областные государственные администрации, местное самоуправление

города Бишкека, министерства, административные ведомства и исполнитель-

ные органы, оформив протоколы вручения, отчеты о получении и вручении

государственных наград (форма N 6) и учетные карточки награжденных,

проверяют правильность вручения государственных наград, соответствие

протокола вручения отчетам, после чего передают (пересылают) их заведу-

ющему орденской кладовой управления делами Администрации Президента

Кыргызской Республики. Бухгалтерия на основании отчетов списывает с по-

дотчетных организаций врученные государственные награды и документы к

ним.

На основании отчетов о получении и вручении государственных наград

и документов к ним, поступивших в течение отчетного периода, а также

протоколов вручений, произведенных в области, городе Бишкеке, минис-

терствах, административных ведомствах и исполнительных органах, заведу-

ющий орденской кладовой управления делами Администрации Президента Кыр-

гызской Республики составляет отчет о вручении орденов, медалей, наг-

рудных знаков, документов к ним и Почетных грамот Кыргызской Республики

(форма N 6) не позднее 10-го числа следующего за отчетным периодом ме-

сяца, представляет его в отдел государственных наград Администрации

Президента Кыргызской Республики.

9. Пересылка государственных наград Кыргызской Республики и доку-

ментов к ним из одного исполнительного органа в другой или в другие го-

сударства не разрешается.

10. Ответственность за состояние учета и хранение государственных

наград и документов к ним возлагается на управляющего делами Админист-

рации Президента Кыргызской Республики, глав областных государственных

администраций, местного самоуправления города Бишкека, руководителей

министерств, административных ведомств, исполнительных органов.

II. Инвентаризация государственных

наград Кыргызской Республики и документов к ним

11. Ежегодно на 1 января в орденской кладовой Администрации Прези-

дента Кыргызской Республики, областных государственных администрациях,

местном самоуправлении города Бишкека, министерствах, административных

ведомствах и исполнительных органах проводится инвентаризация наличия

государственных наград и документов к ним. Кроме того, инвентаризация

должна проводиться при смене материально ответственных лиц, при уста-

новлении фактов утраты государственных наград или документов к ним, а

также в других необходимых случаях.

Для проведения инвентаризации в орденской кладовой распоряжением

руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики, а на мес-

тах - главы областной государственной администрации, местного самоуп-

равления города Бишкека, руководителя министерства, административного

ведомства и исполнительного органа, создается инвентаризационная комис-

сия с обязательным участием работника бухгалтерии.

Инвентаризация наличия государственных наград и документов к ним

проводится при обязательном участии материально ответственного лица, не

являющегося членом инвентаризационной комиссии.

12. Инвентаризационная комиссия обязана:

- проверить по документам соответствие числящихся на имеющихся

счетах остатков государственных наград и документов к ним;

- составить инвентаризационные ведомости по месту хранения госу-

дарственных наград и документов к ним;

- в случае расхождений фактического наличия с данными учета причи-

ны расхождений отметить в акте (недостачи, излишки и др.).

13. Результаты работы комиссии отражаются в акте, один экземпляр

которого вручается лицу, ответственному за сохранность государственных

наград и документов к ним, а второй передается в бухгалтерию для сос-

тавления сличительной ведомости.

Акты инвентаризации должны быть подписаны всеми членами комиссии,

а материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания:

"Все государственные награды Кыргызской Республики и документы к

ним, перечисленные в настоящем акте, проверены в моем присутствии, в

связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Все числя-

щиеся на моем ответственном хранении государственные награды и докумен-

ты к ним предъявлены комиссии полностью".

При наличии претензий к инвентаризационной комиссии материально

ответственное лицо имеет право приложить к акту инвентаризации объясни-

тельную записку с изложением своего особого мнения.

14. Для выявления результатов инвентаризации государственных наг-

рад и документов к ним бухгалтерия составляет сличительные ведомости, а

также сводный акт инвентаризации (форма N 7), в который включаются све-

дения о государственных наградах и документов к ним, имеющихся в нали-

чии.

Сводные акты инвентаризации утверждаются руководителями соответс-

твующих органов.

По всем недостачам и излишкам должны быть приложены письменные

объяснения от соответствующих работников, материалы о результатах слу-

жебного расследования и принятых конкретных мерах.

15. Областные государственные администрации, местное самоуправле-

ние города Бишкека, министерства, административные ведомства и исполни-

тельные органы не позднее 15 января высылают в управление делами Адми-

нистрации Президента Кыргызской Республики сводные акты инвентаризации.

В необходимых случаях к сводному акту инвентаризации прилагается

объяснительная записка.

III. Порядок оформления документов в связи

с недостачей, заменой или утратой государственных наград

Кыргызской Республики и документов к ним

16. Обнаруженная инвентаризационной комиссией в областных госу-

дарственных администрациях, местном самоуправлении города Бишкека, ми-

нистерствах, административных ведомствах и исполнительных органах при

вскрытии посылок с государственными наградами и документами к ним не-

достача или несоответствие наличия государственных наград и документов

к ним с накладной оформляется актом, который составляется в двух эк-

земплярах. Один экземпляр акта, пломба, этикетка посылки направляются в

управление делами Администрации Президента Кыргызской Республики. Пре-

тензии на недостачу или замену без пломбы и этикетки посылки не расс-

матриваются.

17. Ходатайства областных государственных администраций, местного

самоуправления города Бишкека, министерств, административных ведомств и

исполнительных органов о списании с их подотчета утраченных государс-

твенных наград и документов к ним должны содержать полную информацию о

причинах и обстоятельствах утраты, конкретных виновниках, результатах

рассмотрения вопроса.

Ходатайство подписывается руководителем и направляется в Админист-

рацию Президента Кыргызской Республики.

18. Вопрос о возможности списания с подотчета областной государс-

твенной администрации, местного самоуправления города Бишкека, минис-

терства, административного ведомства, исполнительного органа утраченных

по тем или иным причинам государственных наград и документов к ним

рассматривается отделом государственных наград и управлением делами Ад-

министрации Президента Кыргызской Республики.

Форма N 1

АКТ

о приеме N _______

______________________________________________________

(наименование учреждения-получателя)

Принято от _______________________________________________________

(наименование организации, учреждения)

_______________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность)

по накладной от ____________________________________ 199__ г. N _______

Члены комиссии:

1. __________________________________ _____________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

2. __________________________________ _____________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

3. __________________________________ _____________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

Ценности, указанные в графе "принято", получил:

Ответственный за учет и хранение

государственных наград ___________________________

(Ф.И.О.)

"___" _________________ 199___ г.

Форма N 2

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА

по учету государственных наград и документов к ним

Приход

Форма N 2

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА

по учету государственных наград и документов к ним

Расход

Форма N 3

Подлежит возврату в бухгалтерию и

хранится как оправдательный документ

Управление делами Администрации

Президента Кыргызской Республики

ТРЕБОВАНИЕ N ______

Выдайте __________________________________________________________

(Ф.И.О., должность)

Отправьте ________________________________________________________

(наименование организации, учреждения)

_______________________________________________________________________

по Указу от "___" _________________________________ 199__ г. N ________

Заведующий отделом

государственных наград ______________________________

(Ф.И.О.)

Ценности, указанные в графе

"отпущено" выдал (отправил):

Заведующий орденской кладовой ______________________________

(Ф.И.О.)

Получил: М.П.

__________________________________ ______________________________

(должность) (Ф.И.О.)

"___" _________________ 199___ г.

Форма N 4

Выдается на руки получателю

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ПРЕЗИДЕНТА КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

"___" __________________ 199__ г.

НАКЛАДНАЯ N ____

Выдана ___________________________________________________________

(Ф.И.О., должность)

направлено _______________________________________________________

(наименование организации, учреждения)

_______________________________________________________________________

Ценности, указанные в графе

"отпущено" выдал (направил):

Заведующий орденской кладовой ______________________________

(Ф.И.О.)

Получил: М.П.

__________________________________ ______________________________

(должность) (Ф.И.О.)

"___" _________________ 199___ г.

Форма N 5

Подлежит возврату

в недельный срок

Управление делами Администрации

Президента Кыргызской Республики

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ N _____

__________________________________________________________________

(наименование учреждения-отправителя)

Подтверждаем, что "___" _____________________ 199__ г. получены и

оприходованы отправленные Вами в наш адрес через фельдсвязь по реестру

N ____ следующие государственные награды и документы к ним:

Руководитель _______________________________ _________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

Главный (старший) М.П.

бухгалтер __________________________ _________________

(Ф.И.О.) (подпись)

"___" _________________ 199___ г.

Форма N 6

ОТЧЕТ

о получении и вручении

государственных наград и документов к ним

за ______________________________

(отчетный период)

__________________________________________________________________

(наименование организации, учреждения)

_______________________________________________________________________

Руководитель _______________________________ _________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

Главный (старший) М.П.

бухгалтер __________________________ _________________

(Ф.И.О.) (подпись)

"___" _________________ 199___ г.

Форма N 7

"Утверждаю"

_____________________________

(Ф.И.О., должность)

_____________________________

(подпись)

"___" ______________ 199__ г.

М.П.

_____________________________________________________

(наименование учреждения)

СВОДНЫЙ АКТ

инвентаризации наличия государственных наград

Кыргызской Республики и документов к ним по состоянию

на 1 января 199__ года

Инвентаризационная комиссия:

1. __________________________________ ___________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

2. __________________________________ ___________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

3. __________________________________ ___________________

(Ф.И.О., должность) (подпись)

Главный (старший) бухгалтер ____________________________

(Ф.И.О.)

"___" _____________ 199__ г.