Положение о ведомственном нотариальном архиве (к приказу Министерства юстиции Кыргызской Республики

Приложение 1

к приказу Министерства юстиции Кыргызской Республики от 11 сентября 2023 года № 161

Положение о ведомственном нотариальном архиве

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

1. Общие положения

1. Для организации централизованного хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов образуется ведомственный нотариальный архив, который является структурным подразделением Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее - Министерство).

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее – архив) определяет порядок организации деятельности архива, его основные задачи, функции, а также порядок хранения, учета и использования документов.

3. В своей деятельности архив руководствуется Законом Кыргызской Республики «О нотариате», Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность архивов, настоящим Положением и иными законодательными актами Кыргызской Республики.

4. Штатное расписание архива утверждается Министерством в пределах установленного фонда оплаты труда.

5. Функции ведомственного нотариального архива могут быть делегированы территориальным подразделениям Министерства.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

6. Работники нотариального архива применяют автоматизированную информационную систему (АИС) «База архивных документов Министерства юстиции Кыргызской Республики» для учета и выдачи копий (дубликатов) архивных нотариальных документов независимо от места хранения документов.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

7. Правила о соблюдении тайны нотариального действия, предусмотренного статьей 8 Закона Кыргызской Республики «О нотариате», распространяются также на работников архива, которым о совершенном нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими служебных обязанностей.

8. Контроль за соблюдением правил хранения, комплектования, учета и использования архивных нотариальных документов территориальных подразделений осуществляет Министерство.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

9. В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, органов местного самоуправления, заграничных учреждений Кыргызской Республики (далее – источники комплектования архива).

2. Перечень документов и порядок их приема-передачи

10. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы (далее – нотариусы) передают в архив на хранение:

1) законченные делопроизводством и сформированные в дела (наряды) нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета, журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;

2) экземпляры дел, описей дел постоянного, временного (свыше 6 лет) сроков хранения, актов об уничтожении документов и дел за каждый сдаваемый в архив год.

11. Должностные лица органов местного самоуправления и заграничные учреждения Кыргызской Республики передают в архив на хранение:

1) законченные делопроизводством и сформированные в дела (наряды) нотариальные документы;

2) реестровые журналы.

12. Дела, оформленные в соответствии с требованиями нотариального делопроизводства, передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

13. При приеме документов на хранение, работник архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие передаваемых дел на бумажном носителе акту приема-передачи документов за определенный год.

В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. Каждое дело должно содержать не более 200 листов. Если количество листов в деле превышает норму, они делятся на тома. Дела с малым количеством листов (от 3 до 50 листов) за год допускается формировать в одно дело за несколько лет. При этом, дело не должно превышать 200 листов. Дела, превышающие 200 листов, в архив не принимаются.

14. В состав документов архива также входят:

1) описи дел постоянного, временного (свыше 6 лет) сроков хранения, акты об уничтожении;

2) журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел.

15. Акт приема-передачи документов подписывается нотариусом, экспертной комиссией или уполномоченным лицом заграничных учреждений и органов местного самоуправления, а также работником архива.

16. В акт приема-передачи документов должны быть указаны все передаваемые в архив документы согласно описи нарядов и журналов.

17. Все передаваемые в архив документы должны быть оцифрованы в формате PDF (Portable Document File) и загружены в автоматизированную информационную систему.

Документы должностных лиц заграничных учреждений и органов местного самоуправления Кыргызской Республики оцифровываются сотрудниками архива.

18. Для проведения качественной оцифровки документов нотариусы при их создании обязаны соблюдать следующие требования:

1) документы оформляются шрифтом Times New Roman размером 12-14 через одинарный межстрочный интервал;

2) каждый документ должен иметь поля: левое – 3 см, правое – не менее 1,5 см, верхнее и нижнее – не менее 2 см;

3) номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула, первая страница не нумеруется.

19. Документы, оформленные с нарушением пункта 18 настоящего Положения, архивом не принимаются.

20. Архив по согласованию с Министерством может принимать на хранение иные документы постоянного, временного (свыше 6 лет) хранения, связанные с нотариальной деятельностью, не указанные в пунктах 10 и 11 настоящего Положения.

3. Задачи и функции архива

21. Основными задачами архива являются:

1) комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктами 10 и 11 настоящего Положения;

2) обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве;

3) оцифровка документов;

4) осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела у источников комплектования архива;

5) подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии с нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

22. Архив в целях выполнения стоящих перед ним задач осуществляет следующие функции:

1) составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования архива;

2) утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше 6 лет) хранения;

3) составляет графики приема документов от источников комплектования архива;

4) на основании составленных графиков осуществляет прием документов не позднее одного года после окончания пятилетнего срока их хранения у источников комплектования архива;

5) в соответствии с утвержденными описями дел постоянного, временного (свыше 6 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся в архиве;

6) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

7) ведет учет документов в автоматизированной информационной системе;

8) обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит проверку наличия и состояния дел в архиве;

9) проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь источникам комплектования архива в проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;

10) оказывает нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;

11) обеспечивает использование документов архива в пределах, предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики;

12) выдает справки, дубликаты и свидетельствует верность копий и выписок из документов, которые хранятся в делах архива;

13) обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых для надлежащего хранения документов;

14) представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов архива;

15) передает в установленном порядке документы и научно-справочный аппарат на государственное хранение;

16) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;

17) информирует соответствующее территориальное подразделение Министерства о состоянии архивного дела, вносит предложения по его совершенствованию;

18) ведет предусмотренную законодательством Кыргызской Республики отчетность;

19) ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;

20) требует соблюдения и исполнения правил работы с архивными документами;

21) дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

22) запрашивает необходимые для работы сведения;

23) выполняет иные функции в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

4. Работники архива

23. Архив возглавляет заведующий архивом, который назначается на должность и освобождается от должности министром.

24. Заведующий архивом:

1) несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач и осуществление возложенных на него функций;

2) распределяет функциональные обязанности между работниками архива;

3) представляет архив во всех государственных органах и иных организациях;

4) выдает справки, дубликаты и свидетельствуют верность копий и выписок из документов, которые хранятся в делах этих архивов;

5) в случаях, предусмотренных настоящим Положением, выдает подлинные документы;

6) ведет учет документов в автоматизированной информационной системе;

7) осуществляет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

25. Назначение и освобождение от должности архивариусов территориальных подразделений архива осуществляется приказом руководителя территориальных подразделений по согласованию с руководителем архива Министерства.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

26. Работники архива:

1) создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

2) обеспечивают сохранность документов;

3) ведут учет и заполняют картотеку архива;

4) оказывают нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;

5) участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;

6) сканируют нотариальные документы для учета их в автоматизированной информационной системе;

7) ведут предусмотренную законодательством Кыргызской Республики отчетность;

8) ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;

9) выполняют иные действия в соответствии с должностными обязанностями.

5. Учет нотариальных документов

27. Сведения о приеме документов нотариуса в архив вносятся в картотеку архива в электронной форме на основании сведений акта приема-передачи дел, сформированного и подписанного в соответствии с настоящим Положением.

28. Работник архива после приема документов на хранение включает их в картотеку архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете, а также проверяет соответствие принятых документов в автоматизированной информационной системе.

29. Учетная карточка архивного хранения дел включает следующие сведения:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

2) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в архив);

3) наименование государственной нотариальной конторы;

4) год, за который приняты дела;

5) индексы дел, переданных на хранение, количество томов (единиц хранения);

6) номер стеллажа и полки, на которых хранятся дела нотариуса за каждый год.

30. В карточке архивного хранения дел отражаются сведения об использовании нотариальных документов.

6. Хранения нотариальных документов

31. Архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

32. Хранение архивных документов в архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи, утраты. К таким мероприятиям относятся:

1) предоставление изолированных помещений и проведение работ по его оснащению оборудованием для хранения документов, средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

2) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

3) выполнение требований к размещению документов в специально оборудованном помещении архива;

4) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

5) описание и своевременная постановка архивных документов на учет;

6) оцифровка и учет документов в автоматизированной информационной системе.

33. Посторонние лица допускаются в помещение архива только с разрешения руководителя архива (в отсутствие руководителя архива – исполняющего его обязанности) и в присутствии работника архива.

34. Стеллажи и полки в помещении архива нумеруются. Стеллажи нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – сверху вниз.

Предельные сроки хранения нотариальных документов устанавливаются в соответствии со статьей 17 Закона Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»

7. Выдача сведений о совершенных нотариальных действиях

35. Основной формой использования документов архива является выдача сведений лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено нотариальное действие (по форме согласно приложению).

Выдача архивом сведений производится в виде справок, дубликатов, заверенных копий документов и выписок из них с соблюдением требований статьи 8 Закона Кыргызской Республики «О нотариате». Сведения о совершенных нотариальных действиях выдаются только тем физическим и/или юридическим лицам, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия. Сведения о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также передаются уполномоченному государственному органу в сфере финансовой разведки в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О противодействии финансированию террористической деятельности и легализации (отмыванию) преступных доходов». Передача нотариусом в единую информационную систему нотариата сведений и предоставление доступа к ним, в установленном законодательством порядке, не являются разглашением тайны совершения нотариальных действий. Направление договора в бумажном виде либо электронной форме для государственной регистрации в Едином государственном реестре регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним не является разглашением тайны нотариальных действий. Сведения о завещании выдаются только после смерти завещателя.

Предоставление сведений о совершенных нотариальных действиях в любых других случаях запрещается.

36. Запросы нотариусов, органов государственной власти и местного самоуправления исполняются в двухнедельный срок со дня получения запроса.

Запросы граждан о предоставлении копии документов исполняются в двухнедельный срок. В отдельных случаях при затрудненном поиске в отсутствие точных данных срок исполнения может быть определен архивом, но не более 30 календарных дней.

37. Сведения о наличии (отсутствии) в архиве запрашиваемой информации выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением нотариального действия самостоятельно или через представителя) в соответствии с письменным запросом на основании письменного распоряжения руководителя архива или резолюции.

38. Сведения о завещании при жизни завещателя выдаются завещателю, а после его смерти – лицам, в отношении которых составлено завещание.

39. По письменному запросу государственной нотариальной конторы, частного нотариуса архив может выдать переданные на хранение подлинники документов для внесения допущенных технических ошибок.

40. Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в архиве запрашиваемой информации регистрируется в письменном виде в журнале обращений в архив.

41. Не выдаются из архива документы:

1) не прошедшие технического оформления и описания;

2) в случае если у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие личность, или документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

42. Перед выдачей и при возвращении документов в архив проверяется нумерация листов и состояние каждого выданного документа.

43. Состояние документов, возвращаемых в архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

44. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений работник архива сообщает об этом руководителю и составляет соответствующий акт.

8. Уничтожение нотариальных документов, иных номенклатурных дел по истечении срока их хранения

45. По истечении срока хранения переданных в архив нотариальных документов и иных дел, установленных номенклатурами дел государственных нотариальных контор, дела подлежат отбору для уничтожения.

46. Отбор документов для выделения к уничтожению, срок хранения которых истек, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Для отбора документов к уничтожению центральная экспертная комиссия Министерства определяет научно-историческую ценность нотариальных документов. Срок хранения документов может быть увеличен в соответствии со статьей 17 Закона Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

47. Уничтожения архивных документов осуществляется в соответствии с порядком, определяемым органом управления архивным делом в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

49. В картотеке архива делается отметка о дате и способе уничтожения нотариальных документов.

9. Передача архивных документов при смене лица, ответственного за ведение архива

50. При смене руководителя архива прием-передача архивных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых систем (далее – прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой решением Министерства.

51. При приеме-передаче дел проводятся:

1) сплошная или выборочная проверка наличия и состояния нотариальных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств;

2) инвентаризация используемых в архиве материально технических средств.

Образец заявления

В ведомственный нотариальный архив Министерства юстиции Кыргызской Республики __________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя) __________________________ (реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина) __________________________ проживающий по адресу: __________________________ действующий по доверенности от________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) доверителя)

Заявление на представление сведений

Прошу Вас предоставить мне _____________________________________ (сведения, наименование нотариального документа, дата (период) выдачи) ____________________________________________________________________

В связи с _______________________________________________________ (причина предоставления документа)

___________________ (подпись заявителя)

_________________ (расшифровка подписи)

_______________ (дата)