Инструкция о проведении инспекторских проверок деятельности операторов платежных систем и платежных организаций (к постановлению Правления Национального банка Кыргызской Республики)

Приложение к постановлению Правления Национального банка Кыргызской Республики от 30 ноября 2016 года № 47/10

Инструкция о проведении инспекторских проверок деятельности операторов платежных систем и платежных организаций

1. Инструкция "О проведении инспекторских проверок деятельности операторов платежных систем и платежных организаций" (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законами Кыргызской Республики "О Национальном банке Кыргызской Республики", "О платежной системе Кыргызской Республики", "Об основах административной деятельности и административных процедурах" и "О противодействии легализации (отмыванию) преступных доходов и финансированию террористической или экстремистской деятельности", нормативными правовыми актами Национального банка Кыргызской Республики.

2. Настоящая Инструкция устанавливает цели, виды и порядок осуществления инспекторских проверок деятельности платежных организаций и операторов платежных систем (далее - поднадзорные организации), имеющих лицензию Национального банка Кыргызской Республики (далее - Национальный банк) на право осуществления следующих видов деятельности:

- оказание услуг по приему и проведению платежей и расчетов за товары и услуги, не являющиеся результатом своей деятельности, в пользу третьих лиц посредством платежных систем, основанных на информационных технологиях и электронных средствах и способах проведения платежей;

- оказание услуг по приему, обработке и выдаче финансовой информации (процессинг, клиринг) по платежам и расчетам третьих лиц участникам платежной системы, данного процессингового, клирингового центра.

3. Проведение инспекторских проверок, а также применение мер воздействия в случае нарушения поднадзорной организацией требований законодательства Кыргызской Республики является частью деятельности Национального банка по надзору за соблюдением поднадзорными организациями данных требований.

4. Национальный банк осуществляет надзор за соблюдением поднадзорными организациями требований законодательства Кыргызской Республики для обеспечения безопасности, эффективности и непрерывности функционирования платежной системы Кыргызской Республики.

5. В ходе инспекторской проверки Национальный банк имеет право запрашивать и получать любую информацию, касающуюся деятельности поднадзорных организаций и их отчетности, включая агентов, для эффективного осуществления своих функций по надзору (оверсайту) за платежной системой Кыргызской Республики, а также требовать разъяснения по полученной информации. Запрашиваемая информация должна быть представлена в соответствии с разумными сроками, указанными в запросе Национального банка.

6. Взаимодействие и обмен информацией Национального банка с поднадзорными организациями осуществляется в виде официальных переговоров и встреч при рассмотрении отчета по итогам проверки и путем представления других письменных документов.

7. Основными целями проведения проверок деятельности поднадзорных организаций являются:

- оценка общего финансового состояния поднадзорной организации, качества процессов управления;

- определение рисков поднадзорной организации, которые могут угрожать непрерывности и эффективности платежной системы;

- установление соответствия и соблюдения поднадзорной организацией законодательства Кыргызской Республики;

- оценка точности и достоверности финансовой и другой отчетности поднадзорной организации, представляемой в Национальный банк;

- выработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений и рекомендаций для исправления недостатков, улучшения состояния поднадзорной организации и снижения его рисков, а при необходимости - выработка предупредительных мер воздействия;

- оценка выполнения поднадзорной организацией рекомендаций предыдущей проверки по устранению выявленных недостатков.

8. Инспекторские проверки в зависимости от поставленных задач могут быть комплексными и целевыми.

9. Комплексная проверка определяет общее финансовое состояние, качество менеджмента поднадзорной организации, также определяет риски, недостатки и слабые стороны поднадзорной организации, которые могут угрожать ее устойчивости и стабильности.

10. Целевая проверка предусматривает проверку одного или нескольких видов деятельности поднадзорной организации (например, процессинг, прием платежей в пользу третьих лиц, электронные деньги, и т.д.).

11. В зависимости от порядка уведомления проверки могут быть плановыми (с предварительным уведомлением поднадзорной организации) и внезапными (без предварительного уведомления о предстоящей проверке).

12. Целевые проверки могут носить внезапный характер. В случае проведения внезапной проверки направление на проверку может предъявляться поднадзорной организации непосредственно в момент прибытия группы по проверке.

13. Подписывать направление на проведение инспекторских проверок вправе:

- Председатель Национального банка или лицо, его замещающее;

- заместитель Председателя/член Правления Национального банка, курирующий структурное подразделение, осуществляющее функции регулирования, надзора и контроля за платежными системами, или лицо, его замещающее;

- руководитель областного управления/руководитель представительства Национального банка в Баткенской области по месту нахождения поднадзорных организаций или лицо, его замещающее.

14. Проведение внезапных целевых инспекторских проверок может осуществляться на основании принятого решения Председателя Национального банка или заместителя Председателя/члена Правления, курирующего структурное подразделение Национального банка, осуществляющее функции регулирования, надзора и контроля за платежными системами, либо лица, их замещающие, если:

- обнаружено нарушение непрерывности функционирования платежной системы;

- имеются факты мошенничества, злоупотреблений и прочей незаконной деятельности, проводимой поднадзорной организацией либо по обращениям граждан, организаций;

- на основании предоставленной отчетности выявлены негативные тенденции, которые могут привести к ухудшению финансового состояния поднадзорной организации;

- в деятельности поднадзорной организации имеют место обстоятельства, противоречащие законодательству Кыргызской Республики;

- не исполняются требования и/или решения Национального банка;

- имеется предписание Национального банка, с целью проверки его исполнения поднадзорной организацией.

15. Национальный банк проводит плановые инспекторские проверки поднадзорных организаций не чаще одного раза в два года в соответствии с планом инспекторских проверок поднадзорных организаций, утвержденным заместителем Председателя/членом Правления Национального банка, курирующим структурное подразделение, осуществляющее функции регулирования, надзора и контроля за платежными системами.

16. Для проведения плановой инспекторской проверки формируется группа по проверке в составе не менее двух человек, в которую могут входить представители структурных подразделений Национального банка и/или областного управления/представительства Национального банка, назначаются ее руководитель и член/члены группы по проверке (далее - уполномоченные представители Национального банка). Документ, подтверждающий полномочия уполномоченных представителей Национального банка на проведение инспекторской проверки поднадзорной организации (далее - направление на проверку), подписывается лицом Национального банка, указанным в п.13 настоящей Инструкции, и передается уполномоченным представителям Национального банка.

17. Общий срок проведения инспекторской проверки не может превышать двадцать рабочих дней.

18. В случае необходимости по решению Председателя Национального банка (лица, его замещающего) либо заместителя Председателя/члена Правления Национального банка, курирующего структурное подразделение, осуществляющее функции регулирования, надзора и контроля за платежными системами (или лица, его замещающее), срок проведения инспекторской проверки может быть продлен до десяти рабочих дней.

19. Направление на проверку оформляется Национальным банком в двух экземплярах в соответствии с Приложением 1 к настоящей Инструкции, подписывается лицом Национального банка, указанным в пункте 13 настоящей Инструкции.

20. Направление на проверку должно содержать информацию о дате начала проверки, о дате завершения проверки, о вопросах, подлежащих проверке (за исключением проведения комплексных проверок), о проверяемом периоде, а также о составе уполномоченных представителей Национального банка.

21. В случае если проверка является плановой, то руководитель проверки высылает в поднадзорную организацию письмо-уведомление с приложением перечня необходимых документов (Приложение 2), не позднее, чем за пять рабочих дней до начала проверки, а направление на проверку предъявляется по прибытию.

22. Началом проверки считается дата, указанная в направлении на проверку, или дата вручения группой по проверке Национального банка уполномоченному представителю поднадзорной организации направления на проведение инспекторской проверки.

23. Первый экземпляр направления на проверку с отметкой о дате и времени вручения, удостоверенной подписью уполномоченного представителя поднадзорной организации, остается у уполномоченных представителей Национального банка, второй экземпляр передается уполномоченному представителю поднадзорной организации.

24. По прибытию на место проверки руководитель группы по проверке проводит встречу с руководителем поднадзорной организации (или лицом, исполняющим его обязанности) для того, чтобы:

- вручить направление на проверку, а также сообщить о масштабах и задачах проверки;

- обсудить процесс проведения проверки;

- представить члена/членов группы по проверке с указанием участков его/их работы;

- определить методы осуществления контактов с руководством и сотрудниками поднадзорной организации;

- ответить на вопросы поднадзорной организации.

25. В первый день проверки поднадзорная организация обязана представить все документы, которые были перечислены в перечне, указанном к письму (п.21 настоящей Инструкции), предоставить отдельное помещение с оборудованным рабочим местом. Отсутствие документов оформляется отдельным актом и подписывается руководителем группы по проверке и уполномоченным представителем поднадзорной организации. Помещение не должно содержать аудио/видео устройств, ведущих аудио/видеозапись.

26. В случае замены/дополнения отдельных уполномоченных представителей Национального банка, продления срока проведения инспекторской проверки или необходимости включения для проверки дополнительных вопросов оформляется дополнение к направлению на проверку, которое также вручается уполномоченному представителю поднадзорной организации за один рабочий день до вступления в силу дополнения к направлению на проверку. Дополнение к направлению на проверку является неотъемлемой частью направления на проведение инспекторской проверки.

27. Поднадзорная организация предоставляет оригиналы документов. В исключительных случаях, когда по объективным причинам невозможно предоставить оригиналы, поднадзорная организация предоставляет копии документов, заверенные подписью должностного лица поднадзорной организации и оттиском печати поднадзорной организации.

28. Во время инспекторской проверки руководство и персонал поднадзорной организации должны оказывать группе по проверке всестороннее содействие.

29. Уполномоченные представители Национального банка вправе:

- получать свободный доступ в места осуществления деятельности поднадзорной организации;

- своевременно получать и проверять документы и информацию поднадзорной организации, в том числе проводить проверку деятельности агентов поднадзорной организации. В этом случае поднадзорная организация должна оказать содействие в получении группой по проверке информации и доступа к помещениям, системам и записям агента;

- при необходимости получать заверенные подписью уполномоченного представителя поднадзорной организации и оттиском печати поднадзорной организации копии с соответствующих документов для приобщения к материалам инспекторской проверки;

- получать устные и письменные пояснения по вопросам деятельности поднадзорной организации;

- получать доступ в режиме просмотра к информационным системам поднадзорной организации;

- получать информацию из информационных систем поднадзорной организации в электронном виде;

- запрашивать поднадзорные организации и участников платежной системы по вопросам, касающимся функционирования платежной системы.

30. При проведении инспекторской проверки уполномоченные представители Национального банка вправе запросить у поднадзорной организации документы и информацию для оценки мер по обеспечению эффективности и непрерывности функционирования платежной системы.

31. При выполнении задания уполномоченные представители Национального банка могут проводить обсуждение по возникающим в ходе проверки вопросам с непосредственными исполнителями без предварительного информирования руководства.

32. В случае отказа со стороны поднадзорной организации предоставить уполномоченным представителям Национального банка беспрепятственный доступ в места осуществления деятельности поднадзорной организации, запрашиваемые информацию и документы, в том числе их заверенные копии, а также соответствующие пояснения по вопросам деятельности поднадзорной организации, доступ к информационным системам поднадзорной организации в режиме просмотра, информацию из информационных систем поднадзорной организации в электронном виде уполномоченные представители Национального банка составляют в двух экземплярах акт о противодействии проведению инспекторской проверки - по одному для Национального банка и поднадзорной организации в соответствии с Приложением 3 к настоящей Инструкции.

33. Акт о противодействии проведению инспекторской проверки подписывается уполномоченными представителями Национального банка, а также уполномоченным представителем поднадзорной организации. В случае отказа от подписания акта о противодействии проведению инспекторской проверки со стороны уполномоченного представителя поднадзорной организации в нем делается отметка об отказе, которая удостоверяется подписью уполномоченных представителей Национального банка (руководителя и членов группы по проверке).

34. Факты противодействия проведению инспекторской проверки, зафиксированные в акте о противодействии проведению инспекторской проверки, являются основанием для применения к поднадзорной организации мер воздействия и иных мер, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

35. В последнюю неделю проверки проводится предварительная встреча руководителя группы по проверке с руководством поднадзорной организации, которая организуется для информирования о предварительных результатах проверки, выявленных нарушений, обсуждения выводов, требований, обязательных для исполнения. В рамках данной встречи поднадзорной организации дается возможность предоставить свои комментарии или разъяснения по тем или иным вопросам, озвученным членами группы по проверке по проверенным участкам деятельности поднадзорной организации.

36. Предварительная встреча дает возможность руководству поднадзорной организации разъяснить ситуацию по вопросам, вызывающим обеспокоенность у Национального банка, выяснить и уточнить имеющиеся проблемы, а также задать вопросы членам группы по проверке.

37. По итогам встречи по предварительным результатам составляется краткий протокол, который должен быть подписан в течение пяти рабочих дней с момента проведения встречи. В случае отказа поднадзорной организации подписать протокол по результатам встречи, в Национальный банк поднадзорной организацией направляется письмо с обоснованием отказа в подписании протокола.

38. Руководителем группы по проверке должна быть организована заключительная встреча с руководством поднадзорной организации для обсуждения выводов и результатов проверки в течение пятнадцати рабочих дней с момента завершения проверки. На встрече должен присутствовать начальник структурного подразделения Национального банка, осуществляющего функции регулирования, надзора и контроля за платежными системами, при необходимости - заместитель Председателя/член Правления Национального банка, курирующий данное структурное подразделение.

39. В ходе заключительной встречи руководитель группы по проверке информирует руководство поднадзорной организации о выводах, сделанных в ходе проверки, которые включают в себя:

- случаи нарушений законодательства и нормативных актов Национального банка, выявленные в ходе инспекторской проверки;

- оценку действующей системы учета и отчетности, системы информирования и системы внутреннего контроля;

- оценку управления рисками.

40. В ходе заключительной встречи руководитель группы по проверке сообщает руководству поднадзорной организации о необходимости устранить все недостатки, выявленные в ходе проверки, а также рекомендует приемлемые решения указанных проблем и сроки их исполнения.

41. В течение пяти рабочих дней после заключительной встречи составляется протокол, где фиксируются все обсужденные вопросы, и который подписывается руководителем группы по проверке и уполномоченным представителем поднадзорной организации, а в случае его отсутствия - лицом, исполняющим его обязанности.

42. Результаты инспекторской проверки оформляются отчетом, составляемым уполномоченными представителями Национального банка в двух экземплярах, - по одному для Национального банка и поднадзорной организации.

43. Отчет об инспекторской проверке отражает результаты проверки в письменном виде для коллегиального исполнительного органа управления поднадзорной организации.

44. Отчет об инспекторской проверке информирует об основных выводах и заключениях проверки, включая все существенные риски и/или недостатки, проблемы и меры, которые необходимо предпринять, а также содержит требования, обязательные для исполнения, поднадзорной организацией для исправления и/или улучшения ситуации.

45. Копии документов, содержащие сведения о фактах нарушения, заверенные подписью уполномоченного представителя поднадзорной организации и скрепленные оттиском печати поднадзорной организации, прилагаются к отчету об инспекторской проверке. Копии документов, содержащие сведения о фактах нарушения, являются неотъемлемой частью отчета об инспекторской проверке.

46. Отчет об инспекторской проверке является собственностью Национального банка, в то же время передача поднадзорной организацией отчета об инспекторской проверке третьим лицам осуществляется с разрешения Национального банка. Поднадзорные организации должны обеспечить сохранность отчета об инспекторской проверке и не должны распространять его в бумажном или электронном видах.

47. Отчет об инспекторской проверке подписывается уполномоченными представителями Национального банка, проводившими инспекторскую проверку, и уполномоченным представителем поднадзорной организации. В случае отказа от подписания отчета об инспекторской проверке со стороны поднадзорной организации в нем делается отметка об отказе, которая удостоверяется подписями уполномоченных представителей Национального банка (руководителя проверки и членами группы по проверке).

48. В случае несогласия с результатами инспекторской проверки, отраженными в отчете об инспекторской проверке, уполномоченный представитель поднадзорной организации вправе при подписании отчета об инспекторской проверке сделать в нем отметку о наличии возражений или замечаний. Возражения и замечания оформляются в письменном виде, подписываются уполномоченным представителем поднадзорной организации и скрепляются оттиском печати поднадзорной организации. Возражения и/или замечания по отчету об инспекторской проверке, а также обосновывающие их документы или их копии, прикладываются к отчету об инспекторской проверке.

49. При обнаружении недостатков в деятельности поднадзорной организации и нарушений законодательства Кыргызской Республики, группа по проверке готовит рекомендацию о применении к поднадзорной организации мер воздействия в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

50. Решение о применении к поднадзорной организации мер воздействия принимается в установленном порядке соответствующими должностными лицами и органами Национального банка, уполномоченными принимать такие решения согласно нормативным документам Национального банка.

51. Отчет об инспекторской проверке нарочно с сопроводительным письмом направляется руководителю поднадзорной организации не позднее десяти рабочих дней с момента проведения заключительной встречи с поднадзорной организацией. В обязательном порядке должно быть получено подтверждение о доставке отчета, включающее ФИО лица, получившего отчет, и дату доставки.

52. В сопроводительном письме указывается, что:

- поднадзорная организация в зависимости от рекомендаций, содержащихся в отчете, должна принять необходимые меры по устранению выявленных нарушений и отмеченных недостатков;

- после ознакомления с отчетом об инспекторской проверке, необходимо подписать страницу (страницы) с подписями в соответствии с Приложением 4 к настоящей Инструкции, при этом несогласие с выводами и заключениями, содержащимися в отчете, не является основанием для отказа в подписании страницы с подписями.

53. Совет директоров/учредители/участники поднадзорной организации должны ознакомиться с отчетом об инспекторской проверке и подписать лист согласования. Срок ознакомления с данным отчетом составляет десять рабочих дней с момента получения отчета с сопроводительным письмом. По окончании этого срока лист ознакомления с подписями членов Совета директоров/учредителей/участников поднадзорной организации возвращается в Национальный банк.

54. В случае отсутствия того или иного члена Совета директоров/учредителя/участника поднадзорной организации, и/или в случае невозможности контакта с ними в течение установленного периода времени для ознакомления с отчетом поднадзорная организация в течение пяти рабочих дней со дня получения отчета должна известить Национальный банк о причинах, по которым тот или иной член Совета директоров/учредитель/участник поднадзорной организации не может подписать страницу с подписями. При этом лист ознакомления в установленный срок может быть возвращен в Национальный банк без подписи отсутствующих членов Совета директоров/учредителей/участников поднадзорной организации.

55. Отчет об инспекторской проверке не может быть обжалован.

56. Меры воздействия могут быть обжалованы поднадзорной организацией в соответствии с нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и Национального банка.

Приложение 1

НАПРАВЛЕНИЕ на проверку деятельности ___________________________________________ ___________________________________________ (полное наименование оператора платежной системы/платежной организации) Настоящим удостоверяется, что следующие работники Национального банка Кыргызской Республики:

1. _________________________________________________________________________________________

(ФИО и должность)

2. _________________________________________________________________________________________

(ФИО и должность)

3. _________________________________________________________________________________________

(ФИО и должность)

4. _________________________________________________________________________________________

(ФИО и должность)

5. _________________________________________________________________________________________

(ФИО и должность) направляются на проверку деятельности _______________________________________________________ с "___" _______________ 20__ года, сроком на ____ рабочих дней. В случае возникновения в период проверки непредвиденных обстоятельств срок проведения проверки может быть увеличен. Программа проверки включает проверку следующих направлений и вопросов: ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

Заместитель Председателя/ Член Правления

Имя, фамилия

Приложение 2

Руководителю поднадзорной организации ________________________ УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(ая) _________________________________

Национальный банк Кыргызской Республики уведомляет Вас, что с "___" _______________ 20__ года в _____________________________ (включая филиалы) будет проводиться плановая проверка деятельности оператора платежной системы/платежной организации. В целях эффективного проведения проверки, а также сокращения времени пребывания членов группы по проверке в Вашей организации, обращаюсь к Вам с просьбой дать указания соответствующим сотрудникам подготовить документы и иную информацию, подлежащие проверке, согласно приложению к настоящему уведомлению. При этом документы и иную информацию по деятельности Вашей организации необходимо предоставить членам группы по проверке в день прибытия. Все документы и сведения должны быть подготовлены по состоянию на "___" _____________ 20__ года и переданы руководителю проверки. Если в ходе подготовки указанных документов у сотрудников организации возникнут какие-либо вопросы, а также в том случае, если они не в состоянии подготовить запрашиваемые документы и сведения в срок, необходимо заблаговременно, до указанной выше даты начала инспекторской проверки, связаться с _______________________________________________ (ФИО, должность и номер телефона). Планируется, что в проверке примут участие _____ проверяющих, в связи с этим необходимо подготовить служебное помещение с рабочими местами на _____ человек, оборудованное техническими средствами (телефонная связь, сейф для хранения документов, если имеется возможность, компьютер и принтер). Прошу Вас оказывать всемерное содействие членам группы по проверке по вопросам, связанным с проверкой, обеспечить возможность опроса должностных лиц и работников, доступ к источникам информации, необходимых для выполнения проверки. Приложение: Перечень документов и сведений, предоставляемых поднадзорной организацией для проверки - на ____ л.

С уважением, Заместитель Председателя/ Член Правления

Имя, фамилия

ПЕРЕЧЕНЬ документов и сведений, предоставляемых поднадзорной организацией для проверки

1. Учредительный договор, устав с изменениями и дополнениями, зарегистрированными в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

2. Пакет документов, регламентирующих деятельность организации и определяющих его политику.

3. Организационная структура организации за проверяемый период, штатное расписание организации.

4. Список (в бумажном/электронном виде) руководителей/начальников филиалов и представительств, с указанием перечня должностных обязанностей.

5. Список агентов.

6. Бухгалтерский баланс организации.

7. Договора с коммерческими банками, с поставщиками услуг, с агентами.

8. Перечень операций, проводимых через платежные терминалы.

9. Переписка с Национальным банком Кыргызской Республики и другими органами государственной власти.

10. и другие документы (при необходимости).

Приложение 3

АКТ о противодействии проведению проверки ________________________________________________________________________ (наименование оператора платежной системы или платежной организации) ________________________________________________________________________ (местонахождение, адрес, телефон) _______________________________________________ "___" _______________ 20__ г. (место составления)

Нами, работниками Национального банка Кыргызской Республики ___________________________________________________________________________________________ (ФИО уполномоченных представителей Национального банка Кыргызской Республики) составлен настоящий Акт о том, что работник ___________________________________________________________________________________________ (наименование оператора платежной системы/платежной организации) ___________________________________________________________________________________________ (ФИО работника оператора платежной системы/платежной организации) воспрепятствовал проведению проверки деятельности данной организации: ___________________________________________________________________________________________ (было отказано в доступе в здание или помещение, не предоставлены запрашиваемые членами группы по проверке документы, др.) В связи с воспрепятствованием проведению проверки членами группы по проверке работник ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ (наименование оператора платежной системы/платежной организации) предупрежден об ответственности за противодействие проведению проверки платежной организации/оператора платежной системы.

Акт составлен:

________________________ (ФИО уполномоченного представителя Национального банка)

___________________ (должность)

_________________ (подпись)

Ознакомлен:

________________________ (ФИО работника поднадзорной организации)

___________________ (должность)

_________________ (подпись)

(ФИО)

(должность)

(подпись)

Получен второй экземпляр акта:

________________________ (ФИО работника поднадзорной организации)

___________________ (должность)

_________________ (подпись)

Приложение 4

Подписи исполнительного органа управления Мы, нижеподписавшиеся члены коллегиального исполнительного органа управления, члены Совета директоров (если есть), а также учредители/участники/акционеры поднадзорной организации, лично ознакомились с содержанием настоящего отчета о результатах проверки ___________________________________________________________________________________________ (наименование оператора платежной системы/платежной организации)

от "___" ________________ 20__ г. (проверка по состоянию на дату)

Должность

Подпись

______________________________

___________________________

______________________________

___________________________

______________________________

___________________________