Приказ Государственного агентства по делам государственной службы и местного самоуправления при Кабинете Министров КР «О порядке хранения и выдачи подлинников дипломов и иных документов, подтверждающих получение образования государственными гражданскими и муниципальными служащими, направленными на обучение за рубеж за счёт средств доноров»

ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО АГЕНТСТВА ПО ДЕЛАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 25 февраля 2026 года № 01-25/46

О порядке хранения и выдачи подлинников дипломов и иных документов, подтверждающих получение образования государственными гражданскими и муниципальными служащими, направленными на обучение за рубеж за счёт средств доноров

В целях реализации пункта 34 Положения о координации обучения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики за счет средств доноров, утверждённого постановлением Кабинета Министров Кыргызской Республики от 25 марта 2025 года № 145, в соответствии с Положением о Государственном агентстве по делам государственной службы и местного самоуправления при Кабинете Министров Кыргызской Республики, утвержденным постановлением Кабинета Министров Кыргызской Республики от 15 ноября 2021 года № 258, приказываю:

1. Утвердить Порядок хранения и выдачи подлинников дипломов и иных документов, подтверждающих получение образования государственными гражданскими и муниципальными служащими, направленными на обучение за рубеж за счет средств доноров (далее – Порядок) согласно приложению.

2. Государственным органам и органам местного самоуправления руководствоваться Порядком, утвержденным пунктом 1 настоящего приказа.

3. Отделу финансового и административного обеспечения Агентства в течение трех рабочих дней со дня регистрации настоящего приказа обеспечить его опубликование на веб-сайте Агентства.

4. Отделу правового обеспечения Агентства в течение семи рабочих дней со дня принятия направить электронную версию приказа через систему электронного документооборота в Министерство юстиции Кыргызской Республики для включения в Централизованный банк данных правовой информации.

5. Отделу по работе с персоналом и делопроизводству Агентства обеспечить исполнение Порядка хранения и выдачи подлинников документов.

6. Настоящий приказ вступает в силу по истечении семи дней со дня официального опубликования.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Агентства Р.А. Кубаталиева.

Директор

Э.Н. Джантаев

Приложение к приказу Государственного агентства по делам государственной службы и местного самоуправления при Кабинета Министров Кыргызской Республики от 25 февраля 2026 года № 01-25/46

Порядок хранения и выдачи подлинников дипломов и иных документов, подтверждающих получение образования государственными гражданскими и муниципальными служащими, направленными на обучение за рубеж за счёт средств доноров

1. Настоящий Порядок определяет правила регистрации, учета, хранения и выдачи подлинников дипломов и иных документов, подтверждающих получение образования государственными гражданскими и муниципальными служащими (далее – служащие), направленными на обучение за рубеж за счет средств доноров.

2. Действие настоящего Порядка распространяется на всех служащих, направленных на обучение за пределы Кыргызской Республики сроком 3 и более месяцев за счёт средств доноров в соответствии с заключёнными договорами и настоящим Порядком.

3. Подлинник диплома или иного документа, подтверждающего получение образования после завершения обучения, служащий обязан передать в уполномоченный государственный орган по делам государственной службы и муниципальной службы (далее – уполномоченный государственный орган) в срок не позднее одного месяца с момента прибытия на территорию Кыргызской Республики.

Структурным подразделением, осуществляющим прием, регистрацию, учет, хранение и выдачу подлинников дипломов или иных документов является подразделение делопроизводства уполномоченного государственного органа (далее – уполномоченный отдел).

4. В случае непредставления подлинника диплома или иного документа (далее – документ) в срок, установленный пунктом 3, уполномоченный государственный орган направляет письмо о несоблюдении положений настоящего Порядка руководителю государственного органа или органа местного самоуправления, в котором работает служащий.

5. Передача документов осуществляется под личную подпись служащего в журнале приема документов с приложением копий паспорта, служебного удостоверения и договора о прохождении обучения.

6. Уполномоченный отдел осуществляет проверку:

- подлинности документа;

- состояния документа при приёме.

7. После проверки составляется акт приема-передачи подлинника документа (Приложение 1), который подписывается служащим и ответственным лицом. Акт составляется в трех экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых выдается служащему, другой – государственному органу, органу местного самоуправления, в котором проходит службу служащий, для включения в личное дело, третий – уполномоченному государственному органу.

8. Каждый подлинник документа регистрируется в Журнале учета и выдачи подлинников дипломов и иных документов (Приложение 2). Журнал ведется в бумажном виде и включает следующие сведения:

- № п/п;

- ФИО служащего;

- ннаименование образовательного учреждения;

- наименование программы обучения;

- дата поступления документа;

- номер и дата акта приема-передачи;

- примечания (состояние документа, замечания).

9. Подлинники документов хранятся уполномоченным отделом в специально выделенных помещениях, сейфах или специальных шкафах с ограниченным доступом, что обеспечивает их сохранность.

10. В целях обеспечения сохранности документов ответственное лицо формирует ежегодные отчёты о наличии подлинников.

Ответственность за сохранность подлинников несёт руководитель уполномоченного отдела.

11. Доступ к документам имеют исключительно:

- руководитель уполномоченного государственного органа;

- руководитель уполномоченного отдела или уполномоченное лицо отдела.

12. Каждый случай выдачи документа фиксируется в журнале учета и выдачи документов (приложение 2).

13. В случае утраты, повреждения или хищения подлинника документа составляется акт о происшествии и проводится служебное расследование с уведомлением государственного органа и органа местного самоуправления, в котором работает служащий, и при необходимости правоохранительных органов.

14. Нарушение порядка хранения и выдачи подлинников дипломов влечет дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством.

15. Подлинник документа выдается служащему после:

-окончания срока обязательной службы, установленного договором о прохождении обучения; -выполнения всех условий договора.

16. Выдача подлинника документа осуществляется на основании акта приема-передачи подлинника документа.

17. Факт выдачи фиксируется в журнале учёта выдачи документов (Приложение 3), где указываются дата, основание выдачи, а также подписи служащего и ответственного лица.

18. В случае досрочного прекращения службы по инициативе служащего или нарушении условий договора выдача документа не производится.

19. В случае гибели (смерти) служащего подлинник документа выдается его наследникам или законным представителям при предъявлении соответствующих документов.

20. В случае утраты подлинника документа по вине служащего после окончания обучения, он обязан восстановить документ в образовательном учреждении и предоставить в уполномоченный государственный орган. В случае форс-мажора документ восстанавливается за счет уполномоченного государственного органа.

21. Уполномоченный отдел обеспечивает наличие и сохранность подлинников документов, а также своевременное внесение сведений в журналы учёта.

22. В случае возникновения у служащего в период действия обязательной службы по договору о прохождении обучения за счёт средств доноров намерения изменить служебный статус, включая перевод в другой государственный орган или орган местного самоуправления, увольнение или последующее поступление на государственную службу или муниципальную службу, служащий обязан заблаговременно, до совершения соответствующих действий, в письменной форме уведомить об этом уполномоченный государственный орган.

23. В случае реорганизации или ликвидации уполномоченного государственного органа подлинники документов и журналы учёта подлежат передаче правопреемнику в установленном законодательством порядке.

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора Государственного агентства по делам государственной службы и местного самоуправления при Кабинете Министров Кыргызской Республики _______________________________ (Ф.И.О.) _______________________________ (подпись) «____» ________________20____г.

АКТ № ____ приема-передачи подлинника диплома и иных документов

1. Принимающий (ответственное лицо):

_______________________________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность)

2. Передающий (служащий):

________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность, место работы) ________________________________________________________________

________________________________________________________________ (эл. почта, контактный номер телефона)

Наименование документа (учебная программа)

Серия, номер и дата выдачи

Образовательное учреждение, дата выдачи

Регистрационный номер в журнале, дата

Сдал: Принял:

________ / _______________________ ________ / _______________________ (подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

Дата приема: «_____» ____________20___ г.

(оборотная сторона)

Акт составлен в 3 (трех) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу:

1-й экземпляр – служащему; 2-й экземпляр – в государственный орган или орган местного самоуправления, где работает служащий, для приобщения к личному делу; 3-й экземпляр – уполномоченному государственному органу.

Приложение 2

ЖУРНАЛ учета и выдачи подлинников дипломов и иных документов

№ п/п

Дата регистрации

ФИО служащего

Учебное заведение, программа

Наименование документа, серия, №

№ и дата акта приема диплома и иных документов

№ и дата регистрации через ИСЭДО «Infodocs»

Дата выдачи документа (служащему)

Подпись служащего

Примечание