АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д)

Приложение 6

УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка документов к сдаче на государственное хранение»

Единого реестра государственных услуг

1.Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям:

- постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303».

3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на ожидание в очереди и прием запроса составляет - не более 30 минут; на получение результата услуги - не более 14 дней; общее время осуществления услуги оговариваются в условиях договора. (2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) заявление на бланке установленной формы;

б) документ, удостоверяющий личность (паспорт);

в) счет-квитанция об оплате услуги;

г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя юридического (физического) лица при необходимости.

Потребитель должен представить документы, подлежащие обработке, либо обеспечить доступ к ним в соответствии с условиями договора. (3) Себестоимость услуги: платно, определяется согласно Прейскуранту цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (1-часть. Работа с документами на бумажной основе. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение – научно-техническая обработка документов) в зависимости от объема документов, подлежащих НТО. (4) Результат услуги: выдача акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике» от 23 июля 2013 года № 517;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» от 31 декабря 2010 года № 346;

- Отраслевые перечни (министерств, административных ведомств и государственных служб) управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года;

- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно-методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 года;

- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1;

- Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики, утвержденный ГРС при ПКР от 4 апреля 2016 года;

- Типовой договор о научно-технической (архивной) обработке документов, утвержденный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Архивного агентства от 25 апреля 2013 года;

- Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение о госархиве, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.)

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1

Прием и регистрация обращения о предоставлении государственной услуги.

Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах:

- письменного обращения;

- электронного обращения;

- устного обращения.

Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги.

2

Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов.

Данная процедура направлена на предварительное определение объема и полноты дел, подлежащих научно-технической обработке (НТО)документов, их хронологических рамок. Весь комплекс документов, подлежащих НТО изучается на месте (в текущем архиве заказчика), поэтому документы в основном обрабатываются с выездом в учреждения. В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается целый ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг. От тщательности отработки вопросов по заключению договора зависят качество и сроки выполнения последующих процедур.

3

Научно-техническая обработка (НТО) документов.

НТО документов состоит из двух взаимосвязанных работ, экспертизы ценности и упорядочения архивных документов. Экспертиза ценности документов - изучение документов и дел на основании критериев их ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики (НАФ КР). Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными республиканским органом управления архивным делом (статья 1-1 Закона о НАФ КР). Главной целью данной процедуры является подготовка документов НАФ КР на государственное хранение, поэтому НТО документов в первоочередном порядке осуществляется в учреждениях и организациях-источниках комплектования госархивов, имеющих согласно архивному законодательству (статьи 17,18 Закона о НАФ КР), обязанности постоянной передачи на госхранение документов, имеющих историческую ценность. В то же время обработку принимаются также документы юридических лиц негосударственных форм собственности и личные (частные) архивные фонды физических лиц по их инициативе. Примечание: При безвозмездной передаче личных (частных) архивных документов на госхранение, документы физических лиц обрабатываются в порядке исключения бесплатно. В ходе НТО документов по обращению учреждения-заказчика могут выполняться дополнительные сопутствующие виды работ и услуг, которые обговариваются в ходе заключения договора.

4

Выдача результата услуги

Выдача результата услуги - конечная процедура, в ходе которой заказчику услуги сдается весь комплекс проделанной работы согласно принятых обязательств по договору, заключенному с заказчиком. НТО документов завершается выдачей акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке.

3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги

«Подготовка документов к сдаче на государственное хранение»

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документ, регулирующий действие

1

2

3

4

5

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги.

начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.

устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте

а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению.

б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу

вопроса.

- Закон КР «О порядке

рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция

Действие 1.2. Регистрация обращения.

сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений)

- не более 2 мин. в день поступления обращения

запись обращения в журналах учета входящих документов.

-Типовая инструкция

Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя

сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений)

рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения

резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения.

-Типовая инструкция

Действие 1.4. Определение объема и условий работы с выездом к получателю услуги

должностное лицо госархива, начальник отдела, специалист, ответственный за выполнение административ ного действия

не более 2 час. (без учета дальности месторасположения заказчика услуги)

а) при положительном результате обследования архива заказчика - решение о заключении договора на НТО документов.

б) при отрицательном результате

- решение об отказе (приостановлении) в НТО документов с уведомлением заказчика в случаях:

-необеспечения заказчиком услуги соответствующим помещением для работы с документами; -обнаружения неполноты дел, подлежащих обработке; -наличия минимального объема дел, подлежащих НТО; -отсутствия финансовых возможностей на оплату (предоплату) услуги) и др.

Действие 1.5. Принятие решения вопроса по обработке документов

должностное лицо, ответственное за выполнение административ ного действия

не более 1 часа

а) расчет предварительной сметы расходов на НТО, составление текста договора

б) уведомление заявителя об отказе в предоставлении услуги.

- Закон;

- Прейскурант;

- Типовой договор

Результат процедуры 1.: Принятие решения о заключении договора на НТО документов. Отказ в предоставлении услуги.

Продолжительность процедуры 1.: не более 2 часов

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов.

Действие 2.1. Подписание договора.

должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия

не более 10 мин.

договор, подписанный обеими сторонами

- Прейскурант;

- Типовой договор

Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг

сотрудники, ответственные за выполнение административ ного действия

не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)

оплаченная счет-фактура

-Прейскурант;

-Типовой договор

Результат процедуры 2: Подписанный договор

Продолжительность процедуры 2.: не более 1 часа

Тип процедуры 2: Организационно-управленческий

Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов.

Действие 3.1. Экспертиза ценности документов.

сотрудники (эксперты), специализированные на НТО документов и подготовку описей дел

зависит от объема дел (дневная норма- от 8 до 35 дел в день в зависимости от вида и состояния документов).

документы, прошедшие экспертизу и отобранные для обработки по срокам хранения: -постоянного; -долговременного (75 л.); -временного хранения (свыше 10 л.); -временного хранения (до 10 л.).

-Типовая инструкция; -Типовой перечень; -Основные правила; -Методические рекомендации; -отраслевые перечни; -номенклатуры дел и др.

Действие 3.2. Обработка документов -постоянного; -долговремен- ного (75 л.); -временного (свыше 10 л.) хранения. Подготовка описей дел

Сотрудники, специализированные на НТО документов

зависит от объема дел (комплексная дневная норма от 4 до 40 дел

Дела, сформированные и подшитые в оформленную обложку по видам и срокам хранения. Подготовленные описи дел.

-Типовая инструкция; -Типовой перечень; -отраслевые перечени; -Основные правила работы госархивов и архивов организаций; -Методические рекомендации; -номенклатура дел.

Действие 3.3. Контроль качества обработанных дел. Согласование и утверждение описей дел.

эксперты (члены ЭК и ЭПМК, кураторы учреждений).

- до 2 час.

(от 10% до 20% дел).

- до 10 мин.

(без учета времени проезда до месторасположения заказчика)

Обеспечение качества документов.

Описи дел, согласованные и утвержденные в установленном порядке

-Типовая инструкция; Положения об ЭМПК, ЭК; -Основные правила работы

Действие 3.4. Шифровка и картонирование дел.

зависит от объема дел (дневная норма- 400 дел)

Дела, зашифрованные и закартонированные согласно утвержденным описям дел.

-Типовые нормы

Результат процедуры 3.: Завершение НТО документов заказчика. Утверждение описей дел.

Продолжительность процедуры 3.: Процедурные действия – до 2 часов. Производственные действия зависят от объема дел, подлежащих НТО документов (оговаривается в условиях договора).

Тип процедуры 3: Специальный.

Процедура 4. Выдача результата услуги..

Действие 4.1. Подписание акта о сдаче - приемке оказанных работ и услуг заказчиком.

ответственные лица архивных учреждений, исполнители госуслуги

- до 30 мин.

(без учета времени проезда до месторасположения заказчика)

акт (подписанный) о приемке оказанных работ и услуг после сверки объема выполненных работ.

Типовой договор

Действие 4.2. Окончательный расчет.

должностные (ответственные) лица архивных учреждений, специализированные на НТО документов

до 10 календарных дней после предъявления акта о выполненных работах и счета-фактуры на оплату

счет на оплату (оплаченный)

Типовой договор

Результат процедуры 4.: Выдача акта о выполненных работах. Выдача описей дел, утвержденных и одобренных в установленном порядке.

Продолжительность процедуры 4.: До 10 календарных дней

Тип процедуры 4: Административный

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием обращения о предоставлении услуги

Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов

Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов.

Процедура 4. Выдача результата услуги.

6. Контроль исполнения требований административного регламента

Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения. При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

8. Заключительные положения

Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Бектурова Асия Тобокеловна – главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики

2. Ирисова Асель Пайзылдаевна – заместитель директора Центра документации Кыргызской Республики