# АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Полное наименование: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Вид акта: Регламент - Номер: 1-д - Дата принятия: 21.01.2020 - Статус: Действует - Редакция от: 21.01.2020 - Язык текста: русский - Страница на aqlex: - Официальный источник: - Текст на другом языке (Markdown): > Текст приведён по редакции от 21.01.2020 по данным официального источника. Это не юридическая консультация: для юридически значимых действий сверяйтесь с официальной публикацией. > > Как ссылаться: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) (ред. от 21.01.2020) - https://aqlex.ai/doc/200562 --- Приложение 6 УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» ## Глава 8 , пункт 14 Единого реестра государственных услуг 1.Общие положения 1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики: - центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР); - областными государственными архивами; - Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации; - районными государственными архивами; - городскими государственными архивами. 2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям: - постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303». 3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги: (1) Предельное время на ожидание в очереди и прием запроса составляет - не более 30 минут; на получение результата услуги - не более 14 дней; общее время осуществления услуги оговариваются в условиях договора. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги: а) заявление на бланке установленной формы; б) документ, удостоверяющий личность (паспорт); в) счет-квитанция об оплате услуги; г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя юридического (физического) лица при необходимости. Потребитель должен представить документы, подлежащие обработке, либо обеспечить доступ к ним в соответствии с условиями договора. (3) Себестоимость услуги: платно, определяется согласно Прейскуранту цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (1-часть. Работа с документами на бумажной основе. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение – научно-техническая обработка документов) в зависимости от объема документов, подлежащих НТО. (4) Результат услуги: выдача акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке. 4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги: - Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»; - Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»; - постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303; - постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72; - постановление Правительства Кыргызской Республики «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике» от 23 июля 2013 года № 517; - постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» от 31 декабря 2010 года № 346; - Отраслевые перечни (министерств, административных ведомств и государственных служб) управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; - Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года; - Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно-методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 года; - Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1; - Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики, утвержденный ГРС при ПКР от 4 апреля 2016 года; - Типовой договор о научно-технической (архивной) обработке документов, утвержденный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Архивного агентства от 25 апреля 2013 года; - Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение о госархиве, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.) 2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги № Название процедуры Примечание 1 Прием и регистрация обращения о предоставлении государственной услуги. Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах: - письменного обращения; - электронного обращения; - устного обращения. Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги. 2 Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов. Данная процедура направлена на предварительное определение объема и полноты дел, подлежащих научно-технической обработке (НТО)документов, их хронологических рамок. Весь комплекс документов, подлежащих НТО изучается на месте (в текущем архиве заказчика), поэтому документы в основном обрабатываются с выездом в учреждения. В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается целый ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг. От тщательности отработки вопросов по заключению договора зависят качество и сроки выполнения последующих процедур. 3 Научно-техническая обработка (НТО) документов. НТО документов состоит из двух взаимосвязанных работ, экспертизы ценности и упорядочения архивных документов. Экспертиза ценности документов - изучение документов и дел на основании критериев их ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики (НАФ КР). Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными республиканским органом управления архивным делом (статья 1-1 Закона о НАФ КР). Главной целью данной процедуры является подготовка документов НАФ КР на государственное хранение, поэтому НТО документов в первоочередном порядке осуществляется в учреждениях и организациях-источниках комплектования госархивов, имеющих согласно архивному законодательству (статьи 17,18 Закона о НАФ КР), обязанности постоянной передачи на госхранение документов, имеющих историческую ценность. В то же время обработку принимаются также документы юридических лиц негосударственных форм собственности и личные (частные) архивные фонды физических лиц по их инициативе. Примечание: При безвозмездной передаче личных (частных) архивных документов на госхранение, документы физических лиц обрабатываются в порядке исключения бесплатно. В ходе НТО документов по обращению учреждения-заказчика могут выполняться дополнительные сопутствующие виды работ и услуг, которые обговариваются в ходе заключения договора. 4 Выдача результата услуги Выдача результата услуги - конечная процедура, в ходе которой заказчику услуги сдается весь комплекс проделанной работы согласно принятых обязательств по договору, заключенному с заказчиком. НТО документов завершается выдачей акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке. 3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» 4. Описание процедур и их характеристики Название процедуры и действий Исполнитель, должностное лицо Продолжительность действий Результат действия Документ, регулирующий действие 1 2 3 4 5 Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги. начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др. устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению. б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса. - Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция Действие 1.2. Регистрация обращения. сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений) - не более 2 мин. в день поступления обращения запись обращения в журналах учета входящих документов. -Типовая инструкция Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений) рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения. -Типовая инструкция Действие 1.4. Определение объема и условий работы с выездом к получателю услуги должностное лицо госархива, начальник отдела, специалист, ответственный за выполнение административ ного действия не более 2 час. (без учета дальности месторасположения заказчика услуги) а) при положительном результате обследования архива заказчика - решение о заключении договора на НТО документов. б) при отрицательном результате - решение об отказе (приостановлении) в НТО документов с уведомлением заказчика в случаях: -необеспечения заказчиком услуги соответствующим помещением для работы с документами; -обнаружения неполноты дел, подлежащих обработке; -наличия минимального объема дел, подлежащих НТО; -отсутствия финансовых возможностей на оплату (предоплату) услуги) и др. Действие 1.5. Принятие решения вопроса по обработке документов должностное лицо, ответственное за выполнение административ ного действия не более 1 часа а) расчет предварительной сметы расходов на НТО, составление текста договора б) уведомление заявителя об отказе в предоставлении услуги. - Закон; - Прейскурант; - Типовой договор Результат процедуры 1.: Принятие решения о заключении договора на НТО документов. Отказ в предоставлении услуги. Продолжительность процедуры 1.: не более 2 часов Тип процедуры 1: Организационно-управленческий Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов. Действие 2.1. Подписание договора. должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия не более 10 мин. договор, подписанный обеими сторонами - Прейскурант; - Типовой договор Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг сотрудники, ответственные за выполнение административ ного действия не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии) оплаченная счет-фактура -Прейскурант; -Типовой договор Результат процедуры 2: Подписанный договор Продолжительность процедуры 2.: не более 1 часа Тип процедуры 2: Организационно-управленческий Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов. Действие 3.1. Экспертиза ценности документов. сотрудники (эксперты), специализированные на НТО документов и подготовку описей дел зависит от объема дел (дневная норма- от 8 до 35 дел в день в зависимости от вида и состояния документов). документы, прошедшие экспертизу и отобранные для обработки по срокам хранения: -постоянного; -долговременного (75 л.); -временного хранения (свыше 10 л.); -временного хранения (до 10 л.). -Типовая инструкция; -Типовой перечень; -Основные правила; -Методические рекомендации; -отраслевые перечни; -номенклатуры дел и др. Действие 3.2. Обработка документов -постоянного; -долговремен- ного (75 л.); -временного (свыше 10 л.) хранения. Подготовка описей дел Сотрудники, специализированные на НТО документов зависит от объема дел (комплексная дневная норма от 4 до 40 дел Дела, сформированные и подшитые в оформленную обложку по видам и срокам хранения. Подготовленные описи дел. -Типовая инструкция; -Типовой перечень; -отраслевые перечени; -Основные правила работы госархивов и архивов организаций; -Методические рекомендации; -номенклатура дел. Действие 3.3. Контроль качества обработанных дел. Согласование и утверждение описей дел. эксперты (члены ЭК и ЭПМК, кураторы учреждений). - до 2 час. (от 10% до 20% дел). - до 10 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика) Обеспечение качества документов. Описи дел, согласованные и утвержденные в установленном порядке -Типовая инструкция; Положения об ЭМПК, ЭК; -Основные правила работы Действие 3.4. Шифровка и картонирование дел. зависит от объема дел (дневная норма- 400 дел) Дела, зашифрованные и закартонированные согласно утвержденным описям дел. -Типовые нормы Результат процедуры 3.: Завершение НТО документов заказчика. Утверждение описей дел. Продолжительность процедуры 3.: Процедурные действия – до 2 часов. Производственные действия зависят от объема дел, подлежащих НТО документов (оговаривается в условиях договора). Тип процедуры 3: Специальный. Процедура 4. Выдача результата услуги.. Действие 4.1. Подписание акта о сдаче - приемке оказанных работ и услуг заказчиком. ответственные лица архивных учреждений, исполнители госуслуги - до 30 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика) акт (подписанный) о приемке оказанных работ и услуг после сверки объема выполненных работ. Типовой договор Действие 4.2. Окончательный расчет. должностные (ответственные) лица архивных учреждений, специализированные на НТО документов до 10 календарных дней после предъявления акта о выполненных работах и счета-фактуры на оплату счет на оплату (оплаченный) Типовой договор Результат процедуры 4.: Выдача акта о выполненных работах. Выдача описей дел, утвержденных и одобренных в установленном порядке. Продолжительность процедуры 4.: До 10 календарных дней Тип процедуры 4: Административный 5. Алгоритмы выполнения процедур Процедура 1. Прием обращения о предоставлении услуги Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов. Процедура 4. Выдача результата услуги. 6. Контроль исполнения требований административного регламента Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль. 1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения. 2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений. 3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги. 4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики. 7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента. 2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу. В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент. 3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. 7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики. 8. Заключительные положения Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости. 9. Разработчики административного регламента 1. Бектурова Асия Тобокеловна – главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики 2. Ирисова Асель Пайзылдаевна – заместитель директора Центра документации Кыргызской Республики