Мамлекеттик кызмат көрсөтүүнүн административдик регламенти «Документтерди мамлекеттик сактоого тапшыруу үчүн даярдоо» (КР Санариптик өнүктүрүү министрлигинин буйругу менен бекитилди)

Приложение 6

Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Подготовка документов к сдаче на государственное хранение" (глава 8, пункт 13 Единого реестра (перечня) государственных услуг)

1. Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Государственному архивному агентству при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям Положения о порядке разработки и оптимизации административных регламентов государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 16 января 2018 года № 26, и соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года № 52).

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на прием запроса (обращения) составляет - не более 30 минут; предельное время на получение предварительного результата услуги - составляет не более 14 дней; общее время осуществления услуги зависит от объема документов, подлежащих научно-технической обработке. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) документ, удостоверяющий личность;

б) заявление (запрос) юридического лица о получении услуги;

в) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя потребителя услуги (при необходимости);

г) счет-квитанция об оплате услуги.

Потребитель должен представить документы, подлежащие обработке, либо обеспечить доступ к ним в соответствии с условиями договора. (3) Стоимость услуги: Платная. Определяется приказом уполномоченного органа по согласованию с уполномоченным органом в сфере антимонопольного регулирования. (4) Результат услуги: выдача акта о выполненных работах; выдача описей дел, одобренных и утвержденных в установленном порядке.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Конституция Кыргызской Республики;

- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";

- Постановление Правительства Кыргызской Республики "О типовой инструкции по делопроизводству Кыргызской Республике" от 3 марта 2020 года № 120;

- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года № 17;

- "Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" от 31 декабря 2010 года № 346;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года.

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1

Прием и регистрация запроса (обращения) о предоставлении государственной услуги

Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах:

- письменного обращения;

- электронного обращения на официальный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg;

- устного обращения.

Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги

2

Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов

Данная процедура направлена на предварительное определение объема и полноты дел, подлежащих научно-технической обработке (НТО) документов, их хронологических рамок. Весь комплекс документов, подлежащих НТО изучается на месте (в текущем архиве заказчика), поэтому документы в основном обрабатываются с выездом в учреждения. В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается целый ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг. От тщательности отработки вопросов по заключению договора зависят качество и сроки выполнения последующих процедур

3

Научно-техническая обработка (НТО) документов

НТО документов состоит из двух взаимосвязанных работ, экспертизы ценности и упорядочения архивных документов. Экспертиза ценности документов - изучение документов и дел на основании критериев их ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики (НАФ КР). Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными республиканским органом управления архивным делом (статья 1-1 Закона о НАФ КР). Главной целью данной процедуры является подготовка документов НАФ КР на государственное хранение, поэтому НТО документов в первоочередном порядке осуществляется в учреждениях и организациях-источниках комплектования государственных архивов, имеющих согласно архивному законодательству (статьи 17, 18 Закона о НАФ КР), обязанности постоянной передачи на государственное хранение документов, имеющих историческую ценность. В то же время на обработку принимаются также документы юридических лиц негосударственных форм собственности. Примечание: При безвозмездной передаче личных (частных) архивных документов на государственное хранение, документы физических лиц обрабатываются в порядке исключения бесплатно. В ходе НТО документов по обращению учреждения-заказчика могут выполняться дополнительные сопутствующие виды работ и услуг, которые обговариваются в ходе заключения договора

4

Выдача результата услуги

Выдача результата услуги - конечная процедура, в ходе которой заказчику услуги сдается весь комплекс проделанной работы согласно принятых обязательств по договору, заключенному с заказчиком. НТО документов завершается выдачей акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке

3. Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги "Подготовка документов к сдаче на государственное хранение"

Фронт-офис

1

22

3

44

Бэк-офис

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Действие 1.1. Прием и регистрация запроса (обращения) о предоставлении государственной услуги

начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.

Прием запроса (обращения) - не более 10 минут с ожиданием в очереди

а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению;

б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса

- Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- Типовая инструкция

Действие 1.2. Регистрация обращения

сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений)

- не более 2 мин. в день поступления обращения

запись обращения в журналах учета входящих документов

- Типовая инструкция

Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя

сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений)

рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения

резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения

- Закон КР "О Национальном архивном фонде КР";

- ППКР "О типовой инструкции по делопроизводству КР" от 3 марта 2020 года №120;

- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года № 17;

- "Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" от 31 декабря 2010 года № 346

Действие 1.4. Определение объема и условий работы с выездом к получателю услуги

должностное лицо госархива, начальник отдела, специалист, ответственный за выполнение административного действия

не более 2 час. (без учета дальности месторасположения заказчика услуги)

а) при положительном результате обследования архива заказчика - решение о заключении договора на НТО документов;

б) при отрицательном результате - решение об отказе (приостановлении) в НТО документов с уведомлением заказчика в случаях:

- необеспечения заказчиком услуги соответствующим помещением для работы с документами;

- обнаружения неполноты дел, подлежащих обработке;

- наличия минимального объема дел, подлежащих НТО;

- отсутствия финансовых возможностей на оплату (предоплату) услуги) и др.

Действие 1.5. Принятие решения вопроса по обработке документов

должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия

не более 1 часа

а) расчет предварительной сметы расходов на НТО, составление текста договора;

б) уведомление заявителя об отказе в предоставлении услуги

Закон; Прейскурант; Типовой договор

Результат процедуры 1: Принятие решения о заключении договора на НТО документов. Отказ в предоставлении услуги

Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов

Действие 2.1. Подписание договора

должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия

не более 10 мин.

договор, подписанный обеими сторонами

- Прейскурант;

- Типовой договор

Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг

сотрудники, ответственные за выполнение административного действия

не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)

оплаченная счет-фактура

- Прейскурант;

- Типовой договор

Результат процедуры 2: Подписанный договор

Продолжительность процедуры 2: не более 1 часа

Тип процедуры 2: Организационно-управленческий

Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов

Действие 3.1. Экспертиза ценности документов

сотрудники (эксперты), специализированные на НТО документов и подготовку описей дел

зависит от объема дел (дневная норма - от 8 до 35 дел в день в зависимости от вида и состояния документов)

документы, прошедшие экспертизу и отобранные для обработки по срокам хранения:

- постоянного;

- долговременного (75 л.);

- временного хранения (свыше 10 л.);

- временного хранения (до 10 л.)

- Типовая инструкция;

- Типовой перечень;

- Основные правила;

- Методические рекомендации;

- отраслевые перечни;

- номенклатуры дел и др.

Действие 3.2. Обработка документов - постоянного;

- долговременного (75 л.);

- временного (свыше 10 л.) хранения.

Подготовка описей дел

Сотрудники, специализированные на НТО документов

зависит от объема дел (комплексная дневная норма от 4 до 40 дел)

Дела, сформированные и подшитые в оформленную обложку по видам и срокам хранения. Подготовленные описи дел

- Типовая инструкция;

- Типовой перечень;

- отраслевые перечни;

- Основные правила работы госархивов и архивов организаций;

- Методические рекомендации;

- номенклатура дел

Действие 3.3. Контроль качества обработанных дел. Согласование и утверждение описей дел

эксперты (члены ЭК и ЭПМК, кураторы учреждений)

- до 2 час. (от 10% до 20% дел);

- до 10 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика)

Обеспечение качества документов. Описи дел, согласованные и утвержденные в установленном порядке

- Типовая инструкция;

- Положения об ЭМПК, ЭК;

- Основные правила работы

Действие 3.4. Шифровка и картонирование дел

зависит от объема дел (дневная норма - 400 дел)

Дела, зашифрованные и закартонированные согласно утвержденным описям дел

- Типовые нормы

Результат процедуры 3: Завершение НТО документов заказчика. Утверждение описей дел

Продолжительность процедуры 3: Процедурные действия - до 2 часов. Производственные действия зависят от объема дел, подлежащих НТО документов (оговаривается в условиях договора)

Тип процедуры 3: Специальный

Процедура 4. Выдача результата услуги

Действие 4.1. Подписание акта о сдаче-приемке оказанных работ и услуг заказчиком

ответственные лица архивных учреждений, исполнители госуслуги

до 30 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика)

акт (подписанный) о приемке оказанных работ и услуг после сверки объема выполненных работ

Типовой договор

Действие 4.2. Окончательный расчет

должностные (ответственные) лица архивных учреждений, специализированные на НТО документов

до 10 календарных дней после предъявления акта о выполненных работах и счета-фактуры на оплату

счет на оплату (оплаченный)

Типовой договор

Результат процедуры 4: выдача акта о выполненных работах; выдача описей дел, одобренных и утвержденных в установленном порядке

Продолжительность процедуры 4: Предельное время на прием запроса (обращения) составляет - не более 30 минут; предельное время на получение предварительного результата услуги - составляет не более 14 дней; общее время осуществления услуги зависит от объема документов, подлежащих научно-технической обработке

Тип процедуры 4: Административный

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием обращения о предоставлении услуги

Процедура 2.

Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов.

Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов.

Процедура 4. Выдача результата услуги.

5. Алгоритмы выполнения процедур

6. Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

2. Ирисова Асель Пайзылдаевна - заместитель директора Центра документации Кыргызской Республики.