# АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Полное наименование: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Вид акта: Регламент - Номер: 1-д - Дата принятия: 21.01.2020 - Статус: Действует - Редакция от: 21.01.2020 - Язык текста: русский - Страница на aqlex: - Официальный источник: - Текст на другом языке (Markdown): > Текст приведён по редакции от 21.01.2020 по данным официального источника. Это не юридическая консультация: для юридически значимых действий сверяйтесь с официальной публикацией. > > Как ссылаться: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) (ред. от 21.01.2020) - https://aqlex.ai/doc/200563 --- Приложение 7 УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя» ## Глава 8 , пункт 14 Единого реестра государственных услуг 1.Общие положения 1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики: - центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР); - областными государственными архивами; - Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации; - районными государственными архивами; - городскими государственными архивами. 2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям: - постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303». 3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги: (1) Предельное время на прием обращения составляет - не более 30 минут; на получение результата услуги - не более 14 дней; общее время на получение услуги оговариваются в условиях договора. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги: а) документ, удостоверяющий личность (паспорт); б) обращение (письменное) юридического лица; в) обращение (заявление) физического лица; г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя потребителя услуги (при необходимости); д) квитанция об оплате услуги. (3) Услуга платная. Определяется Прейскурантом цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (часть 1., раздел 6., пункты 6.1- 6.3.) (4) Результат услуги: Прием документов на государственное хранение. Выдача акта о приеме-передаче документов, оформленного в установленном порядке. Выдача заключения о местонахождении принятых документов. Постановка принятых документов на государственный учет. 4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги: - Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»; - Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»; - Закон Кыргызской Республики «О регистрации юридических лиц и филиалов (представительств); - Закон Кыргызской Республики «О банкротстве (несостоятельности)»; - постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303»; - постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72; - постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении примерных положений об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц, о Центральной экспертной комиссии и об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц» от 18 марта 2014 года № 160; - Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года; - Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно- методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 г.; - Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1; - Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики, утвержденный ГРС при ПКР от 4 апреля 2016 года; - Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение об архивном учреждении, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.) 2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги № Название процедуры Примечание 1 Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги. Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах: - письменного обращения; - электронного обращения; - устного обращения. Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги. 2 Заключение договора с потребителем услуги о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное). В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг. 3 Прием документов. Выдача результата услуги. Прием дел осуществляется поединично с сопоставлением описания дела на обложке с описью, выверкой учетных документов, оформлением приема в учетных документах. Оформление приема документов осуществляется путем выдачи акта-приема документов и заключения (при необходимости) установленного образца. Не принимаются на госхранение: - малоценные документы; - не обработанные документы; - неполные комплексы документов. 3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги «Хранение документов по инициативе заявителя» 4. Описание процедур и их характеристики Название процедуры и действий Исполнитель, должностное лицо Продолжительность действий Результат действия Документ, регулирующий действие 1 2 3 4 5 Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги. начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др. устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте. а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению. б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса. - Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству в КР Действие 1.2. Регистрация обращения. сотрудник, ответственный за регистрацию документов. - не более 2 мин. в день поступления обращения. запись обращения в журнале учета входящих документов. -Типовая инструкция по делопроизводству в КР Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя. сотрудник, ответственный за регистрацию документов. рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения. резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения. -Типовая инструкция по делопроизводству в КР Действие 1.4. Изучение физического состояния дел, подлежащих приему. Проверка описей дел, НСА к ним сотрудник, ответственный за выполнение административного действия. - не более 2 час. обеспечение качества и полноты документов, принимаемых на госхранение. Основные правила работы госархивов Действие 1.5. Включение потребителя услуги в план-график госархива по приему документов. -сотрудник, ответственный за работу с учреждениями; -сотрудник, ответственный за прием документов. - не более 5 мин. после получения поручения руководителя. а) - установление срока приема документов; - определение ответственных за данное административное действие. б) отказ в приеме документов с оповещением в случаях: -неполноты документов; малоценности документов, предлагаемых постоянному (долговременному) хранению; - плохого физического состояния дел; - отсутствия в госархиве площадей для приема документов. Основные правила работы госархивов Результат процедуры 1.: Решение руководства о приеме документов. Включение потребителя услуги в план-график госархива по приему документов. Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов Тип процедуры 1: Организационно-управленческий Процедура 2. Заключение договора с потребителем услуги о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное). Действие 2.1. Подписание договора. должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия. не более 10 мин. договор, подписанный обеими сторонами - Прейскурант; - Типовой договор Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг сотрудники, ответственные за выполнение административного действия. не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося в дальнем расстоянии) оплаченная счет-фактура -Прейскурант; -Типовой договор Результат процедуры 2: Подписанный договор. Продолжительность процедуры 2: не более 1 часа Тип процедуры 2: Организационно-управленческий Процедура 3. Прием документов. Выдача результата услуги. Действие 3.1. Поединичный прием-передача дел (документов) по описям дел. сотрудник, ответственный за прием документов, представитель сдатчика документов не более 5 мин. на прием каждого дела согласно нормативу ( с просмотром физического состояния дел, их полноты по листажу, заверительным листам) Обеспечение полноты принимаемых документов. Основные правила работы госархивов; Типовые нормы времени и выработки (п.1.1.,1.2.) Действие 3.2. Подписание и выдача акта о приеме-сдаче дел должностные лица обеих сторон, должностное лицо и представитель сдатчика документов - не более 10 мин. (без учета расхода времени до месторасположения сдатчика документов) - выдача акта о приеме-сдаче дел установленного образца; -выдача заключения о местонахождении документов в случае ликвидации учреждения Основные правила работы госархивов Действие 3.3. Укладка дел в коробки (тубусы), представленные потребителем услуги. Шифровка коробок. Размещение дел в архивохранилище. сотрудник, ответственный за прием документов, куратор учреждения-источника комплектования, представитель сдатчика документов - не более 4 мин. на укладку и шифровку каждого дела согласно нормативу Основные правила работы госархивов; Типовые Нормы времени и выработки (п.1.19., 3.16.,) Результат процедуры 3: Прием документов. Выдача акта о приеме-передаче дел, заключения о приеме документов от ликвидированных организаций в установленном порядке. Постановка принятых дел (документов) на государственный учет. Продолжительность процедуры 2: не более 10 мин. Тип процедуры 3: Специальный. Организационно-управленческий (частично). 5. Алгоритмы выполнения процедур Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги Процедура 2. Заключение договора о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное). Процедура 3. Прием документов. Выдача результата услуги 6. Контроль исполнения требований административного регламента Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль. 1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения. 2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений. 3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги. 4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики. 7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента. 2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу. В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент. 3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. 7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики. 8. Заключительные положения Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости. 9. Разработчики административного регламента 1. Бектурова Асия Тобокеловна - главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 2. Романова Елена Анатольевна - ведущий археограф отдела использования и публикации Центрального государственного архива Кыргызской Республики.