АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения» (утвержден приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д)

Приложение 5

УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. №1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения»

Единого реестра государственных услуг

1. Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- городскими государственными архивами;

- районными государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 3 марта 2016 года №109).

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Общее время предоставления услуги: на ожидание в очереди при личном посещении – не более 30 мин.; время на поиск и выдача документов составляет не более 3-х рабочих дней с уведомлением заявителя. Перечень документов, необходимых для предоставления услуги: (2) а) письменное заявление и письмо от юридических лиц (подтверждающий полномочия его представительство, доверенность);

б) документ удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение);

в) разрешение (расписка) фондообразователя (при его смерти разрешение его близких родственников);

г) требование судебного органа и прокуратуры.

д) квитанция об оплате государственной услуги.

(3) Стоимость услуги: Платно. Определяется согласно прейскуранту в зависимости от предоставленных документов. (4) Результат услуги: Получение архивных документов, архивная выписка, архивная копия или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:

- Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»;

- Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»;

- Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики»,

- ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (в редакции от 3 марта 2016 года № 109) (далее – Стандарт);

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Госархивагентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила),

- Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция).

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедур

Примечание

1

Прием заявлений и писем

Информирование потребителей о порядке и способах предоставления государственной услуги

2

Принятие решения об отказе/ выдаче архивных документов во временное пользование

Информирование потребителей о принятом решении

3

Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование вне территории или отказ

Регистрация документов, уведомление потребителей об ответственности, о сохранности документов

4

Выдача архивных документов во временное пользование вне территории

Регистрация в книге выдачи архивных документов

5

Прием архивных документов от получателя и возвращение их в архивохранилища

Возврат архивных документов

3. Блок-схема взаимосвязи процедур

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий

Исполнитель, должностное лицо

Продолжи-тельность действий

Результат действия

Документы, регулирующие действия

1.

2.

3.

4.

5.

Процедура 1. Прием заявлений и писем

Действие 1.1. Прием заявлений и писем (заказ по договору)

Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений

не более 10 минут при личном приеме.

Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление.

- Основные правила

Действие 1.2. Определение заявлений, писем и информирование заявителя об исполнении или отказе

Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений

Не более 10- минут

Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: -Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности, в случае отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Основные правила

Действие 1.3. Рассмотрение заявлений и писем

Руководитель архива

Не более 10- минут

визирование заявлений и писем руководителем

Основные правила

Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение

Продолжительность процедуры 1: в течение 30 минут.

Тип процедуры 1: административный

Номер следующей процедуры 2

Процедура 2. Принятие решения об отказе/ выдаче архивных документов во временное пользование

Действие 2.1. Выдача/ отказ в предоставлении архивных документов во временное пользование

Руководитель архивного учреждения

Не более 10 минут

Разрешение или отказ выдачи архивных документов:

- если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ,

-Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики»,

-Основные правила; -Стандарт; -Инструкция;

Действие 2.2. Заключается договор между государственным архивом и потребителем (юридическим и физическими лицами)

руководитель государственного архива и руководитель организации –

Максимальная длительность -3 рабочих дня.

Заключается договор

-Основные правила

Результат процедуры 2: Заключается договор между государственным архивом и организацией

Продолжительность процедуры 2: в течение 3 рабочих дней

Тип процедуры 1: административный

Номер следующей процедуры 3

Процедура 3. Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование

Действие 3.1. Оформление заказа (требования) на выдачу дел из архивохранилища

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и архивохранилища

Не более 15 минут

Производит выемку архивных документов, проводит сверку архивных шифров и заголовков дел с описью дел. Проводит полистную проверку архивных дел и регистрирует выдачу архивных документов в книге выдачи архивных документов из хранилища сотрудникам архива.

-Основные правила

Действие 3.2. Оформляется акт о выдачи документальных материалов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения (в двух экземплярах)

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель

Не более 15 минут

Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований). Требования заполняются в 2 экземплярах и выдаются пользователям под расписку за каждую единицу предоставленного материала.

-Основные правила; -Инструкция

Результат процедуры 3: оформление документов, составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

Продолжительность процедуры 1: 30 минут

Тип процедуры 1: административный

Номер следующей процедуры 4

Процедура 4. Выдача архивных документов во временное пользование

Действие 4.1. Регистрация в журнале учета выдачи дел во временное пользования вне территории архивных учреждений

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель

Не более 10 минут

Заполняется в журнал учета выдачи дел во временное пользования данные сотрудника или заявителя за полученные архивные документы

-Основные правила;

- Инструкция

Действие 4.2. Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель

Не более 20 минут

Выдается архивный документ (дело) потребителю

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О защите государственных секретов Кыргызской Республики», -Основные правила;

Результат процедуры 4: Регистрация о выдаче архивных документов во временное пользование и выдача.

Продолжительность процедуры 1: 30 минут

Тип процедуры 1: административный

Номер следующей процедуры 5

Процедура 5. Контроль выданных документов и возвращение документов в хранилища

Действие 5.1. Соблюдение сроков возврата в книге выдачи архивных документов во временное пользование.

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов

Не более 20 минут

-Производится отметка в в журнале учета выдачи дел во временное пользования данные ответственного сотрудника за полученные архивные документы; -Прием архивных документов

-Основные правила;

Действие 5.2 Прием архивных документов и сдача в архивохранилище

Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов

Не более 20 минут

Осуществляется сверка возвращаемых документов с описью дел, полистная проверка архивных документов; Отмечает в книге выдачи архивных документов о возвращении дел и сдает в архивохранилище

-Основные правила;

Результат процедуры 5: Возврат архивных документов в архивохранилище.

Продолжительность процедуры 1: 40 минут

Тип процедуры 1: административный

Номер следующей процедуры

5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур

6. Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц.

3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства. Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости).

По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю.

11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики Административного регламента

1.Чекирова Анара Медетбековна – Заведующая отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики

2. Абдыжапарова Айдай - Начальник отдела реставрации и переплёта документов ЦГА КР