# АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д) - Полное наименование: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д) - Вид акта: Регламент - Номер: 1-д - Дата принятия: 21.01.2020 - Статус: Действует - Редакция от: 21.01.2020 - Язык текста: русский - Страница на aqlex: - Официальный источник: - Текст на другом языке (Markdown): > Текст приведён по редакции от 21.01.2020 по данным официального источника. Это не юридическая консультация: для юридически значимых действий сверяйтесь с официальной публикацией. > > Как ссылаться: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д) (ред. от 21.01.2020) - https://aqlex.ai/doc/200561 --- Приложение 5 УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения» ## Глава 6 номер 43 Единого реестра государственных услуг 1. Общие положения 1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики: - центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР); - областными государственными архивами; - Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации; - городскими государственными архивами; - районными государственными архивами. 2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 3 марта 2016 года №109). 3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги: (1) Общее время предоставления услуги: на ожидание в очереди при личном посещении – не более 30 мин.; время на поиск и выдача документов составляет не более 3-х рабочих дней с уведомлением заявителя. Перечень документов, необходимых для предоставления услуги: (2) а) письменное заявление и письмо от юридических лиц (подтверждающий полномочия его представительство, доверенность); б) документ удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение); в) разрешение (расписка) фондообразователя (при его смерти разрешение его близких родственников); г) требование судебного органа и прокуратуры. д) квитанция об оплате государственной услуги. (3) Стоимость услуги: Платно. Определяется согласно прейскуранту в зависимости от предоставленных документов. (4) Результат услуги: Получение архивных документов, архивная выписка, архивная копия или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах. 4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги: - Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; - Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»; - Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»; - Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики», - ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (в редакции от 3 марта 2016 года № 109) (далее – Стандарт); - Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Госархивагентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила), - Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция). 2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги № Название процедур Примечание 1 Прием заявлений и писем Информирование потребителей о порядке и способах предоставления государственной услуги 2 Принятие решения об отказе/ выдаче архивных документов во временное пользование Информирование потребителей о принятом решении 3 Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование вне территории или отказ Регистрация документов, уведомление потребителей об ответственности, о сохранности документов 4 Выдача архивных документов во временное пользование вне территории Регистрация в книге выдачи архивных документов 5 Прием архивных документов от получателя и возвращение их в архивохранилища Возврат архивных документов 3. Блок-схема взаимосвязи процедур 4. Описание процедур и их характеристики Название процедуры и действий Исполнитель, должностное лицо Продолжи-тельность действий Результат действия Документы, регулирующие действия 1. 2. 3. 4. 5. Процедура 1. Прием заявлений и писем Действие 1.1. Прием заявлений и писем (заказ по договору) Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений не более 10 минут при личном приеме. Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление. - Основные правила Действие 1.2. Определение заявлений, писем и информирование заявителя об исполнении или отказе Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений Не более 10- минут Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: -Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности, в случае отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Основные правила Действие 1.3. Рассмотрение заявлений и писем Руководитель архива Не более 10- минут визирование заявлений и писем руководителем Основные правила Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение Продолжительность процедуры 1: в течение 30 минут. Тип процедуры 1: административный Номер следующей процедуры 2 Процедура 2. Принятие решения об отказе/ выдаче архивных документов во временное пользование Действие 2.1. Выдача/ отказ в предоставлении архивных документов во временное пользование Руководитель архивного учреждения Не более 10 минут Разрешение или отказ выдачи архивных документов: - если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; - Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики», -Основные правила; -Стандарт; -Инструкция; Действие 2.2. Заключается договор между государственным архивом и потребителем (юридическим и физическими лицами) руководитель государственного архива и руководитель организации – Максимальная длительность -3 рабочих дня. Заключается договор -Основные правила Результат процедуры 2: Заключается договор между государственным архивом и организацией Продолжительность процедуры 2: в течение 3 рабочих дней Тип процедуры 1: административный Номер следующей процедуры 3 Процедура 3. Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование Действие 3.1. Оформление заказа (требования) на выдачу дел из архивохранилища Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и архивохранилища Не более 15 минут Производит выемку архивных документов, проводит сверку архивных шифров и заголовков дел с описью дел. Проводит полистную проверку архивных дел и регистрирует выдачу архивных документов в книге выдачи архивных документов из хранилища сотрудникам архива. -Основные правила Действие 3.2. Оформляется акт о выдачи документальных материалов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения (в двух экземплярах) Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель Не более 15 минут Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований). Требования заполняются в 2 экземплярах и выдаются пользователям под расписку за каждую единицу предоставленного материала. -Основные правила; -Инструкция Результат процедуры 3: оформление документов, составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование. Продолжительность процедуры 1: 30 минут Тип процедуры 1: административный Номер следующей процедуры 4 Процедура 4. Выдача архивных документов во временное пользование Действие 4.1. Регистрация в журнале учета выдачи дел во временное пользования вне территории архивных учреждений Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель Не более 10 минут Заполняется в журнал учета выдачи дел во временное пользования данные сотрудника или заявителя за полученные архивные документы -Основные правила; - Инструкция Действие 4.2. Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель Не более 20 минут Выдается архивный документ (дело) потребителю -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики», -Основные правила; Результат процедуры 4: Регистрация о выдаче архивных документов во временное пользование и выдача. Продолжительность процедуры 1: 30 минут Тип процедуры 1: административный Номер следующей процедуры 5 Процедура 5. Контроль выданных документов и возвращение документов в хранилища Действие 5.1. Соблюдение сроков возврата в книге выдачи архивных документов во временное пользование. Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов Не более 20 минут -Производится отметка в в журнале учета выдачи дел во временное пользования данные ответственного сотрудника за полученные архивные документы; -Прием архивных документов -Основные правила; Действие 5.2 Прием архивных документов и сдача в архивохранилище Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов Не более 20 минут Осуществляется сверка возвращаемых документов с описью дел, полистная проверка архивных документов; Отмечает в книге выдачи архивных документов о возвращении дел и сдает в архивохранилище -Основные правила; Результат процедуры 5: Возврат архивных документов в архивохранилище. Продолжительность процедуры 1: 40 минут Тип процедуры 1: административный Номер следующей процедуры 5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур 6. Контроль исполнения требований административного регламента 6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль. 1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива. 2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений. Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц. 3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги. 4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики. 7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства. Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента. 2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости). По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги. 3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов. 7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента 8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики. 9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги. 8. Заключительные положения 10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю. 11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости. 9. Разработчики Административного регламента 1.Чекирова Анара Медетбековна – Заведующая отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики 2. Абдыжапарова Айдай - Начальник отдела реставрации и переплёта документов ЦГА КР