АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда» (утвержден приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д)

Приложение 3

УТВЕРЖДЕН Приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Предоставление копий документов из архивного фонда»

Единого реестра государственных услуг

1. Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- городскими государственными архивами;

- районными государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303.

3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Общее время предоставления услуги составляет от объема видов услуги: на ожидании в очереди при личном посещении – не более 1,5 часов, (время на исполнение запроса – от 1 дня до 30 дней) по указанию руководителя государственного архива с уведомлением заявителя. (2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:

а) документ, удостоверяющий личность;

б) заявление (для физ. лиц), заявка (для юр. лиц) или письмо установленной формы;

в) квитанция об оплате услуги (юридические лица, дополнительно представляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность).

(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется по прейскуранту в зависимости от вида справки (выписки, копии) и объема информации. (4) Результат услуги: Выдача копий архивных документов на бумажных и цифровых носителях или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах необходимой заявителю информации. Предоставление государственной услуги не может быть приостановлено.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:

- Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»;

- Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»;

- ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (в редакции от 3 марта 2016 года № 109) (далее – Стандарт);

- ППКР «Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации» от 20 января 2000 года № 33» (далее – Соглашение);

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Госархивагентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила);

- Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция).

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№

Название процедуры

Примечание

1.

Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления

Регистрация осуществляется в АИС «Электронная регистрация». Заказ или анкета передается на исполнение

2.

Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копирования архивных документов

При наличии необходимой информации исполняется по документам, поступившим на хранение в государственный архив; Отказ составляется мотивированно; Первичная проверка и регистрация поданных заявителем документов для предоставления государственной услуги или отказ в приеме заявления.

3.

Выдача копий архивных документов

- Выдача копий архивных документов или отрицательного ответа лично заявителю

-Получатель расписывается в заявлении с указанием даты получения

3. Блок-схема взаимосвязи процедур

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры

Исполнитель, должностное лицо

Продолжительность действий

Результат действия

Документы регулирующие действия

1

2

3

4

5

Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления

Действие 1.1. Поступление запроса или анкеты-заявления

Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений

Не более 10- минут

Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление.

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству; -Основные правила; -Стандарт

Действие 1.2. Определение заказа и информирование заявителя об исполнении или отказе

Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений

Не более 5- минут

Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: -Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа

-Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция; -Основные правила; -Стандарт; -Инструкция

Действие 1.3. Внесение заявки руководству на рассмотрение, визирование заказа или анкеты-заявления руководителем

Руководитель архива

Не более 10- минут

Разрешение на изготовление копии архивного документа

-Инструкция

Действие 1.4. Передача (заказа) запроса или анкеты-заявления исполнителю

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

Не более 5- минут

Запрос или заявление (заказ) передан на исполнение

-Инструкция

Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение

Продолжительность процедуры: Общее время предоставления услуги составляет не более 30 минут

Тип процедуры 1: Организационно-управленческий

Процедура 2 : Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов

Действие 2.1. Получение дел из архивохранилища по заказу сотрудника архива (требование)

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

Не более 15 минут

Полученные дела для просмотра

-Основные правила; -Инструкция; -Основные правила

Действие 2.2.Просмотр дел (заявителем),выборка документов для копирования

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

В зависимости от объема работ

Просмотренные дела заявителем научно-справочного аппарата архива (описей дел, баз данных, путеводителя архива и др.)

-Основные правила; -Инструкция

Действие 2.3. Копирование архивных документов

Сотрудник, исполняющий запрос или заявление (ксерокопия) или сотрудник отдела Научно-справочного аппарата (сканирование)

В зависимости от объема работ

Копии документов (скопированный или отсканированный документ);

-Основные правила; -Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ

Действие 2.4. Возврат дел: полистная проверка (сотрудником, заведующий читального зала)

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

В зависимости от объема работ

Целостность и сохранность документов

-Основные правила; -Инструкция;

Действие 2.5. Заверение (Основание) копированного документа и подпись исполнителя

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

В зависимости от объема работ

Оформленный документ и прошивка копий архивных документов

-Инструкция; -Основные правила

Действие 2.6. Подпись руководителя, штамп и печать учреждения

Руководитель архива

Не более 10 минут

Подписанные и заверенные гербовой печатью копии архивных документов

-Инструкция; -Основные правила

Действие 2.7. подсчет стоимости государственной услуги

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

Не более 10 минут

Реквизиты архивного учреждения для оплаты в банке за предоставляемую услугу.

-Прейскурант цен

Тип процедуры 2: специальный

Продолжительность процедуры: в зависимости от объема работ

Результат процедуры: Копии документов (скопированный или отсканированный документ );

Процедура 3: Выдача копий архивного документа

Действие 3.1. Прием заявителя и внесение записи (автоматизированная регистрация) в журнал регистрации выданных архивных справок, выписок и копий

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

Не более 10 минут

-Проставленный регистрационный номер и дата бланка

-Инструкция; -Основные правила;

Действие 3.2. Выдача копий архивного документа

Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление

Не более 3 минуты

Выдача копии или отсканированного архивного документа

-Основные правила

Тип процедуры 3: Административный

Продолжительность процедуры: не более 10 минут

Результат процедуры: Выдача копии или отсканированного архивного документа

5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур

Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления

Процедура 2: Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов

Процедура 3: Выдача копий архивного документа

Контроль исполнения требований административного регламента

6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц.

3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства. Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости).

По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов.

7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.

8. Заключительные положения

10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю.

11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики Административного регламента

1. Чекирова Анара Медетбековна – заведующий отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

2. Ботобекова Айсара Маманасыровна – ведущий специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

3. Жолдошбекова Бакыт Жолдошбековна – начальник отдела использования и публикации ЦГА Кыргызской Республики.