АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов, являющихся частью архивного фонда» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д)

Приложение 8

УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов, являющихся частью архивного фонда»

1.Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям:

- постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303».

3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на прием заявки (заявления) - не более 30 минут; на получение предварительного результата услуги – не более 14 дней; общее время оказания услуги зависит от объема передаваемых на хранение документов. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) документ, удостоверяющий личность;

б) обращение (письменное) юридического лица;

в) обращение (заявление) физического лица о дополнительной передаче документов;

г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя потребителя услуги (при необходимости);

д) описи дел, утвержденные экспертно-проверочными комиссиями (ЭПМК) государственных архивов.

(3) Услуга бесплатная. (4) Результат услуги: Прием документов на государственное хранение. Выдача акта о приеме-передаче, оформленного в установленном порядке. Выдача заключения о местонахождении принятых документов (при необходимости). Постановка принятых документов на государственный учет.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

Закон Кыргызской Республики «О регистрации юридических лиц и филиалов (представительств);

- постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении примерных положений об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц, о Центральной экспертной комиссии и об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц» от 18 марта 2014 года № 160;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года;

- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно- методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 г.;

- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1;

- Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение о госархиве, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.)

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1

Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги.

Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах:

- письменного обращения;

- электронного обращения;

- устного обращения.

Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги.

2

Прием документов. Выдача результата услуги.

Прием документов состоит из двух рабочих процессов:

- приема документов;

- выдачи документа, подтверждающего факт приема-передачи документов.

Прием дел осуществляется поединично с сопоставлением описания дела на обложке с описью, выверкой учетных документов, оформлением приема в учетных документах. Оформление приема документов осуществляется путем выдачи акта-приема документов и заключения (при необходимости) установленного образца. Примечание: Прием документов не осуществляется при большой неполноте документов до их восполнения.

3.БЛОК-СХЕМА ВЗАИМОСВЯЗИ ПРОЦЕДУРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

«ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ ЧАСТЬЮ АРХИВНОГО ФОНДА»

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги.

начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.

устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте.

а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению.

б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу

вопроса.

- Закон КР «О порядке

рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.2. Регистрация обращения.

сотрудник, ответственный за регистрацию документов.

не более 2 мин. в день поступления обращения.

запись обращения в журнале учета входящих документов.

-Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя.

сотрудник, ответственный за регистрацию документов.

рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения.

резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения.

-Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.4. Изучение состояния дел, подлежащих приему. Проверка описей дел, НСА к ним

сотрудник, ответственный за выполнение административного действия.

не более 2 часов

обеспечение полноты и качества документов, принимаемых на госхранение.

Основные правила работы госархивов

Результат процедуры 1: Разрешение руководства на прием документов.

Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2. Прием документов. Выдача результата услуги.

Действие 2.1. Включение потребителя государственной услуги в план-график госархива по приему документов.

-сотрудник, ответственный за работу с учреждениями; -сотрудник, ответственный за прием документов.

- не более 5 мин. после получения поручения руководителя.

-установление срока приема документов;

- обеспечение планирования работы сотрудников, ответственных за данное административное действие

Основные

правила работы госархивов

Действие 2.2. Поединичный прием-передача документов.

сотрудник, ответственный за прием документов, куратор учреждения-источника комплектования, представитель сдатчика документов

не более 5 мин. на прием каждого дела согласно нормативу (с просмотром физического состояния дел, их полноты по листажу, заверительным листам)

а) прием документов

б) отказ в приеме с уведомлением причин

Основные

правила работы госархивов; Типовые нормы времени и выработки (п.1.1.,1.2.)

Действие 2.3. Подписание и выдача акта о приеме-сдаче дел

должностные лица обеих сторон, должностное лицо и представитель сдатчика документов

- не более 10 мин.

(без учета расхода времени до месторасположения сдатчика документов)

- выдача

акта о приеме-сдаче дел установленного образца; -выдача заключения о местонахождении документов в случае ликвидации учреждения

Основные

правила работы госархивов

Результат процедуры 2: Прием документов. Выдача результата услуги (выдача акта о приеме-сдаче дел установленного образца).

Продолжительность процедуры 2: не более 10 минут

Тип процедуры 2: Специальный. Организационно-управленческий (частично).

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Процедура 2. Прием документов. Выдача результата услуги.

6. Контроль исполнения требований административного регламента

Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

8. Заключительные положения

Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Бектурова Асия Тобокеловна - главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

2. Байбулатова Джамиля Дженишбековна - начальник отдела работы с учреждениями социального сектора Центрального государственного архива Кыргызской Республики.