# АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда» (утвержден приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Полное наименование: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда» (утвержден приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) - Вид акта: Регламент - Номер: 1-д - Дата принятия: 21.01.2020 - Статус: Действует - Редакция от: 21.01.2020 - Язык текста: русский - Страница на aqlex: - Официальный источник: - Текст на другом языке (Markdown): > Текст приведён по редакции от 21.01.2020 по данным официального источника. Это не юридическая консультация: для юридически значимых действий сверяйтесь с официальной публикацией. > > Как ссылаться: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда» (утвержден приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д) (ред. от 21.01.2020) - https://aqlex.ai/doc/200559 --- Приложение 3 УТВЕРЖДЕН Приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда» ## Глава 6 номер 41 Единого реестра государственных услуг 1. Общие положения 1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики: - центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики); - областными государственными архивами; - Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации; - городскими государственными архивами; - районными государственными архивами. 2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303. 3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги: (1) Общее время предоставления услуги составляет от объема видов услуги: на ожидании в очереди при личном посещении – не более 1,5 часов, (время на исполнение запроса – от 1 дня до 30 дней) по указанию руководителя государственного архива с уведомлением заявителя. (2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги: а) документ, удостоверяющий личность; б) заявление (для физ. лиц), заявка (для юр. лиц) или письмо установленной формы; в) квитанция об оплате услуги (юридические лица, дополнительно представляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность). (3) Стоимость услуги: Платная. Определяется по прейскуранту в зависимости от вида справки (выписки, копии) и объема информации. (4) Результат услуги: Выдача копий архивных документов на бумажных и цифровых носителях или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах необходимой заявителю информации. Предоставление государственной услуги не может быть приостановлено. 4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги: - Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; - Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»; - Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»; - ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (в редакции от 3 марта 2016 года № 109) (далее – Стандарт); - ППКР «Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации» от 20 января 2000 года № 33» (далее – Соглашение); - Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Госархивагентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила); - Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция). 2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги № Название процедуры Примечание 1. Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления Регистрация осуществляется в АИС «Электронная регистрация». Заказ или анкета передается на исполнение 2. Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копирования архивных документов При наличии необходимой информации исполняется по документам, поступившим на хранение в государственный архив; Отказ составляется мотивированно; Первичная проверка и регистрация поданных заявителем документов для предоставления государственной услуги или отказ в приеме заявления. 3. Выдача копий архивных документов - Выдача копий архивных документов или отрицательного ответа лично заявителю -Получатель расписывается в заявлении с указанием даты получения 3. Блок-схема взаимосвязи процедур 4. Описание процедур и их характеристики Название процедуры Исполнитель, должностное лицо Продолжительность действий Результат действия Документы регулирующие действия 1 2 3 4 5 Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления Действие 1.1. Поступление запроса или анкеты-заявления Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений Не более 10- минут Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление. -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству; -Основные правила; -Стандарт Действие 1.2. Определение заказа и информирование заявителя об исполнении или отказе Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений Не более 5- минут Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: -Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция; -Основные правила; -Стандарт; -Инструкция Действие 1.3. Внесение заявки руководству на рассмотрение, визирование заказа или анкеты-заявления руководителем Руководитель архива Не более 10- минут Разрешение на изготовление копии архивного документа -Инструкция Действие 1.4. Передача (заказа) запроса или анкеты-заявления исполнителю Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление Не более 5- минут Запрос или заявление (заказ) передан на исполнение -Инструкция Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение Продолжительность процедуры: Общее время предоставления услуги составляет не более 30 минут Тип процедуры 1: Организационно-управленческий Процедура 2 : Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов Действие 2.1. Получение дел из архивохранилища по заказу сотрудника архива (требование) Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление Не более 15 минут Полученные дела для просмотра -Основные правила; -Инструкция; -Основные правила Действие 2.2.Просмотр дел (заявителем),выборка документов для копирования Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление В зависимости от объема работ Просмотренные дела заявителем научно-справочного аппарата архива (описей дел, баз данных, путеводителя архива и др.) -Основные правила; -Инструкция Действие 2.3. Копирование архивных документов Сотрудник, исполняющий запрос или заявление (ксерокопия) или сотрудник отдела Научно-справочного аппарата (сканирование) В зависимости от объема работ Копии документов (скопированный или отсканированный документ); -Основные правила; -Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ Действие 2.4. Возврат дел: полистная проверка (сотрудником, заведующий читального зала) Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление В зависимости от объема работ Целостность и сохранность документов -Основные правила; -Инструкция; Действие 2.5. Заверение (Основание) копированного документа и подпись исполнителя Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление В зависимости от объема работ Оформленный документ и прошивка копий архивных документов -Инструкция; -Основные правила Действие 2.6. Подпись руководителя, штамп и печать учреждения Руководитель архива Не более 10 минут Подписанные и заверенные гербовой печатью копии архивных документов -Инструкция; -Основные правила Действие 2.7. подсчет стоимости государственной услуги Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление Не более 10 минут Реквизиты архивного учреждения для оплаты в банке за предоставляемую услугу. -Прейскурант цен Тип процедуры 2: специальный Продолжительность процедуры: в зависимости от объема работ Результат процедуры: Копии документов (скопированный или отсканированный документ ); Процедура 3: Выдача копий архивного документа Действие 3.1. Прием заявителя и внесение записи (автоматизированная регистрация) в журнал регистрации выданных архивных справок, выписок и копий Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление Не более 10 минут -Проставленный регистрационный номер и дата бланка -Инструкция; -Основные правила; Действие 3.2. Выдача копий архивного документа Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление Не более 3 минуты Выдача копии или отсканированного архивного документа -Основные правила Тип процедуры 3: Административный Продолжительность процедуры: не более 10 минут Результат процедуры: Выдача копии или отсканированного архивного документа 5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления Процедура 2: Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов Процедура 3: Выдача копий архивного документа Контроль исполнения требований административного регламента 6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль. 1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива. 2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений. Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц. 3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги. 4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики. 7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства. Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента. 2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости). По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги. 3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов. 7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента 8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики. 9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги. 8. Заключительные положения 10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю. 11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости. 9. Разработчики Административного регламента 1. Чекирова Анара Медетбековна – заведующий отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 2. Ботобекова Айсара Маманасыровна – ведущий специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. 3. Жолдошбекова Бакыт Жолдошбековна – начальник отдела использования и публикации ЦГА Кыргызской Республики.