ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в нотариальных конторах Кыргызской Республики (утверждена приказом Минюста КР)

ПРЕКРАТИЛ ДЕЙСТВИЕ

в соответствии со статьей 36 Закона КР

от 20 июля 2009 года № 241

"О нормативных правовых актах Кыргызской Республики"

Зарегистрировано в Министерстве юстиции Кыргызской Республики

21 июня 1999 года регистрационный номер 51

Утверждена

приказом Министра юстиции

Кыргызской Республики

от 21 июня 1999 года № 65

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в нотариальных конторах

Кыргызской Республики

(В редакции Приказа Минюста КР от

3 ноября 2000 года № 180)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения де-

лопроизводства во всех нотариальных конторах Кыргызской Республики и

включает в себя ведение документации, непосредственно связанной с со-

вершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канце-

лярии.

1.2. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, по-

вышение качества подготовки документов и совершенствование работы нота-

риальных контор.

1.3. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства

нотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики и

областные управления юстиции. Делопроизводство в нотариальной конторе

ведется в соответствии с ЗакономКыргызской Республики "О нотариате", на кыргызском или русском языках.

1.4. Нотариальное делопроизводство включает в себя ведение доку-

ментации, непосредственно связанной с совершением нотариальных дейс-

твий, ведение нотариального архива и канцелярии.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в госу-

дарственной нотариальной конторе несет ответственность старший госу-

дарственный нотариус (государственный нотариус), в частной нотариальной

конторе - нотариус имеющий лицензию на право частной нотариальной дея-

тельности.

Старший нотариус государственной нотариальной конторы обязан:

- организовать изучение всеми нотариусами инструкции;

- обеспечить внедрение в делопроизводство инструкцию;

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

1.6. При увольнении или переводе на другую работу старшего нотари-

уса или архивариуса на которого возложено ведение делопроизводства, ар-

хивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве,

передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-пере-

дачи.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи

об этом информируется Министерство юстиции или областное управление юс-

тиции и принимаются меры их к розыску.

При прекращении деятельности частной нотариальной конторы архивные

дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве переда-

ются в государственную нотариальную контору соответствующего нотариаль-

ного округа, о чем составляется акт приема-передачи.

1.7. Нотариусы, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незакон-

ное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или

бездействием утрату документов несут ответственность, установленную за-

конодательством Кыргызской Республики.

1.8. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари-

альной конторе должны вестись следующие книга и журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение 1);

- журнал исходящей корреспонденции (приложение 2);

- книга жалоб и предложений (приложение 3).

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-

щихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус.

II. Подготовка служебных документов

2.1. Тексты нотариальных свидетельств, нотариально удостоверяемых

сделок, свидетельствуемых и других документов, удостоверительных надпи-

сей к ним должны быть написаны с соблюдением правил, изложенных в Инс-

трукции "О порядке совершения нотариальных действий нотариальными кон-

торами Кыргызской Республики".

2.2. В документах организационно-распорядительного характера сле-

дует указывать учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке

документа), наименование вида документа и его заголовок. При составле-

нии и оформлении документов необходимо также соблюдать требования де-

лопроизводства об адресовании, датировании и удостоверении документов,

проставлении отметок об их прохождении и исполнении.

2.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего

лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выс-

туплений излагается от третьего лица единственного числа.

2.4. В документах, содержащих описание, подтверждение фактов, со-

бытий, оценку деятельности конторы (акт, заключение, справка, отчет и

др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или

множественного числа (комиссия установила, контора разработала, в сос-

тав конторы входят).

2.5. В переписке используется форма изложения текста от первого

лица множественного числа (направляем заключение, считаем целесообраз-

ным, включить в план).

2.6. В документах, адресованных руководству (заявление, докладная

записка, объяснительная записка) используется форма изложения от перво-

го лица единственного числа (прошу оформить, довожу до сведения, считаю

необходимым).

2.7. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать

следующее:

- заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые

(трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в пред-

ложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед

определяемыми словами и т.д.);

- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое

предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое)

ударение падает на само действие или на субъект действия.

2.8. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы ли-

тературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключают-

ся.

2.9. Обязательными реквизитами документов являются: наименование

учреждения-автора документа, название вида документа, текст, заголовок

к тексту, дата и индекс документа, отметка об исполнении документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных

реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2.10. Бланк документа. Применение бланков при подготовке докумен-

тов повышает культуру управленческого труда, придает информации офици-

альный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование доку-

мента.

Служебные документы составляются на бланках форматов А 4 (210х297)

и А 5 (148х210) отпечатанных типографским способом, в соответствии с

ГОСТ 9327 - 60. Для отдельных видов документов допускается применение

формата Ф З (297х420).

При отсутствии бланков на документах проставляется штамп нотари-

альной конторы.

2.11. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Напри-

мер, "О выделении средств"; "О направлении на учебу".

Заголовок проставляется к любому документу формата А 4 (210х297),

независимо от назначения.

Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях и

не указываются на документах формата А 5.

2.12. Адресование документа.

При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила:

если документ адресуется учреждению, структурному подразделению или

конкретному должностному лицу, то наименование учреждения и структурно-

го подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фами-

лия адресата в дательном падеже:

Министерство юстиции Кыргызской Республики

начальнику отдела нотариата

фамилия, имя, отчество.

При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый ад-

рес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например:

720009 город Бишкек - 9

ул.Орозбекова 23

Исманову А.А.

2.13. Датирование документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или со-

бытия, которое зафиксировано в документе.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в

тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной

строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Напри-

мер: дату 20 мая 1999 года следует оформлять: 20.05.99 г. Допускается

при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца

например: 99.05.20.

При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) и

финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления

дат: 20 мая 1999 года.

2.14. Удостоверение документа.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Документы

подписываются руководителем конторы или заменяющим его должностным ли-

цом в соответствии с его компетенцией.

Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны

быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должност-

ных лиц.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подпи-

сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой ука-

зываются инициалы и фамилия. Например, "Старший государственный нотари-

ус Ленинской государственной нотариальной конторы" (подпись) Тазабекова

Б.Д.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не

должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в

составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.15. Приложения к документу перечисляются после текста документа

с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпля-

ров.

Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то в прило-

жении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.16. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер доку-

мента - запроса.

III. Прием, регистрация и отправление документов

3.1. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари-

альной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-

щихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус го-

сударственной нотариальной конторы, в частной - нотариус, имеющий ли-

цензию на право частной нотариальной деятельности.

3.2. Вся поступающая корреспонденция регистрируется в журнале вхо-

дящей и исходящей корреспонденции.

Пакеты вскрываются, проверяются, по принадлежности ли поступила

корреспонденция, проверяется соответствие присланной корреспонденции

описи, если таковая имеется. Ошибочно доставленная корреспонденция пе-

ресылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и

нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы с

пометкой "лично" передаются по назначению.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним,

об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходи-

мы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и по-

лучения корреспонденции.

3.3. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления),

требующие исполнения нотариальной конторой.

3.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра-

ницы проставляется регистрационный штамп (приложение 4), фиксирующий

факт и время поступления документа в нотариальную контору. На каждом из

этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под

которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое

документ будет формироваться (подшиваться).

3.5. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве

на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет нас-

ледственного имущества, о принятии мер к охране наследственного иму-

щества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчужде-

ния жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении

арестов на жилые дома, если поступили по почте, регистрируются в журна-

ле входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После

этого они подлежат последующей регистрации в порядке, установленном

настоящей Инструкцией и Инструкцией "О порядке совершения нотариальных

действий нотариальными конторами Кыргызской Республики".

3.6. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен

старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных слу-

чаях на следующий день.

3.7. Документы исполняются к сроку указанному в тексте документа

или в резолюции старшего нотариуса.

Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения) доку-

мента, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления. Сро-

ки исполнения документов не должны превышать 10 дней.

3.8. Документ считается исполненным тогда, когда решены все пос-

тавленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонден-

ту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и

направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа до-

кумента или, за неимением места, на обороте первого листа документа и

включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует доку-

мент, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер

дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.10. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей кор-

респонденции.

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий поряд-

ковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наря-

да), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.11. Корреспонденция направляется по почте. Отправляемая почтой

корреспонденция вносится в реестр (приложение 5).

3.12. В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в

делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных

представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых со-

вершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных докумен-

тов.

Дубликаты завещаний выдаются только после смерти завещателей и

только наследникам по завещанию при предъявлении паспорта или другого

заменяющего документа и свидетельства о смерти завещателя.

IV. Контроль за исполнением документов

4.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечи-

вать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю исполнения включает в себя непосредственную

проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов ис-

полнения документов.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-

щихся в них поручений осуществляет старший нотариус, возглавляющий но-

тариальную контору.

4.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие,

исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных реше-

ний, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Адми-

нистрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша, Правитель-

ства и Министерства юстиции Кыргызской Республики.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие до-

кументы.

4.3. Ведение контроля исполнения документов.

В процессе контроля исполнения документов соблюдаются четыре ос-

новных последовательно выполняемых этапов: постановка документов на

контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ испол-

нительской дисциплины в конторе.

Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения до-

кумента. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены пос-

тавленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снять

документ с контроля может то должностное лицо, которое поставило его на

контроль.

После исполнения документы снимаются с контроля, данные об испол-

нении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и журнале

входящей корреспонденции.

V. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и

жалоб граждан

5.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граж-

дан - устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмот-

рения предложений, заявлений и жалоб граждан".

5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и

вся остальная корреспонденция, в журнале предложений и жалоб.

5.3. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них простав-

ляется регистрационный штамп, на котором указывается регистрационный

номер (индекс) состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового

номера и даты поступления. Например, если заявление Асанова Т. поступи-

ло 10.05.1999 года, то оно будет зарегистрировано: 10.05.95 Г-52. Исхо-

дящий номер на ответном документе будет таким же, но с указанием даты

отправления.

5.4. Предложения, заявления, жалобы граждан должны рассматриваться

в установленные сроки: безотлагательно - не требующие дополнительного

изучения и проверки, остальные - до 1 месяца.

5.5. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан считается

законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сооб-

щено заявителю. В журнале делается отметка об исполнении.

VI. Составление номенклатуры и формирование

дел (нарядов)

6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголов-

ков дел, заводимых в нотариальной конторе, с указанием сроков их хране-

ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения

документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета

дел.

Единая номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной

номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции (приложение 6).

Единая номенклатура дел нотариальной конторы состоит из перечня

наименований всех дел, реестров, журналов, книг формирующихся в делоп-

роизводстве, с указанием их сроков хранения.

6.2. Единая номенклатура дел составляется старшим нотариусом и

согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственно-

го архива, куда документы поступают на государственное хранение и ут-

верждается руководителем нотариальной конторы.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь

вводится в действие с 1 января следующего года. В конце каждого раздела

оставляются резервные номера.

6.3. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся све-

дения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в

нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных

дел.

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным доку-

ментом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной

конторы постоянно.

6.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их ис-

полнения формируются по группировке исполненных документов в дела в со-

ответствии с номенклатурой дел.

6.5. На обложке каждого наряда надписывается заголовок, например,

"завещания", "договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы,

на основании которых они удостоверены". Заголовок наряда указывается в

строгом соответствии с заголовком наряда по номенклатуре дел, составля-

емой нотариусом на каждый год.

6.6. Кроме заголовка указывается индекс наряда по номенклатуре

дел, крайние даты и номера документов, срок хранения и статья о сроке

хранения по перечню, а также название организации или фамилия нотариу-

са, занимающегося частной практикой.

6.7. При формировании дел необходимо руководствоваться следующими

основными правилами:

1) в дела должны помещаться документы только за один календарный

год;

2) недопустимо помещать в одно дело документы с различными сроками

хранения, так как они должны группироваться раздельно;

3) документы включаются в дело только в одном экземпляре, помеще-

ние в дело черновиков и дубликатов экземпляров не допускается;

4) объем формируемого дела не должен превышать 250 листов, 3-4 см

высоты. При большом количестве листов дело формируется из нескольких

томов под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома;

5) недопустимо формировать в дела неисполненные документы и доку-

менты, содержание которых не отвечает заголовку данного дела. Документы

помещаются в дела со всеми относящимися к ним приложениями;

6) документы внутри дела систематизируются по вопросно-логическо-

му, хронологическому, алфавитному и нумерационному признакам. В строгой

хронологической последовательности располагаются документы в делах с

перепиской: документ-ответ должен обязательно помещаться вслед за доку-

ментом-запросом. В порядке номеров располагаются квитанции;

7) при помещении документов в дело необходимо проверять правиль-

ность их формирования (наличие в них индекса, отметок об исполнении,

подписи, удостоверительной надписи). Неправильно оформленные документы

возвращаются исполнителю.

6.8. Особый порядок формирования нарядов предусмотрен для докумен-

тов, связанных с оформлением наследства.

Все они подшиваются в наследственные дела, которые заводятся на

основании заявления о принятии наследства или об отказе от наследства,

документа (распоряжения) об оплате расходов за счет наследственного

имущества.

6.9. Наследственное дело регистрируется в книге учета наследствен-

ных дел и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру

по этой книге. В данное дело, кроме того, подшиваются: последующие за-

явления (дополнительные, от других наследников и кредиторов), которые

также в книге учета наследственных дел, документы, истребованные от

наследников, иных лиц и учреждений, переписка между нотариусом и нас-

ледниками, экземпляр свидетельства о праве на наследство.

6.10. Если наследственное дело не закончено производством в теку-

щем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перере-

гистрации не подлежит.

6.11. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешает-

ся. В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов

следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовны-

ми или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в

связи с находящимися в его разрешении спорами) такое изъятие произво-

дится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, о

чем выносится постановление.

6.12. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делоп-

роизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются

в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться

после документа-запроса.

6.13. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряде) то-

го года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от

времени их составления.

6.14. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к

ним документов, а также черновиков и проектов документов.

VII. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка

их к последующему хранению в государственном архиве

7.1. Нотариальные документы (свидетельства, договоры, доверенности

и др.), документы, на основании которых они совершены, а также реестры

и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государс-

твенной нотариальной конторе в течение 10 лет.

Частные нотариусы ежеквартально сдают переплетенные нотариальные

документы по совершенным нотариальным действиям в архив государственной

нотариальной конторы по месту нахождения своего округа.

Старшим государственным нотариусам государственных нотариальных

контор один раз в квартал осуществлять выборочную проверку сданных до-

кументов и правильность совершения нотариальных действий.

Выявление нарушений при совершении нотариальных действий является

основанием для приостановления действия лицензии на право нотариальной

деятельности.

7.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводс-

тва и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение

должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от

пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их

сохранность.

7.3. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не

разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов

следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовны-

ми и гражданскими делами), такое изъятие производится с разрешения

старшего нотариуса (частного нотариуса) с обязательным оставлением за-

веренной копии изъятого документа и приобщением постановления об изъ-

ятии, протокола выемки или запроса суда.

7.4. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы вы-

даются с соблюдением требований ст.7 Закона Кыргызской Республики "О

нотариате".

7.5. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроиз-

водство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архив-

ного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необ-

ходимости дела переформировываются), производится оформление дел (наря-

дов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую

обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошива-

ются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация лис-

тов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым

карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая

с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом. Если на

листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние

номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

7.6. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверитель-

ная надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумерова-

но 5 (пять) листов. Ответственный за архив - подпись, дата".

7.7. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенкла-

турой (приложение 7). Заголовок на обложке дела (наряда) переносится из

номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в

делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании

данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует

производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

7.8. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состо-

ит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел

(нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным

Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства

(приложения 8, 9), ведется до пятизначного номера и заканчивается по

согласованию с соответствующим архивным учреждением.

7.9. Одновременно с подготовкой документов на хранение производит-

ся отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение

10).

7.10. В ходе подготовки документов к последующему хранению в архи-

ве производится экспертиза научной и практической ценности документов и

решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для

хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотари-

альной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом Ми-

нистра юстиции Кыргызской Республики или начальника областного управле-

ния юстиции в составе 3-х человек.

7.11. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с

утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в архиве и уничтоже-

ние экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инс-

трукциями Государственного архивного агентства при Правительстве Кыр-

гызской Республики по организации работы с документами, перечнями и но-

менклатурами дел и соответствующими указаниями Министерства юстиции

Кыргызской Республики.

7.12. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора

обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в

опись дела (наряды).

7.13. Уничтожение документов производится после того, как описи на

дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

7.14. По всем неясным допросам, связанным с оформлением дел (наря-

дов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необхо-

димо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Приложение 1

к п.3.1., 3.2., 3.4.,

3.5., 3.6., 3.8., 3.9.

ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Приложение 2

к п.3.10.

ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Приложение 3

к пп.5.1., 5.2.,

5.3., 5.4., 5.5.

КНИГА ЖАЛОБ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Приложение 4

к п.3.4.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

-----------------------------------

|Наименование нотариальной конторы|

|дата |

|индекс |

-----------------------------------

45 мм

Приложение 5

к п.4.1.

РЕЕСТР ОТПРАВЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ N ____

к п.6.1.

Министерство юстиции Кыргызской Республики

__________________________________________

(наименование нотариальной конторы) Гриф утверждения

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ)

нотариальной конторы

Дата ______________ на ____ год Индекс

Руководство и контроль - 01

II. Совершение нотариальных действий - 02

Приложение 7

к п.7.7.

_____________ Ф. N

_____________ Оп.N

_____________ Д. N

Министерство юстиции Кыргызской Республики

_______________ нотариальная контора

ДЕЛО N __________том N _____

_______________________

(заголовок дела)

_____________ год

на _________ лист

Хранить ________

____________ Ф. N

____________ Оп.N

____________ Д. N

Приложение 8

к п.7.8.

Министерство юстиции Кыргызской Республики

_______________ нотариальная контора

ФОНД N __________________________

(заполняется в госархиве)

ОПИСЬ N ____

Дел постоянного хранения

За _____________ годы

ЗАГЛАВНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ

Приложение 9

к п.7.8.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК _______________

(наименование)

____________________________

(архивного учреждения)

_______ N _______

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

_____________________ нотариальная контора

ОПИСЬ N _____

Дела постоянного хранения

За _______ год

В данный раздел включено _____________________________________ дел

(цифрами)

с N ____________ по N _____________

_______________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы составителя)

Итоговую запись к разделу описи за ________________________ год заверяю

подпись ___________________________________

(должность, инициалы, фамилия

___________________________________

ответственного за делопроизводство)

Председатель экспертной __________________

комиссии подпись

Дата

СОГЛАСОВАНО

___________________________________

(старший государственный нотариус)

Приложение 10

к п.7.9.

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

(наименование должности

____________________________

руководителя)

____________________________

(подпись, инициалы, фамилия)

____________________________

(дата)

Министерство юстиции Кыргызской Республики

__________________________________________

(наименование нотариальной конторы)

АКТ

Дата _____________ Индекс

_______________________________________________________________________

(место составления)

О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Основание: приказ N ____________ от ___________ (дата)

Составлен: экспертной комиссией

Председатель комиссии: ___________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________________

(должности, инициалы, фамилии)

Присутствовали: ___________________________________________

(должности, инициалы, фамилии)

Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________

(название перечня)

отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение следующие документы и дела.

_______________________________________________________________________

(наименование государственной нотариальной конторы, в деятельности

_______________________________________________________________________

которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению).