Административный регламент государственной услуги «Подготовка отраслевых и индивидуальных номенклатур дел для учреждений, организаций и предприятий» (утвержден приказом Министерства цифрового развития КР)

Приложение 9

Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Подготовка отраслевых и индивидуальных номенклатур дел для учреждений, организаций и предприятий" (глава 8, пункт 16 Единого реестра (перечня) государственных услуг)

1. Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Государственному архивному агентству при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям Положения о порядке разработки и оптимизации административных регламентов государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 16 января 2018 года № 26, и соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года №52).

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на ожидание в очереди и прием запроса не более 30 минут. Время на рассмотрение заявления не более 30 календарных дней. Общее время на получение услуги указывается в условиях договора. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) документ, удостоверяющий личность;

б) заявление на получение услуги;

в) квитанция об оплате услуги.

(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется приказом уполномоченного органа по согласованию с уполномоченным органом в сфере антимонопольного регулирования. (4) Результат услуги: Подготовка и выдача номенклатуры дела (отраслевой, индивидуальной) в установленном порядке.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Конституция Кыргызской Республики;

- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";

- Закон Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Постановление Правительства Кыргызской Республики "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 3 марта 2020 года № 120;

- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года № 17;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года.

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1

Прием и регистрация заявления о предоставлении услуги при личном обращении и поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg

Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах:

- письменного обращения;

- электронного обращения поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg;

- заявление юридического лица.

Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом государственной услуги. Важным действием данной процедуры является изучение исполнителями услуги нормативно-правовой документации о деятельности заказчика услуги, его организационной структуры, повидового состава документов потребителя услуги и др.

2

Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел

В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг

3

Рассмотрение проекта отраслевого перечня документов, проекта индивидуальной номенклатуры дел для учреждения (организации) экспертными комиссиями

Решение о выдаче результата услуги выносится после проведения экспертных заключений комиссий (Центральная экспертная комиссия далее - (ЦЭК), Экспертная комиссия потребителя услуги далее - (ЭК), Центральная экспертно-проверочная комиссия далее - (ЦЭПК), Экспертно-проверочная, методическая комиссия далее - (ЭПМК) государственных архивов) и вынесения решений об одобрении (согласовании) проектов нормативных документов (отраслевого перечня, номенклатуры дел)

4

Выдача результата услуги

Конечный результат услуги выдается после утверждения нормативных документов руководителями учреждений, организаций-заказчиков

3. Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги

Фронт-офис

1

2 2

3

44

Бэк-офис

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием и регистрация заявления о предоставлении услуги юридическим лицам

Действие 1.1. Прием и регистрация заявления о предоставлении услуги при личном обращении и поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg

начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.

устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди; письменное - в день поступления по почте

а) заявление (письменное), принятое к рассмотрению;

б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса;

в) электронного заявления поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"

Действие 1.2. Регистрация обращения

сотрудник, ответственный за регистрацию документов

- не более 2 мин. в день поступления обращения.

запись обращения в журнале учета входящих документов

- Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя

сотрудник, ответственный за регистрацию документов

рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения

резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядке и сроках исполнения обращения

- Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.4. Изучение деятельности, организационной структуры, повидового состава документов потребителя услуги

сотрудник, ответственный за выполнение административного действия

- не более 2 часов

обеспечение полноты и качества услуги

- Типовая инструкция по делопроизводству в КР;

- Основные правила работы госархивов

Результат процедуры 1: Решение руководства госархива об оказании услуги

Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2. Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел

Действие 2.1. Подготовка проект договора и подписание

должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия

не более 20 мин.

договор, подписанный обеими сторонами

- Прейскурант;

- Типовой договор

Действие 2.2. Предъявление счета на оплату работ и услуг

сотрудники, ответственные за выполнение административного действия

не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)

оплаченная счет-фактура

- Прейскурант;

- Типовой договор

Результат процедуры 2: Подписанный договор

Продолжительность процедуры 2: не более 30 мин.

Тип процедуры 2: Организационно-управленческий

Процедура 3. Рассмотрение проекта отраслевого (перечня) документов, проекта индивидуальной номенклатуры

Действие 3.1. Подготовка проекта отраслевого перечня документов, индивидуальной номенклатуры дел

сотрудники, ответственные за выполнение административного действия

продолжительность действия зависит от объема работы с учетом:

- 25 статей (для перечня);

- 60 статей (для номенклатур дел)

проект документа, подготовленный в установленном порядке

- Типовые нормы выработки и времени

Действие 3.2. Одобрение (согласование) проекта документа с экспертно-проверочными комиссиями

ЭК, ЦЭК, ЭПМК, ЦЭПК

продолжительность действия определяется регламентом работы комиссий

документ, прошедший экспертизу качества и полноты

- Типовая инструкция по делопроизводству в КР;

- Положения о ЦЭПК, ЭПМК, ЦЭК, ЭК

Результат процедуры 3: Одобренный (согласованный) нормативный документ (отраслевой перечень, номенклатура дел)

Продолжительность процедуры 3: зависит от объема работы

Тип процедуры 3: Организационно-управленческий, частично специфический

Процедура 4. Выдача результата услуги

Действие 4.1. Утверждение одобренного (согласованного) документа

ЭК, ЦЭК, ЭПМК, ЦЭПК

не более 5 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)

документ, прошедший процедуру утверждения

- Типовая инструкция по делопроизводству в КР;

- Основные правила работы государственных и ведомственных архивов и др.

Действие 4.2. Выдача результата услуги

сотрудники, ответственные за выполнение административного действия

не более 5 мин.

утвержденный документ

Результат процедуры 4: Выдача результата услуги (утвержденного отраслевого перечня, номенклатуры дел) потребителю услуги

Продолжительность процедуры 4: не более 10 мин.

Тип процедуры 2: Организационно-управленческий

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Процедура 2. Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел

Процедура 3. Рассмотрение проекта отраслевого (перечня) документов, проекта индивидуальной номенклатуры дел для учреждения (организации) экспертными комиссиями

Процедура 4. Выдача результата услуги.

5. Алгоритмы выполнения процедур

6. Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.