АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д)

Приложение 7

УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Хранение документов по инициативе заявителя»

Единого реестра государственных услуг

1.Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям:

- постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303».

3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на прием обращения составляет - не более 30 минут; на получение результата услуги - не более 14 дней; общее время на получение услуги оговариваются в условиях договора. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) документ, удостоверяющий личность (паспорт);

б) обращение (письменное) юридического лица;

в) обращение (заявление) физического лица;

г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя потребителя услуги (при необходимости);

д) квитанция об оплате услуги.

(3) Услуга платная. Определяется Прейскурантом цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (часть 1., раздел 6., пункты 6.1- 6.3.) (4) Результат услуги: Прием документов на государственное хранение. Выдача акта о приеме-передаче документов, оформленного в установленном порядке. Выдача заключения о местонахождении принятых документов. Постановка принятых документов на государственный учет.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- Закон Кыргызской Республики «О регистрации юридических лиц и филиалов (представительств);

- Закон Кыргызской Республики «О банкротстве (несостоятельности)»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении примерных положений об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц, о Центральной экспертной комиссии и об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц» от 18 марта 2014 года № 160;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года;

- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно- методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 г.;

- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1;

- Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики, утвержденный ГРС при ПКР от 4 апреля 2016 года;

- Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение об архивном учреждении, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.)

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1

Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги.

Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах:

- письменного обращения;

- электронного обращения;

- устного обращения.

Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги.

2

Заключение договора с потребителем услуги о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное).

В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг.

3

Прием документов. Выдача результата услуги.

Прием дел осуществляется поединично с сопоставлением описания дела на обложке с описью, выверкой учетных документов, оформлением приема в учетных документах. Оформление приема документов осуществляется путем выдачи акта-приема документов и заключения (при необходимости) установленного образца. Не принимаются на госхранение:

- малоценные документы;

- не обработанные документы;

- неполные комплексы документов.

3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги

«Хранение документов по инициативе заявителя»

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги.

начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.

устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте.

а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению.

б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу

вопроса.

- Закон КР «О порядке

рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.2. Регистрация обращения.

сотрудник, ответственный за регистрацию документов.

- не более 2 мин. в день поступления обращения.

запись обращения в журнале учета входящих документов.

-Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя.

сотрудник, ответственный за регистрацию документов.

рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения.

резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения.

-Типовая инструкция по делопроизводству в КР

Действие 1.4. Изучение физического состояния дел, подлежащих приему. Проверка описей дел, НСА к ним

сотрудник, ответственный за выполнение административного действия.

- не более 2 час.

обеспечение качества и полноты документов, принимаемых на госхранение.

Основные правила работы госархивов

Действие 1.5. Включение потребителя услуги в план-график госархива по приему документов.

-сотрудник, ответственный за работу с учреждениями; -сотрудник, ответственный за прием документов.

- не более 5 мин. после получения поручения руководителя.

а) - установление

срока приема документов;

- определение ответственных

за данное административное действие.

б) отказ в приеме документов с оповещением

в случаях: -неполноты документов; малоценности документов, предлагаемых постоянному (долговременному) хранению;

- плохого физического состояния дел;

- отсутствия в госархиве площадей для приема документов.

Основные правила работы госархивов

Результат процедуры 1.: Решение руководства о приеме документов. Включение потребителя услуги в план-график госархива по приему документов.

Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2. Заключение договора с потребителем услуги о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное).

Действие 2.1. Подписание договора.

должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия.

не более 10 мин.

договор, подписанный обеими сторонами

- Прейскурант;

- Типовой договор

Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг

сотрудники, ответственные за выполнение административного действия.

не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося в дальнем расстоянии)

оплаченная счет-фактура

-Прейскурант; -Типовой договор

Результат процедуры 2: Подписанный договор.

Продолжительность процедуры 2: не более 1 часа

Тип процедуры 2: Организационно-управленческий

Процедура 3. Прием документов. Выдача результата услуги.

Действие 3.1. Поединичный прием-передача дел (документов) по описям дел.

сотрудник, ответственный за прием документов, представитель сдатчика документов

не более 5 мин. на прием каждого дела согласно нормативу ( с просмотром физического состояния дел, их полноты по листажу, заверительным листам)

Обеспечение полноты принимаемых документов.

Основные правила работы госархивов; Типовые нормы времени и выработки (п.1.1.,1.2.)

Действие 3.2. Подписание и выдача акта о приеме-сдаче дел

должностные лица обеих сторон, должностное лицо и представитель сдатчика документов

- не более 10 мин.

(без учета расхода времени до месторасположения сдатчика документов)

- выдача

акта о приеме-сдаче дел установленного образца; -выдача заключения о местонахождении документов в случае ликвидации учреждения

Основные правила работы госархивов

Действие 3.3. Укладка дел в коробки (тубусы), представленные потребителем услуги. Шифровка коробок. Размещение дел в архивохранилище.

сотрудник, ответственный за прием документов, куратор учреждения-источника комплектования, представитель сдатчика документов

- не более 4 мин.

на укладку и шифровку каждого дела согласно нормативу

Основные правила работы госархивов; Типовые Нормы времени и выработки (п.1.19., 3.16.,)

Результат процедуры 3: Прием документов. Выдача акта о приеме-передаче дел, заключения о приеме документов от ликвидированных организаций в установленном порядке. Постановка принятых дел (документов) на государственный учет.

Продолжительность процедуры 2: не более 10 мин.

Тип процедуры 3: Специальный. Организационно-управленческий (частично).

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Процедура 2. Заключение договора о приеме-передаче документов на хранение (государственное, депозитарное).

Процедура 3. Прием документов. Выдача результата услуги

6. Контроль исполнения требований

административного регламента

Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7.Ответственность должностных лиц

за нарушение требований административного регламента Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

8. Заключительные положения

Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Бектурова Асия Тобокеловна - главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

2. Романова Елена Анатольевна - ведущий археограф отдела использования и публикации Центрального государственного архива Кыргызской Республики.